主役はあなた、もう振り回されないベンダー管理

こんにちは、ユニリタの佐野です。

 

今回も前回に引き続き、プロジェクトを成功させるベンダー管理ということでご参考になることを発信できればと思います。

前回は以下3つの課題についてご説明させて頂きました。

・前回記事:ベンダーに任せきりになっていませんか?クラウド時代の効果的なベンダー管理とは

 

●ベンダーごとに報告方法やフォーマットが異なっており、管理が煩雑になっている
●ベンダー側の作業内容がブラックボックス化されていて、自社でコントロールできていない
●ベンダーごとの対応時間などを分析し、正しく評価を行いたいが、

  管理が統一できていないため評価できていない

 

どれもベンダーとの付き合い方の課題でしたね。
自社内ではある程度放っておいても取り返しがつくことはありますが、
実態の知らないベンダーさんの管理なんて難しいですよね。

では、そういったベンダーさんとどう関わっていければ良いのかを説明できればと思います。

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1.ベンダーごとに報告方法やフォーマットが異なっており、
     管理が煩雑になっている

 

どこのベンダーでも最低限報告してもらいたいことを約束する(最低限のフォーマットを決める)ことがいいと思います。または、報告内容の保管場所を一本化しデータのブレをなくす方法があります。
上記の方法は既に煩雑になっている場合は困難でありますが、紙のものはデータにデータのものは集約するという作業をするべきしょう。集約するものはシンプルにして、ベンダーや社内の人に入力の障壁をなくすように心がけるとよいでしょう。

よく直ぐに何かに一本化と言いますが、一番の障壁は記入者の入力のモチベーションです。そこを如何にシンプルにさせるかがカギとなってくると思います。こうする事でベンダーからは統一されたフォーマットで入力してもらい、一つのところへ集約できます。
少なくともデータの管理が煩雑になることは防げます。横串でそれぞれのベンダーの報告内容を確認できるようなツール等が上記には適しているのではないかと思います。

 

2.ベンダー側の作業内容がブラックボックス化されていて、
     自社でコントロールできていない

 

作業内容がブラックボックス化されているというのは自分たちでベンダーをコントロールしようしとしないので起こる問題です。
または適切に作業内容を把握できずにいてベンダーに任せきりでコントロールができていないかです。
コントロールするにはまず定義して測定しなければいけません。これはITILでは「継続的サービス改善」という所で書かれている内容です。

・定義

 まずは定義ですが、ベンダーの作業を定義します。これは出した要件に対しての時間と費用を定義します。

 

・測定

 次に測定です。ベンダーが行った時間と費用。要するに工数を測定します。

 

・コントロール
 最後にコントロールですが、過去にこのぐらいの要件でこのぐらいの工数がかかったという事が分かっているので、自社で作業見積もりをする時に明確にベンダーの工数がわかります。作業内容、それにかかるコストを明確にして進めることが可能になるので、全くベンダーの作業が把握できないという事は防げるかと思います。

 

また、高額な費用をベンダーに提示されても、過去の工数を説明すれば料金を妥当にする為の交渉をすることも副次的ですが、可能となります。
こうすることでベンダーのコントロールをすることが可能になるのではないでしょうか。

 

3.ベンダーごとの対応時間などを分析し、正しく評価を行いたいが、
     管理が統一できていないため評価できていない

 

実際にどう工数等を管理するかのお話になります。
これに関してはデータを分析できるBIのツールで一本化するのが最善だと考えます。Excel等で管理したほうが、自分でマクロをいくらでも組める...と思う事もありますが、逆に色々できて何もできないというのがExcelです。

ここがメリットでありデメリットであると思います。グループ等小さい組織ではツールとしてはフットワークが軽い為、Excelが適していると思いますが、ベンダー管理となると多くの部署また会社が関わってきます。そういった影響範囲が大きいところはExcelでは難しいと思います。

また、何かの枠にはまったツールを使うことが逆にデータが洗練され分析がしやすくなるのです。
何でもいいとは思いませんが、自社にあったツールを導入か、比較的早く導入できるものが良いでしょう。
どのようなツールでもまずは浸透させるのが大変である為です。
というように管理の統一性、正しい評価をするにはデータをどこかしらに集約すべきであると考えます。

 

 

どうでしたでしょうか?ベンダーさんとうまく付き合うには自ら動かないといけない事が多いです。
直ぐに実践してみては如何でしょうか?