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今のままで大丈夫?システム監査対応を少しでも楽にする方法

こんにちは、ユニリタの下村です。

 

さて、今回はシステム監査についてのお話しになります。

 

システム監査なので会社で情報システム環境を利用していると対象になります。
現在では、メールシステムやファイルサーバでのファイル共有なども当たり前に行われていますので情報システムを全く使用しない業務運用は考えられないと思います。

 

しかしながらこれらの情報システムでは、業務が楽になる部分も当然ありあますが、反対に管理が大変になることも良く耳にします。システム監査の日程が決まると、その準備に膨大な時間がかかることが当たり前になっていることはありませんか?何にそれほど時間がかかっているのか具体例を挙げて見ていきましょう。

 

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1.何にそれほど時間がかかるのか?


 

(1)相変わらず紙ベースの承認フローで証跡の準備に膨大な時間が必要

 

ある企業ではファイルサーバへの「アクセス権限設定申請」や「業務用パソコン申請」についてExcelで申請書を作成していますが印刷して部門長に承認の印鑑をもらい、その後にスキャナでPDFにしてサーバに保存しています。情報システム部門へメールで通知した後、申請の原紙は情報システム部で保管しています。

 

決められたルールに従って運用していますが、いざ監査となると膨大なファイルの中から検索して該当の申請書を見つけ出し承認のエビデンスとして実際の紙の資料を照らし合わせます。段ボールに入れた申請書類をシステム監査を実施する会議室に運び込んで準備するのですが中には紙資料を紛失していたり、PDFにされていなかったりすることもあって監査の日までに多くの社員の時間が費やされています。

 

せっかくシステム化しているのに、何故紙の運用や個人に依存するルールを続けているのでしょうか。
便利になっているようで、実際は以前のシステム化していない時と何も変わっていないのではないでしょうか?

 

(2)運用マニュアルの肥大化と管理工数の増大

 

業務システムの更新は、安定稼働していても価格改定や取引先変更の度に実施されることが多くあります。
ある企業では、本番環境への適用手順や適用に至るまでの工程について運用マニュアルを作成していましたが監査で指摘を受ける度に改訂を行い作業工程に漏れがないようチェックリストを作成しました。しかしチェックリストを記録するのを忘れてしまい、チェックリストがあることをチェックをするように更にマニュアルを改訂しました。
その結果、運用マニュアルのページ数は膨大なものとなり、最初にこのマニュアルを見たときは信じられませんでした。
ただこの時は、決められたマニュアル通りに作業を行うことが重要だと教えられ、以降は何の疑問もなくマニュアル通りの運用を続けています。

 

運用マニュアルの管理も大変な労力と時間を費やします。常に最新の状態で配布する必要がある為、版管理、配布管理を徹底します。マニュアル改訂されたら配布先から回収して、最新版を再配布しています。

 

監査では、運用マニュアルの管理も対象となります。古いマニュアルを見て実施した本番適用作業にミスがあったら取り返しのつかないことになってしまいます。

 

今後もミスがある度に指摘を受けて更にマニュアル改訂が継続されるでしょう。
残業時間削減が世間でも叫ばれている現在、果たしてこのままの運用を続けていても良いのでしょうか。

 

2.今のままの運用で大丈夫?


会社の中で様々な業務を行っていると、定常的な業務があります。何の疑問もなく決められた手順でマニュアル通りの作業を黙々とこなします。

効率的に実施されている業務なら良いですが、冷静に考えてみると無駄な作業が多く意味もなく時間が費やされていきます。
先程例に挙げた監査の為の準備作業や、マニュアルの改訂や管理も定常的な業務に見えていますが、これらの作業を実施するが為にコアな業務に手が付けられなかったり、納期のある仕事が遅延したりしては本末転倒です。

 

現場の中でこれらの作業を実施していると一歩離れて客観的に見ることが難しくなります。今この記事を見ているみなさんも似たような状況に思い当たるところはありませんか?

 

システム監査では、情報システムの信頼性、安全性、効率性を評価します。上記のような状態であったとき、あなたならどのような評価を下しますか?

 

現場では問題であることは何となく認識できていますが、監査に対応することだけが目的になってしまい実際の運用では負荷が高まるばかりで頭をかかえています。

次回は、これまで時間がかかっていたシステム監査を楽にする方法をお伝えします。