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企業データを正しく共有できていますか?
~Excelレポートによる企業データ共有の問題点~

こんにちは。水原です。

前回Excelレポートの属人化について書きましたが、今回はExcelレポートを共有する場合の問題点にスポットを当てたいと思います。

 

企業データは正しく共有できていますか?

ビジネスツールとして、入っていないPCを探す方が大変なくらい浸透しているExcelですが、個人で完結した利用では問題ありませんが、チームや部門でレポートを作成して、企業データを共有するには、手間がかかったり、問題になったりすることがあります。

皆さんもExcelを見ているときに、間違えてクリックや削除キーを押して数値を消してしまったりすることはないでしょうか?もしくはキーを押してしまって、いつの間にか値が変わってしまうことありませんか?

表示されているデータが少なかったり、関数などが入っていて計算結果がおかしくなったりすると、誤操作に気が付きます。

しかし、大量のデータが表示された表の1セルのデータを書き換えた場合、どこかの数値が変わっていることに気が付かないこともよくあります。Excel終了時に更新がされているので「保存するかの確認が出るから、間違えて更新してしまってもわかるだろう」と思われる方もいらっしゃるかと思いますが、そうはいかないのです。保存されたExcelを開いて、どこかのセルをダブルクリックしてみてください。で、そのまま何も変更せずExcelを閉じようとすると、変更されたから保存しないか?メッセージが表示されます。こうなるとデータを変えたのか、見ているときにセルを触ってしまったのかは一見わかりません。最初は慎重に変更してたかどうか確認していた人も、そのうち確認を忘れ、保存したり、保存しなかったりしてしまうようになります。間違えて保存してしまったり、変更したところを保存し忘れて再度表を修正したりしてしまったこともよくあるのではないでしょうか。

問題1:いつの間にかデータが書き換わっている?

このような問題は、個人で利用しているうちはいいのです(いや、あまりよくないのですが、個人的な作り直しとかは「本人がんばれ!」でなんとか…)。

が、チームや部門、会社全体、さらには会社同士でExcelのデータを共有化しようとすると別の結構な問題を引き起こします。

例えば、

  • 売上数値のレポートを共有フォルダにアップしてチームでみていたら、誰かが間違えた数値を入れて保存してしまった

など、せっかく共有するために作成されたデータが、いつの間にか書き換わってしまい、最悪の場合業務に影響がでてしまいます。

まだ社内であればいいですが、社外の取引等で数値が変わってしまっては大問題です。このため社外とのやり取りでは、Excelで作ってPDF化して値が変わらないようにするなど、単なるPDF作成ツールとして利用している場合も多いのではないでしょうか。

ちなみに障害連絡票のように、お互いが記載するような場合は、書き換わりの問題はあまり影響がありません。基本的に追加や修正することが前提となっていますので、意識して利用していますし、それぞれの修正箇所や履歴をいれて、相手に確認してもらう運用になるからです。但し、こちらも複数の人の間でやり取りをするための機能はなく、人任せの手作業となるため、インシデント管理等のツールを使った方が効果的です。

※ユニリタにもインシデント管理ができるITサービスマネジメントツール「LMIS on cloud」がありますので、ぜひご参照ください。

問題2:その互換機能、本当に正しい?

あと意外と気が付かないやっかいな問題が、Excelの互換機能です。

デファクトスタンダードツールであるExcelの保存形式は、さまざまな互換ツールや対応したアプリケーションが存在します。ところがこれらのツールはほとんどが100%互換ではありません。有償のツールは100%ではないにしろ、かなりしっかりとした対応しているので問題にはなりにくいですが、無償のツールは実は危険です。

最近はメールに添付されているExcelをスマホやタブレットで見ている方も多いと思いますが、その数値、ちゃんと正しい数値表示されていますか?一部のツールは、計算式等が正しく表示されないものもあるので、要注意です。かくいう私も、メールで送られてきたExcelの数値が間違って表示されて、危なく問題になりそうなことがありました。

問題3:どれが最新か分からない!

もう一つ問題なのが、Excelはレポート作成からレポートを共有(他の人が閲覧するため配布)するためには、人の作業が介在することで、どのレポートが正かわからなくなることです。

会議とかで、以下のようなやりとり見たことありませんか?

A:「お送りしたExcelの資料をご覧ください。XXのデータですが…」

B:「私に送られた資料とデータが違うようですが?」

A:「あ、それは古い資料です。修正したものが送られていませんか?」

B:「修正版?どのファイルのことでしょうか?」

レポートの作成から共有までをExcelで行うと、

  1. レポート作成 Excelにデータを反映してレポートを作成
  2. レポート配信 ①で作成したレポートをメールで送ったり、共有フォルダで配布
  3. レポート閲覧 ②のレポートを受け取って閲覧

といったそれぞれのフェーズを、人が手作業で行うこととなります。①、②、③とすんなりいけば問題もまだ起きにくいのですが、たいてい①の作成で修正や追加等が入ります。

そこで出てくるのが、

2017年6月XXX会議資料(○○修正).xlsx

といったファイルです

「○○修正」は、人だったり日付だったりしますが、いわゆる誰かが最初のExcelのデータから修正をかけました、ということです。で、こういうデータが出てくると起こるのが、最新の正しいデータが閲覧する人に届かないという事態です。作成した人や修正した人はどのファイルが最新かがわかりますが、閲覧する人はどれが最新かはわかりません。最新版が送られていても、勘違いして古いデータを見ているなんてことはよくあります。また複数の人が修正する事態になると、めんどくさい事態を引き起こします。修正する人が最新でないレポートもとに修正して、それを最新版として再度配布なんてことがおき、古いデータと新しいデータが混在した資料が出来上がるわけです。さらに①と②の作業が違う人だと、さらに取り違えが起きやすくなります。

正しくデータを共有するには

経営会議のレポートや、取引先とやり取りするための帳票やレポートは、本来しっかりとしたエビデンスとなるようなデータでなければなりません。さらに正しくデータを共有するには、帳票やレポートを作成するだけでなく、出来上がった帳票やレポートを、正確な状態で利用者に届ける機能が必要となります。

こういった問題もレポーティングツールが解決します。

レポーティングツールは、企業データを可視化するためのツールです。帳票ツールやBIツールと機能的に似たところもありますが、レポーティングツールはデータの可視化に特化したツールとなります。可視化に特化していますので、レポートを作成するだけでなく、作成したレポートを配信したり、共有したりする等、作成したレポートを伝えるための機能が実装されているものが多くなっています。レポートを作成から配信までシステム化することによって、その間に人手が介在することで発生していた、正しいデータを共有できないといったトラブルをなくすことができます。

  • レポートのデータを途中で間違えて修正されることがなくなり、正しいデータが配信できるWebやモバイルによるレポーティングツールの閲覧機能を利用することで、閲覧者が途中でデータを更新してしまうことがなくなり、正しいデータでレポートを配信することができます。
  • 最新のレポートを配信するタイミングなどで修正が発生した場合でも、レポーティングツール側で修正が行われるため、閲覧者がレポーティングツールを利用して閲覧することで、常に最新のレポートとなります。複数の人手が介することによる、複数のバージョンのレポートの混在がなくなります。

さらには、自動化により、人手を介さずレポートを提供できるようになるため、 

  • 現場の作業工数の削減
  • 短期間でレポートを提供
  • レポート作成の属人化の解消

 といったメリットもあります。

レポーティングツールを利用して、企業データを正しく共有し、ビジネスへの活用を促進することをおすすめします。レポーティングツールについては、UNIRITAマガジンでも記事を掲載していますので、合わせてご覧ください。

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