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帳票や書類を安全に公開できていますか?
公開者・受信者の悩みを解決!
あなたに代わって安全かつ確実にお客様へお届けします

日常のビジネスシーンにおいて、オフィス文書や社内帳票、取引先への文書を電子メール(以下:メール)の添付データやファイルサーバなどを経由して共有されています。
最近ではネットワーク環境の改善により、メールでもサイズの大きなデータの添付が可能になり、気軽にやり取りができるようになってきました。ファイルサーバもストレージの容量が飛躍的に増え、管理するファイル数も格段に増えています。
しかしながら、メールやファイルサーバを用いた文書共有や文書公開には、公開する側と受信する側の相互に課題があるのをご存知でしょうか。本稿では、文書共有・公開における課題を提起し、その解決策をご紹介します。

メールによる電子文書やりとりの落とし穴

企業で利用される電子文書(以下、文書)は、個人情報や機密性の高い文書を取り扱っている場合が多く存在します。それらの文書を社内やお客様と共有する際、その手段として一番身近なツールがメールです。メールを有効活用し、タイムリーな情報共有を実現することで、ビジネススピードを向上させることができます。
例えば、お客様から寄せられた問い合わせに対し、メールやSNSなどのコミュニケーションツールを使い、対応のスピードと品質を向上させ、ビジネスの機会を増やそうとする取り組みはどの企業でも行われているのではないでしょうか。
一方で、文書をメールでやり取りする場面では、メール送信時に添付文書の誤送信から情報が漏洩する可能性があり、重大事故が発生すれば企業の社会的信頼を失う危険があります。
このような情報漏洩に関するセキュリティの問題だけでなく実際の業務で利用する際にも、注意しなければならない課題が文書を公開する側(送信する側)、受信する側の双方に存在します。

文書を公開する側の課題

文書を公開する側の課題には、前述のメールによる配信ミスだけではなく、社内のポリシーによって定められた添付文書のサイズ上限があり送信できないこともあります。また。添付文書のチェック機能やスパムメール対策により、相手にメールが届かないケースも多発しています。 さらに、何度か文書のやり取りをするうちに、最新版ではない文書に更新をかけて送信してしまうケースや、日付や時間をファイル名に用いた文書の版管理を手動で行うことで、作業が煩雑となり、事故を誘発する原因になります。

文書を受信する側の課題

一方で、文書を受信する側では、メールで受信した文書はどのように管理されているでしょうか。担当者の個人PCに保管されていたり、メールで送付された文書を命名規約がない状態でファイルサーバに溜めているといったケースが多いのではないでしょうか。また、文書のやり取りを重ねていくうちに、古い文書や誰も参照していない文書が個人PCやファイルサーバに大量に存在しているのが現状です。
その結果、最新文書の検索に膨大な工数がかかり、業務効率の低下を招いてしまいます。

何を改善すれば解決するか

文書を作成して、送信する側の課題を解決するだけでなく、文書の受信者が安全に受け取り、活用できるように仕組みを改善することによって業務の効率化を図ることができます。(図1)

メールでやり取りする文書と、ユニリタの新しいソリューション「UNIRITA Share E-DOC」を組み合わせることによって、文書を公開する側・受信する側の相互の課題を解決し、よりスムーズでセキュアな文書管理の運用を実現することができます。

「UNIRITA Share E-DOC」の特徴

文書管理の自動化や他のソリューションとの連携によるクラウド化など、「UNIRITA Share E-DOC」にはさまざな特徴があります。それらの特徴により文書管理を改善することで、文書公開の課題を一気に解決することができます。

特徴① 強固なセキュリティ

文書は暗号化されているため、第三者によって意図的に参照されることはありません。また、操作ログを記録し、文書の格納から取り出しまでの処理単位で実績管理を行うことができます。

特徴② 「雲票」との連携

ユニリタが提供する帳票クラウドサービス「雲票」(オプション)との併用で、帳票文書の生成、仕分け、印刷、配信などの完全自動化を実現することができます。「雲票」とは文書データの仕分け処理を行ったうえで、利用者向けの文書を作成し、印刷から配送または電子配信を行うクラウドサービスです。「雲票」との連携により、帳票出力後特有の、印刷、封入封緘、配送といった作業をアウトソースできます。

特徴③ 複数人での文書作業に最適

複数人で文書を共有して作業をする場合に必要な機能として、作成履歴や最新版が分かりやすい文書の版数を自動的に管理することができます。そのため、同じ部署内での文書管理の効率化を実現することが可能となります。

さらに「雲票」を起点とする「印刷アウトソーシングソリューション」や「e-文書法対応ソリューション」などと組み合わせることにより更なる業務効率化やコスト削減を期待することができます。(図2)

ユニリタでは「UNIRITA Share E-DOC」を提供し、お客様の業務改善や働き方改革を支援してまいります。

担当者紹介

プロダクト事業本部
販売支援グループ
グループリーダ
森脇 真吾

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