残業が多いのは祝日が多いから？｜ココが変だよ日本企業その2

前回は日本経済産業省委託調査のデータと日本在住1年から20年の外国人労働者50人にアンケートをした結果をもとに日本企業の残業が多いことを述べました。今回は外国人の視点から残業の原因について話してみようと思います。

「日本は祝日が多い！」～残業が多い原因①～

海外留学や外資などを経験した関係で、日本国内でも外国籍のお友達が沢山いる私は、よく彼らからいろいろ聞きます。

Peterは日本で仕事を始めてから12年で、日本人の綺麗なお嫁さんがいます。以前一緒に食事をするときに、Peterは「日本人の女性と結婚したら、例え仕事が早く終わってもすくに家に帰っちゃダメと聞いた」と言いました。理由を聞いたところ、「真面目ではないと思われるから、嫁に嫌われるかもしれないと聞いたから」と答えた。もちろん半分冗談ではあるかもしれないが、日本の残業の文化はなんとなく世界中に有名になっているようです。

本当にそういう文化が存在するのかがどうかはわからないが、残業の過労死になったニュースを見たら、少なくとも残業を減らす意識がないといけないと思いました。

一方、意識があるだけで何も変わらないので、残業になる原因と残業を減らす方法を洗い出すことが大事です。業務を減らすことはもちろん出来ないため、同じ業務量で仕事時間だけを減らすというのが、業務全体の見直しが必要です。

残業になる原因はいわゆる仕事が多く、片付ける人が足りないことですが、細かい原因を分析すると実は沢山な課題が見えてきます。

外国人労働者へのアンケート

日本在住1年から20年の外国人労働者50人にアンケートをしたころ、沢山のコメントを集めることができた。

「日本の祝日が多いことは有り難いが、普通の企業は祝日になるとほとんど仕事がない一方、私がいる会社は祝日になればなるほど忙しくなる。皆さんが休み使って帰国する気持ちがわかる。」（オーストラリア、旅行会社、28、女性）
「お店で販売するケーキよりも冷凍の宅配ケーキの方が売れていることは不思議、祝日前になると本当に忙しい。」（中国※、物流会社、25、女性；アメリカ、物流会社、25、男性）
※中国では、お店でケーキを購入することが普通。アメリカでは、自宅でケーキの生地から作ることが多い。日本では、冷凍ケーキを事前予約し、祝日に家に配送してもらうことが多い。

話によると、繁忙期の場合は発注書や伝票の処理で毎日4時間の残業が多く見られます。

企業の繁閑の差が大きいため、繁忙期になるとどうしても酷い残業が発生するようです。この場合は日本の終身雇用制度で正社員として雇用はもちろん適切ではないが、労働力不足不足の日本社会で外注や派遣社員の調達はかなりなお金もかかるし、業務効率や品質の管理も不安で、決して最適な解決方法ではないと考えられます。

コメントをいただいた方に確認したら、下記の課題を発見！

現場の伝票系の処理は全部手動のExcel処理となっている
繁忙期になると、単純な事務処理のようなことが膨大な仕事にある
時間が限られているためミスが増える
安定したコストで運用、運営できる仕組みが必要になる

コメントをいただいた方にアドバイスを差し上げたい！

何時間もかかる手作業がツールで処理する場合たった数秒で完成
手作業より断然に速い
エラーを起こす率が低く、アラート機能もあるツールを入れれば、ミスを減らすことができる

実際の例だと、

旅行会社ならゴールデンウイーク前に大量なチケット調整依頼（顧客情報が沢山）が来たとしてもツールで効率よく対応することができる
製造、小売り、物流会社の場合は年末に発注書処理や入荷伝票処理から出荷伝票発行までツールでミスなく対応することができる

こうすれば、繁忙期になっても、人員を増やすことが少なく、コストを抑えながら繁忙期のタスクをクリアすることができます。祝日で業務量が増えても、祝日で作業員が減ったとしても、普段のままで対応できることは業務効率の向上しかないだと思われます。一時的な対応だけではなく、今後ビジネス拡大する際にも柔軟に対応できるので、長い目で見てもよい対策だと考えられます。

次回は外国人の視点から残業の原因②について話してみようと思います。