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導入事例 / 株式会社オージス総研様

「Sys-Doc.」サービスを活用し、業務効率を大幅に向上

~53の手順書作成と4,000の帳票削減を成し遂げ、社長賞を獲得!~

ITソリューションやコンサルティングサービスを提供する株式会社オージス総研(以下、オージス総研)のサービスビジネス第二部は、大阪ガスグループ企業で使用するPCの販売、保守、管理を扱っています。同社は、“属人化”の撤廃とチームの更なるパフォーマンス向上を図るため、社外の専門的なサービスを取り入れ、そのサービスに株式会社ビーエスピーソリューションズが提供するプロフェッショナルサービスである「Sys-Doc.」サービス(以下、シスドック)を採用しました。

シスドックによる問題解決へのアプローチ

株式会社オージス総研のみなさん
株式会社オージス総研のみなさん

シスドックにおける運用改善支援においては、まず、将来の「あるべき姿」を設定し、その上で現状を詳細に分析、「あるべき姿」と「現状」のギャップを明らかにした上で、それらを埋めるための施策を実行していくという、「問題解決アプローチモデル」を使います。

最初に「あるべき姿」を明確に定義することにより、目指すゴールを個々のメンバーが容易にイメージすることができ、問題解決へ向けた具体的な施策を、より導き出しやすくなります。

また、こうした一連のカイゼン活動のファシリテーション※を、経験豊富なシスドックのアドバイザーが担いながら、メンバーとともに、軸のぶれないカイゼン活動を実践していきます。

カイゼン活動開始、「あるべき姿」を全員で定義

平成22年5月、オージス総研では改善活動を開始。チーム全体で「あるべき姿」を以下のように定義しました。

  • お客様に一番に選んでいただけるサービス・商品を提供する部門である
  • 現状と同じ人数で、2倍の業務量をこなせるように業務の効率化ができている
  • 業務が多忙な時期にも、メンバーが休みを取得でき過度な残業を強いられることがない
  • 関係部署間で役割分担が明確になり、それに沿って分業できるコミュニケーションがとれている
  • 皆が働きたい人気の部署になるために、社内へのアピールができている

これらのゴールを達成するため、現状の問題点や課題を深く掘り下げて分析した結果、「業務フローの可視化」、「手順書の整備」、「不必要な手続きの省略」などの具体的なカイゼン策が見えてきたといいます。

活動成果が認められ、平成23年度の社長賞を獲得!

約1年間に及ぶカイゼン活動の結果、53種類の手順書の作成を行い、グループ企業全体で4,000枚もの帳票の削減を成し遂げました。平成23年7月よりチームメンバーが6名から4名となりましたが、コンテンツの記述レベルが揃った完成度の高い手順書のおかげで、業務引継ぎもスムーズに行えたようです。

こうした日々の活動と成果が認められ、サービスビジネス第二部に対し、オージス総研の平成23年度社長賞が贈られました。

今後の取り組みについて

「カイゼン活動はまだまだ始まったばかり」とサービスビジネス第二部の東野部長(写真左上)は強調します。

「カイゼン活動の成果を実感した今、これを定着化して、常にカイゼンし続ける組織体になっていくことが大事だと考えます。今年度の目標は、PCクライアントのリプレイスにおける単純作業を外注化し、自分たちの仕事の質をより高めていくことです。そのためには、更なる手順書の整備と業務フローの見直しが必要となってきます」(東野氏)。

シスドックは、お客様自身が問題点や課題と向き合い、体系立ててカイゼン活動を実践していくための適切な支援を行います。

一般的なコンサルティングサービスとは大きく異なり、シスドックではカイゼン活動の過程で習得した知識やノウハウ、カイゼンの習慣は、お客様自身の大きな財産となります。

※ファシリテーション

会議の場などで、コンテンツ(議論の内容)に対して公平な立場にたち、合意形成や相互理解をサポートする手法、技術、行為の総称。

図:シスドックによる問題解決アプローチモデル(概念図)

Sys-Doc.(シスドック)サービス担当者からのコメント
株式会社ビーエスピーソリューションズ
シスドック事業部 佐藤 陽一

平成22年5月より、オージス総研様を担当させていただいております。最初は、膨大な業務量とそれを人海戦術でこなしているメンバーの皆さんの姿を拝見し、「どのように業務カイゼンしていくか」について大いに悩みました。3回目あたりのファシリテーションで「あるべき姿」が整理され、ゴールへの道筋ができてからは、メンバーの皆さんが問題点や課題と直接向き合い、我々が目指すシスドック活用の姿が実現しました。
今後は、同社の更なるカイゼンの実現に向けた、より良いサービス提供を継続してまいります。

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