ビジネスを飛躍させるデータドリブンの力
最近、営業実績レポートのデータメンテナンスや編集を行う機会が増えてきたのですが、昨年末に依頼された「Excelレポートのメンテナンス」に関する業務で大変な苦労を経験しました。
今回は、筆者が経験した「Excelレポートのメンテナンス」を例に挙げて、属人化させない為に何が必要かをお話ししたいと思います。
クロスセル・アップセル分析や営業案件の進捗確認レポートなど、法人営業の現場では様々なExcelレポートが存在しています。
こういったレポートは大概、Excelを使って集計・更新されているのではないでしょうか。
よく、「Excelレポートを作成した前任者が退職し、後から属人化していたことに気が付いた」というお話を伺うことがありますが、そもそもExcelレポートが属人化する理由はどのようなことなのでしょう。
属人化する原因の多くは、マクロが組んであることではないでしょうか。
マクロが組んであれば、定型作業を効率的に行うことができて非常に便利です。
ご自身で作り上げた傑作もあるでしょうし、先代(？)から引き継いできている文化遺産のようにスペシャルなExcelもあることでしょう。
ところが、マクロのような機能は便利とはいえ、なにか不具合や変更が加わってレポートの改修が必要になった場合、組んであるマクロを紐解くというとても大変な作業が待っています。
マクロの作成者であれば簡単なのでは、と思われる方もいるかと思いますが、実際にはずいぶん前に作ったものだと、作成者本人であってもすぐに構造がわからないといったケースも少なくありません。
便利である一方、マクロが原因で属人化する危険性も備えていることは間違いありません。
前置きとして、Excelレポートの属人化についてお話しましたが、それではBIツールや帳票・レポーティングツールを使用すれば属人化はしないのでしょうか？
12月末のそろそろお正月休みだなぁと思っていたある日、とある営業担当からデータ抽出の依頼を受けました。
「このレポートで抽出されているデータを、こういった要素も入れた形で見ることはできますか？」
「なるほど、それであればこのデータとこのデータを付与すればOKだ」と思った筆者は、既に完成されているレポートのデータソースを編集しはじめました。
しかし、編集をはじめてしばらく経過したものの全く作業が進みません。なぜなら、データソースが複雑に絡み合っており、どの項目を編集すれば望む形でデータ抽出ができるのかわからなかったからです。
このレポートはExcelではなくBIツールで作成された物なので、マクロやVBAのようなプログラムが組んであるわけではありません。
ただ、どのようにデータソースを抽出しているか、設計書がなかったため、結果的には作成者にしか編集できないレポートとなってしまっていたのです。
そんな場合はレポートの作成者に聞くことが解決への近道かと思いますが、既に退職されていたり、人事異動ですぐに内容を確認できない状況の方も多いのではないでしょうか。
今回のケースも作成者は既に退職しており、どのような設計・構成で作られたレポートなのか聞くことはできません。
こうなってしまうと、すぐにレポートを更新したり必要なデータを用意することができず、レポートの種類や状況によっては経営層の意思決定スピードを低下させることにつながる恐れもあります。
本記事で筆者がお伝えしたいことは、Excel帳票に限らず、データを抽出して2次加工したレポート類はどれも属人化する恐れがあるということです。
Excelレポートにせよ、BIツールで作ったレポートにせよ、PDCAにおける“Do”だけでなく“Check”と“Act”まで含めた改善サイクルを回し続けるためには、どういったデータがどのようにマッピングされているか、わかりやすく共有されていなければなりません。
そんな観点からすると、スタンドアローンで利用する前提だったExcelよりも、サーバーベースで共同編集されることを前提とするBIツールの方が、ブラックボックスになりづらいように作られているかと思います。
それでも、元データの取得範囲が広かったりデータ構造が複雑であれば、データソースがどうなっているかBIツールで確認するのも容易ではありません。
大切なことは、作成者以外が見ても、どのようなデータをどの業務アプリケーションから抽出してきているかが明確になっていて、データのメンテナンスが容易にできることです。
そういった視点で見ると、レポートの属人化解消には
アウトプットされたレポートの仕様が誰でも知る事ができるようになっている事、
利用するデータについても、構造と内容がわかりやすく整理されている事が、
非常に大事であると気付かされました。
ユニリタでは、レポートの属人化の課題に関連する情報を提供していますので、ご興味がある方は関連リンクもぜひご覧ください。
Excel業務効率化の特効薬 －使い慣れたExcelを最大限に活用した業務改善－
ExcelマクロやVBAのスキルを高めても組織で評価されないならデータベース化すべき理由
BI：データ分析ツールの導入失敗をリカバリーするために必要な3つのポイント
“データ民主化”の即効策、Waha! Transformer「Query オプション」とは
20年以上の実績に裏打ちされた信頼のデータ連携ツール「Waha! Transformer」で、自社に眠るデータを有効活用。まずは無料のハンズオンセミナーや体験版で効果を実感していただけます。
Rankingランキング
New arrival新着
Keywordキーワード
