何が問題? Excelレポートの属人化

こんにちは。水原です。

皆様の会社でも、毎月特定の時期になると、経営企画部門や営業支援、経理などの部門の方が、何かのレポート作成に追われてる姿が時期的な風物詩になっていませんか?

 

  • 月初になるとそれらの部門のメンバーが、夜遅くまでExcelでカチカチレポートを作成…

  • 経営会議の直前まで修正したり、印刷したりして準備におわれている…

なんて光景をみたことがあるのでないでしょうか。会社によって色々なレポートがあると思いますが、よくあるのが月初の経営会議等に必要な先月までの売上や予実管理の数値をまとめたレポート(報告資料)の準備です。形や内容は変わりますが、どこの会社でもなんらかの方法で見ているはずです。

通常毎月同じような内容で作っているはずですが、レポート作成でてんてこ舞いになるところまでが業務化されているように、毎月のように現場が苦労しているなんてのもよく聞く話です。

なぜでしょうか?

原因の一端がExcelでのレポート作成です

Excelは非常に使い勝手のいい「個人用」の表計算ソフトです。表計算だけでなく、日本にまだまだ非常に強く根付いている帳票作成もできてしまう機能は、日本企業にあるPCの中で入っていないPCを探す方が難しいくらいの状況になっています。

そんな状況ですので、

「先月までの売上や予実管理の数値をまとめたレポート(報告資料)を作成しなきゃ…」

「Excelで作ればいいじゃん!」

っていう流れになるのは、個人に業務が紐づきやすく、システム化が苦手な日本では、ある意味当然の結末でした。ところがどっこいこれが問題の始まりです。Excelで個人が作れるということは、その人にお願いすればぎりぎりまでまってもらったり、修正したりすることが可能です。

「最終の売上数値の更新が遅れているからちょっとまって!」

とか

「その数字間違ってる、今修正しているからそっちつかって!」

とか言われて、レポート作成している人がレポートできない!と嘆きながら残業していたりしませんか?

また、

「ちょっとこの数字見たいから、こここんな風に直して。Excelだからパパッとできるでしょ。」

と部長や役員から言われて泣く泣く直しているなんてのもよく聞く話です。

さらに厄介なのは

さらに厄介なのはデータだけではなりません。

はじめは1つのテーブルやCSVのデータだけだったのが、全社統合の数値が見たいから、会計システムと販売システム、あとは別途Excelで管理している予算のデータを組み合わせて資料作って、表だけじゃわからないからグラフも作って、さらにはここの数値変えたら来月の予算シミュレーションをだしてなど、簡単な設定だけではできないレポート作成が依頼されます。

そんなこと設定できないツールだったら、「できません。ツールを導入してください!」ですんだのですが、個人、しかも情シスに頼まないでも、かなりの範囲でなんでも作れちゃうというのがExcelだったのです。

なんでも? おいおい言いすぎだろ、という方もいらっしゃると思いますが、Googleで「Excel ゲーム」を検索してみてください。驚くべきExcelをつかったプログラムの数々がネットに公開されています。

作成している方もまとめて全部やれ!という話であれば、片手間ではできません。「開発してください」とかなって、情シスがExcel以外の製品で構築といった話もあるかと思いますが、今月はこの修正、来月はこの追加と少しずつ開発を行っていった結果、罫線や関数、グラフは当然として、マクロやスクリプトがバリバリの、もはや作った本人でないと修正できない、いわゆる属人化したExcelレポートができあがります。

マクロやスクリプトを使わないような設定的には他の人にも扱えるようなExcelレポートの場合もありますが、その場合多いのが、手順が属人化したExcelレポートです。AのデータをXXから取得して、カット&ペーストで張り付け。その次にBのデータをこのシートにおいて、Cの結果ができるからそれをつかって…と、手作業によってカバーするパターンです。

この場合手順書でもあればいいのですが、毎月の経験で作られてきているため、手順はドキュメント化されず、やはり作った本人でないとデータの作り方がわからない属人化されたExcelレポートとなってしまいます。

Excelでシステム化してるんだから、業務楽になるんじゃ? と思った方もいるかと思いますが、Excelは表やグラフ等表現する機能は色々ありますが、データを抽出したり、複数のデータを統合しようとすると機能が足りず、手作業がはいることが多いのです。手作業でも、1つのデータソースであればいいですが、会社の情報を横断的に見るなんて話になれば、データソースが増え、どんどん手間も増えてしまいます。

こうなると、毎月担当部門は、Excelでシステム化してるのに、毎月残業してレポート作成しなければならない状況が完成です。人手を増やして対応しようにも、属人化しているためお手伝いでちょっと増やすといった方法では解決が難しい… そして急にその人がいなくなった時に他の人が出来ずに、1からやり直しなんてことになるわけです。

それではExcelの属人化を行わないようにするにはどうすればいいでしょうか?

その答えの1つがレポーティングツールの活用です。

レポーティングツールとは、企業データを可視化するためのツールです。企業内の様々なデータを抽出・加工し、それらのさまざまなデータから、傾向や関係性を表やグラフ、図や画像を使って、直観的に見て理解できるよう可視化したレポートを作成できるツールです。

表やグラフ、図や画像を使ってレポートを作成するところはExcelも同じようなことができますが、レポーティングツールは、レポートに必要なデータの準備(さまざまなデータの加工・抽出)から、出来上がったレポートの利用(閲覧)までが含まれており、「レポート作成業務の工数を大幅削減」「企業内の様々な人にレポートを利用(閲覧)できるようにする」ことができることが大きな違いです。

このためレポーティングツールは、データを準備してからレポートを作成し、作成したレポートを配信するといった一連の流れを「自動化」することができます。Excelでは、データをExcelに持って来たり、レポートを作成して印刷やExcelのファイルを送るなど、どうしても人手が入るため、レポートを作成することそのものに現場の工数がかかってしまいます。

その点レポーティングツールを使えば、利用(閲覧)者がレポートを見たいタイミングで自動的に作成したり、夜間などに自動的にレポートを作成しておいて、利用(閲覧)者に配信するなど、人手を介さず作成したレポートを作成・閲覧することができます。レポートを開発することを属人化させないようにすることは、Excelでもプログラム開発と同じように、設計から開発、ドキュメントの作成や運用マニュアルの整備など、多くの工数を割くことでできますが、レポーティングツールを使うことで、開発に関わる工数を非常に少なくすることだけでなく、データの準備からレポートの配信まで「自動化」でき、現場の負担となっていたレポート作成の工数をなくすことで、本来現場が行わなければならない業務(例えばレポートのデータを分析して業務改善や施策立案・実行を行う等)に注力することができるようになることが最大のメリットです。

また、閲覧機能では、Webで閲覧したり、スマホやタブレッド等のモバイル環境で閲覧することができることができるツールもありますので、社内のPCがあるところだけでなく、工場等の現場や、外出先等様々なところで閲覧できるようになり、企業データの活用の範囲が大幅に広がります。

例えば、外出先でお客様との取引状況を確認しながら打ち合わせしたり、工場でのライン状況を現場で確認しながら作業する等、リアルに業務と連動して企業データを活用することもできます。

是非ともレポーティングツールを利用して、Excel業務の属人化をなくすだけでなく、企業データのさらなる活用を実現してください。レポーティングツールについては、UNIRITAマガジンにも掲載していますので、合わせてご覧ください。

 

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