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人手によるExcelレポートの作成作業!
~思っている以上にコストがかかっている?~

こんにちは。水原です。

Excelレポートの属人化を解決するためのソリューション導入において、お客様からいろいろお話を聞く中で感じたのは、人手によるExcelレポートの作成・運用のコストを思った以上にかけていることです。今回はこの「コスト」にフォーカスしたいと思います。

 

コストがかかっているレポートの例

月次の経営会議のためのレポートや、週次や月次の営業状況レポートなど、月次や週次の定期的に同様の報告を行うためのExcelレポートの作成・運用です。一番最初にレポートを作成するときや、スポットで作成するものについては、1から作る必要がありますので、どうしてもコストがかかってしまうのは仕方がありません(まあ、それでもいろいろなところからデータを集めてデータを準備したりするのであれば、レポーティングツールやデータ連携ツールを利用した方が短期間で作成できると思いますのでそれらを使うのがお勧めです)。

しかし、次回以降のレポート作成については、既存のレポートと同様のものを作成していくのであれば、本来はそれほど工数をかけずにレポート作成できるはずですが、そうは問屋がおろさない、というのが、ブログ「何が問題? Excelレポートの属人化」や「データが無ければレポートは作れぬ!」に書かせていただいた通りの状況です。

あるお客様のケース

毎月の経営会議のレポート作成を、弊社のソリューションを導入することで自動化されたお客様がいらっしゃいます。

導入前は、毎月月末で締まった情報を本社や子会社から集めて、その他にExcelで管理している予算の情報と組み合わせて、経営企画室のメンバーがExcelでレポートを作成するという、まさにExcelレポートの課題を抱えていましたが、ソリューション導入後はコストが年間数百万程削減となったそうですので、元々かなりのコストをかけていたことが伺えます。

また、他のお客様では、毎月Excelレポート作成のためにわざわざ派遣の方を雇い入れて作成しているといったことがありました。人的コストを抑えるためということでしたが、よくよく聞いてみると、各部門のデータの準備は各部門長が半日から1日かけて行っており、部門長への負担が大きいという問題もありました。さらにはExcelレポートを作成するためのExcelのテンプレートは、派遣の方だけが扱っていると、いざ派遣の方がいなくなった時に誰も引き継げなくなるので、特定の社員の方が対応しているという属人化も発生していました。結局、このお客様も部門長のコストと合わせると結構なコストをかけていたということになります。

このように各社Excelレポートの作成・運用にかなりのコストをかけているのですが、なかなか業務的に問題視されておらず、手作業によるExcelレポートの作成が続いている会社もまだまだ多いのが現状かと思います。

そうなると、

「来週は月初か…、また残業か…」や

「毎月毎月面倒…こんなのシステム化できるんじゃないの?」など、

担当現場からの愚痴が日常的に聞こえようになってくるわけです。

こんなに現場のコストがかかっているなら、ソリューションなどを導入して解決が進みそうですが、わかっちゃいるがなかなか変わらないのがExcelレポートの問題点でもあります。人手で頑張ってやっている作業全般に言えることですが、現場の担当の人的コストが明確になっていないことが多いです。担当業務の中で行っているので、忙しいというのは感覚ではわかるのですが、実際にどれくらいのコストがかかっているかとなると、意外と数値は出てきません。数値化されていないコストの削減は、その業務の当事者以外にはなかなか伝わりません。そうなると当事者がうまい方法を考えるなり、某サービスのCMではありませんが、

「○○削減、現場への無茶ぶりですか?」

となるわけです。

真の問題はコストではない

ついついコストに目が行きがちですが、最たる問題点はこういった作業に忙殺されて、本来必要な業務に工数を割けなくなることです。経営会議や営業状況のレポートは可視化が最終目的ではありません。実際にはその数値を分析して、今後の業務の方針決めや改善などを行うことですので、レポートによる可視化に忙殺されて、分析から先がおろそかになっては意味がありません。 

そうであるならば「派遣の方にやってもらえば良いのでは?」となりますが、先程のお客様の例でもある通り、実は意外とやっている作業をみていくと、派遣の方だけでは完結しておらず、現場にも負担があったりします。もしそうでないとすると、レポート作成に複雑な作業がない場合か、完全に派遣の人に属人化している場合が考えられます。前者は実は前段階のシステム化が進んでいて、レポート作成に手間がないということかもしれません。しかし後者の場合は、レポート作成が派遣の人に依存しているので、いざその人がいなくなると大騒ぎになるわけです。

働き方改革

最近は働き方改革が非常にホットなトピックとなっています。その中で、残業の原因にもなっている現場の昔ながらのやり方や、手作業による負担などを、システム化による新しい方法で解消し現場の効率化を図るといったことが、働き方改革を実現する手段として挙げられています。7月に行われた「総務・人事・経理ワールド 2017」でも、働き方改革を実現するソリューションとして、システムによる自動化で現場の負担を減らすといった展示も色々出ていました。

手作業によるExcelレポート作成を、レポーティングツールやデータ連携ツールを活用し、なるべく自動化することによって、レポート作成・運用はシステムが自動的に行い、その結果を用いた業務に現場は注力することによって、より効率よく業務をこなす環境を実現してください。残業の削減もでき、働き方改革の実現にも役立てて一挙両得。現場のやる気にもつながると思います。

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