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ワークスタイル変革には◯◯なコミュニケーションが必要

ワークスタイル変革を目指す企業がITに期待していることは、大きく分けると3つある。
  1. ◯◯なコミュニケーション
  2. 自動化と効率化
  3. デジタル変革
私がこの1ヶ月でホワイトペーパーを通じていろんな人と話をした結果、大きくはこの辺りを押さえておく必要があると感じている。
 
今回はコミュニケーションの話をしたい。ワークスタイルで様々なワークスタイルを受け入れるということが大前提である。時間や場所に関わらずに仕事をしたり、海外のオフィスや自宅で働く人がいたり、育児休暇や介護休暇から戻ってくるときに、しばらく時短勤務をしたり、様々なワークスタイルがある。
考えられるコミュニケーションは多様である。そう、冒頭の「◯◯な」には「多様な」を入れてみよう。もしかしたら、答えは他にもあるかもしれない。だから、「◯◯な」である。◯◯には会社名を入れてもいいのかもしれない。
 
いくつか例を挙げてみる。
 
事例1:ユニリタ
2011年3月11日、そう東日本大震災が発生した時である。この頃、我々は社内でSNSを使って、頻繁にコミュニケーションをしていた。タイムライン方式で書き込むことができるツールである。日々の仕事をTwitterのように入力する。例えば、
 
「私はこれから#2045の仕事をします」
 
#2045とは我々がバックログというお仕事一覧で管理をしていたタスク番号のことである。チームでタスク管理をしている為、誰がどの仕事に手をつけているかを知らせる必要がある。
 
#2045のタスクをやっている人が少し行き詰まった場合、そのスレッドに、
 
「今、こんなことで困っています」
 
と入力をする。すると先輩社員が、
 
「それは自分も以前経験したので。。。」
 
と教えてくれる。チームで仕事をするには非常に有効である。特に、プロジェクトのコミュニケーションにはいいやり方だ。メーリングリストでは絶対できない。生産性を著しく落とすことになるだろう。もちろん、このやり方が有効なのは、積極的に情報を発信するタイプの人が多い組織である。そしてそれは、東日本大震災のときにも効果を発揮した。ご存知の通り、電話とメールは一切使えなかった。私は外出中であった為、タイムラインに、
 
「今、皆さん何処にいますか?無事ですか?」
 
と書き込む。すると、メンバーが次々に、居場所と状況について書き込みをしてくれた。数分後には、メンバー全員が無事であることを確認した。この例は、通常時に利用しているコミュニケーションツールが非常時に役に立つという例である。毎日、そのコミュニケーションツールを利用しているからこそ、非常時にも問題なく使えたのだ。
 
2つ目の例である。
先日、とあるシステム開発の会社の方と、ワークスタイル変革について情報交換をした。その会社では、コミュニケーションツールとして、電話会議、ビデオ会議、画面共有、そして、インスタントメッセージ(IM)を使う。システム開発の業務においては、60-80%がコミュニケーションであり、そのコミュニケーションが上手くいくかどうかで、プロジェクトの成功率が決まるというのである。
 
これを聞いて思い出したのは、Amazon Web Servicesの始まりは、開発担当者と運用担当者のコミュニケーション問題であったということである。開発と運用のコミュニケーションが上手くいかないのであれば、APIで解決しようということでAWSのAPIができたとあるセミナーで聞いたことがある。
 
先ほどの会社で、利用者のアクテビティログを確認して見ると、IMが95%と圧倒的に多かったそうである。これは、システム会社という特殊事情によるものと思われるが、それにしても95%を予測できるだろうか?アンケートをとってさらに聞いて見ると、
 
「IMはコミュニケーションの心理的ハードルを下げる」
 
という意見が多かったらしい。日本的である。聞かれる側のことを気づかって、仕事をインターラプトしては迷惑がかかるということで、IMで
 
「ちょっといいですか?」
 
という会話から始めるのであろう。メールだと、誰に聞こうか?CCは誰に入れればいいか?もしかしたら、その上司に入れるべきか?いや、入れるとかえってスパムっぽくなるのでやめたほうがいいのでは。TOの中の順番はどうすべきか、同じ課長でも、大き部門の課長の方が先に書いた方がいいだろう。。。。等々の気遣いが、心理的にハードルを上げてしまい、そして生産性も下げてしまうようである。
 
これは、企業文化でもある為、同じことが他社でも起きるとは限らない。
 
3例目はゴールデンマジックである。店舗と本部、店舗同士のコミュニケーションを円滑に行うのに、動画をうまく活用している。本部から店舗に向けて発信される動画、店舗から本部に向けて発信される動画。これにより、社員のコミュニケーションは著しく改善された。今では、あったこともない人と動画を通して会話をしている為、本部の人が現場に手伝いに言った時にも、
 
「◯◯さん、いつも頑張ってるね」
 
という会話が生まれるらしい。
 
我々は、この様な多様なコミュニケーションのニーズに応える為、ポータルを利用したコミュニケーションの為のクラウドサービスを開発した。その名も、infoScoop Smart x Portalである。何がSmartかって?コミュニケーションをSmartの行うクラウドサービスである。スマポ(SMAPo)と呼んでほしい。
 
スマポ(SMAPo)のコンセプトは
 
S   SNS
M  Mobile
 
を使って、コミュニケーションを行い
 
A   AI
 
等の新しい技術を使って知見を養い
 
Po  Portal
 
を通して、利用者に様々なコミュニケーションを提供
 
することである。
 
企業の中では、多種多様な人たちが働いており、コミュニケーションも単一化はされていないので、ポータルを通して様々なコミュニケーションを実現したいと考えている。Office365やG Suite、Salesforceなとを使ったコミュニケーションもあるだろう。SNSや簡単な掲示板、B2Bのコミュニケーションにも使えるファイル共有の仕組みなども必要かもしれない。勿論、GM様で活用した、動画をコミュニケーションツールとして使うことも可能ある。

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