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ITサービスマネジメントツールを使うと監査対応がこんなに簡単に

こんにちは、ユニリタの庄司です。

 

今回のタイトルを見ると明らかにツールの宣伝じゃないかと言われるようなタイトルなのですが・・・ご了承ください。

今まで私自身、システム監査のことを表面的にしかとらえたことはなく、受けたこともないので、その苦労をわかってませんでした。

その反省も踏まえ、皆様に有益な情報をお伝えします。

Business man depressed by paperwork (folders)

 

1.ツールの導入効果は監査への対応?

 

ITSMツールを導入した後にお客様に導入効果を聞きに行くと、

「もともと監査のために導入したわけではないけど、監査の対応がとても楽になった。」とよく言われます。

「監査の対応ってそんなに大変なんですか?」と聞くと、

「簡易的にツールを作ったり、申請用紙などをEXCELで作っているけど、結局印刷してハンコ押して、スキャンしてPDF化してデータとして残したり、原本はキングファイルにファイリングしてキャビネットに保管してるんですよ。」と

 

聞いているだけで、日常の運用から大変そう・・・汗

 

さらに「監査の日が近づくと、抜けが無いように確認し、あればその紙を探したり印刷しなおしたりしてファイリングを行います。当日は、そのファイルを監査人がいる部屋まで運んで確認してもらいます。ファイルの量が多いので台車を使って運んでますよ。」

 

そうだったのですね・・・

 

確かにこのような観点であまり考えたことはなかったですが、ITSMツールを入れて、そのツールに実装されているルールに従って運用していけば、このような煩雑な対応をしなくても解決できるなと感じました。特にマネジメントの観点から見ると欲しい情報が簡単に検索出来るようになったり、レポートも簡単に出来たり、かなり楽になるではないかと思いました。

 

そもそもITSMツールは監査に対応ことまで考えて作られていませんが、システムを回していく中での、業務プロセスが定義されており、申請関係の承認階層の設定や承認の履歴が取れて、内容の変更に対しても履歴を残せるツールが多いため、監査の角度から見ても必要なデータがキチンとシステム上に残ることになります。

 

お客様は、購入動機は、

・システム運用管理の対応品質向上

・ヘルプデスクの一次回答率をアップする

・インシデント削減や撲滅

・変更への対応がキチンと組織としてなされている証明

・リリース作業に関して運開分離が出来ているのか

などに対応するために導入されるケースが多いです。

 

導入してさほど期間が経過していないときは、導入前は定量的なデータがキチンと取れていなかったお客様だと、第1ステップとしては、現状の見える化になってしまうことが多いため、そこはまだ大きな効果を感じる段階ではなく、最初に感じるのは監査対応が楽になったという定性効果が多いようです。

 

また、人手ではなくシステムにプロセスが組み込まれているため、運用ルールを大きく変えたりしないため、業務マニュアルを変更したりすることもかなり減るようです。

 

 

2.思わぬ副次的効果が管理者の手間を大幅に減らす

 

1章に記載したことは、本当によく言われます。我々も狙いと違う部分でも、お客様に効果をもたらすことが出来るのはとてもうれしいです。

 

最後に整理をすると、

 

2018年111日付にアップしている、弊社下村のブログ(今のままで大丈夫?システム監査対応を少しでも楽にする方法)にもその手間が記載されているように、日々の運用では、自社で作ったツール自体がワークフロー化されていないため、紙に印刷して印鑑をもらって保管する。

保管はキングファイルに入れて、キャビネットで保管。それと同時スキャンしてPDFデータとしても保管しておく。

 

監査の日が近づくと、棚卸を行い、未解決分や連番に抜けが無いか確認し整理する。

監査の日は、たくさんのファイルを段ボールにいれて、監査人の部屋に運び入れる。

連番が飛んでいたりすると監査人から呼び出されその理由の調査や追跡。

といったような流れで監査人が来るときの前準備や当日の対応にかなりの労力を取られていたのですが、この対応が無くなるので、かなり精神的にも肉体的にもゆとりができることで効果を感じていただき、それを口にしていただけるのではないかと思ってます。

 

そう。この対応が無くなるのです。

 

無くなるのです。

 

弊社のツールでの事例もありますので、こちらも合わせて参考にしてみてください。

導入事例:アース製薬株式会社様

 

 

同じような悩みを持たれている方もいると思うので、ぜひツール導入のご検討をしてみてはいかがでしょうか。

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