業務傾向調査、やってみませんか!

こんにちは。ユニリタBPM部 梁です。

 

このブログをご覧になられている方は、業務改善、業務プロセスという言葉にご興味を持たれている方が多いと想像しますが、業務プロセスといった話を考える上で共通して感じられている課題として、「業務プロセスや組織を設計する際に現在どのような業務をやっているか」、「どれくらいの業務量を消化しているか」、「どのような人材が必要なのか」、「どの業務をシステム化すれば効果があるか」、最近はやっているRPA導入でも、どの業務をロボット化すれば効率的かといった判断をするのに「材料が纏まっていない」、「いざやろうとすると大掛かりになりそうで簡単に手がだせない」という事があるのではないかと思います。

 

 

私は先日、働き方改革セミナーのイベントに参加させて頂いて、多くのお客様がシステムや、RPAを導入する前にこのような業務傾向を把握しておく必要性を認識されていることを実感しました。

 

しかし、現状業務をどう把握するか、把握したとしてもなんとなくわかるだけで、通常の業務で時間やコスト、スキルといった観点で傾向を調査し、活用するケースは中々難しいのが現実だと思います。
そして活用するにしても先ずは各部門がどのような業務をやっているかを棚卸しするところからかと思います。

 

ここではシステム導入、RPA導入など何らかの施策を検討する前段階で業務分析という側面から「業務傾向調査」について書きたいと思います。これは業務を抽出して、各業務にかけている時間とコストの状況と妥当性、及び必要とするスキル等といった大まかな業務の傾向を調査し、各業務の傾向をみてうつべき施策を検討する流れです。

 

 

 

業務の棚卸から!

業務傾向を調査するためにはその対象となる業務を洗い出す必要があります。
業務棚卸と言っても、いざやろうと思ったら「どこから始めればよいか」、「どう棚卸すれば良いか」から悩むことになると思います。

ここでは詳しく紹介はしませんが、世の中には色々な業種業態の業務テンプレートがありますので、各会社に合うタイプを選んで、棚卸しをしてみるところから始めた方がよいです。(もしご興味がありましたら当社の「業務量定点観測ソリューション」をご参照ください。)

 

大体、業務の棚卸しをする際は、階層をわけてツリー構造に抽出していくと抜け漏れなく、同じ粒度で考えられるのでお勧めします。

テンプレートを利用した場合は、一から業務抽出する必要はなくなりますが、テンプレートにない自社独自の業務に関しては何れ棚卸が必要です。その際はテンプレートの業務構造を確認しながら現場にヒアリングするか、既存資料(内部統制用の業務フロー等)を参考に、定期的に自社の業務を棚卸することをお勧めします。

 

業務量と必要スキルを調査する!

業務の棚卸しがある程度できたら、業務量と各業務を遂行するのに必要なスキルを調査します。
システム的には、パソコンのログオン時間や起動時間などを収集して自動的に業務時間を収集してくれるツールなどもあるようですが、ここでは棚卸した業務を元に管理者と従業員に直接アンケートをとる原始的なやり方をご紹介します。

この方法を使う理由はなるべく現状の実態を把握するまた、意図していない業務の偏りや属人化を把握するためです。

 

アンケートは棚卸した業務を行っている従業員を対象に、「日次/週次/年次の実施間隔」と「各業務にかけている時間」を特定フォームにご記入頂き、一定期間(1年間程度)の総業務時間の計算を行います。

この業務量のアンケート結果は業務全体を見て、負荷の多い順に負荷の原因の当りをつけたりして傾向を分かった上で、施策を検討するためのインプット情報になります。また、現場の管理者には各業務を遂行するために必要なスキルを調査します。スキルは熟練者又は「資格・役職を有する業務」、「業務を教えると誰にでもできるレベルの業務」、「どちらも当てはまらない業務」シンプルな区分とします。

 

このようにスキルと業務量が把握できたら各業務を業務量とスキルの観点で纏めます。さらに各業務を担当している要員の単価計算で与えられた業務を行うのに掛かるコストを簡単に算出することができます。算出したコストはRPA、システム導入等の施策を検討する際の投資額の目安や、ROIのインプットとしても活用できますので定期的に業務傾向調査をすることで改善の成果が見える化できると思います。

 

調査結果から施策を検討する

このように業務棚卸し、業務量の調査をいていく中で各業務レベルでの「もっと効率化ができないのか?」、「やたらと時間のかかっている作業があるのではないか」、「エクセル業務などが非効率になっていないか?」、「工程が長いのではないか?」など、課題が見えやすくなると思います。
また、スキル面から「スキルバランスは妥当か?」、「高スキル業務は簡素化できないのか?」、「手順を明確にしたら、低スキルになるのではないか?」など業務の効率化に向けてより具体的な施策を検討することができると思います。

業務傾向調査を行った結果、大きく「システ化、業務標準化、RPA導入」検討業務と「ノウハウ整備、脱属人化、人的作業の効率化」検討業務にカテゴライズし、施策のしおりとして検討できます。

 

ああああ

各施策を実行した後、再度業務の棚卸、傾向調査を行い、どれくらい効果があったのか、また次の施策となる対象業務とソリューションを検討する際に活用することができます。

以上、本日のブログでは業務傾向調査の必要性と具体的なやり方について話しました。大掛かりになりそうで業務改善に手がだせない、また、システム導入やRPA導入を検討している場合はぜひこの手法で業務傾向調査をしてみてください。この手法に関して気になる方やご興味がある方は当社の「業務量定点観測ソリューション」をご参照ください。