消費増税を前にいま急ぐべきは「通勤費管理」のシステム化　業界を代表するシステムベンダーが指南する生産性向上施策

「働き方改革」にともなう多様な 経路検索にも対応

― 消費増税を控えるいま、多くの企業が直面する問題はなんでしょう。

8％に増税された2014年を振り返ると、もっとも混乱したのが、運賃改定にともなう通勤費精算でした。今回の増税でも、同様のことが予想されます。当時は鉄道会社によって運賃改定のタイミングがバラバラだったため、システムを導入していない企業の人事部門は、新運賃への切り替えにともなう定期券の精算業務に忙殺されたのは記憶に新しいところです。全社員分の定期券について、Web上のソフトや地図を使って運賃や通勤経路の妥当性などを一つひとつチェックしていくのは途方もない作業です。それを一定期間内に完了しなければならない。人事部門の負担はきわめて大きいといえます。

― 社会的テーマとなっている「働き方改革」に逆行するような事態ですね。

ええ。人事部門の長時間労働につながるほか、膨大かつ煩雑な作業によって計算ミスが誘発される恐れもある。通勤費といえば企業にとっては固定費ですから、適切な管理で削減できればそのまま利益に直結します。企業収益に与えるインパクトはきわめて大きいはずですが、こうした状況では適切な通勤費管理などは難しいでしょう。
もっとも、通勤費管理は重要な仕事とはいえ、人材の採用や評価、育成などを担う人事部門にとって、中心的な仕事ではありません。煩雑な通勤費管理から解放することで、本来の業務に専念でき人事部門の生産性が大きく高められます。

― 「働き方改革」を実現しながら、通勤費を適切に管理する方法はありますか。

通勤費管理をシステム化することです。たとえば、当社が開発した通勤費管理システム『らくらく定期.net』では、地図情報と連動し、自宅住所と勤務先住所を打ち込むだけで、利用可能なすべての駅やバス停をピックアップしてくれます。複数の起点駅と複数の終点駅を組み合わせたすべての通勤経路が自動で一覧表示されるので、運賃や経路のチェックを瞬時に行えます。
最近では、「働き方改革」の影響から、通勤時間も労働時間の一部とみなし、通勤の負荷を減らすべく、最安経路のみならず最短時間経路や乗換回数の少ない経路の選択を許可・推奨する企業が増えています。『らくらく定期．ｎｅｔ』では、価格や距離、乗換回数などの条件を設定すれば、その条件内での検索が可能です。ですから、社内規定に即して「最安価格＋30％」といった範囲内での条件つき経路検索もできます。―システム導入によって、通勤費管理の生産性はどの程度向上しますか。当社の試算によると、社員1000名規模の会社であれば、従来330時間以上要していた作業が、わずか25分で完了させることができます。
申請者である社員がシステムを直接操作し入力。それを上長が承認し、人事部門が確認するという一連のワークフローをシステム内ですべてカバーしていることも特徴です。よって、従来の紙ベースのように、申請情報を管理システムに転記、再入力するようなムダな作業も生じません。

― 「働き方改革」や生産性向上に努める経営者にアドバイスをお願いします。

回の消費増税の際、通勤費管理で大変な混乱に陥った企業はじつに多く、その反省からシステム化を決断した例も多数あります。とくに、社員数の多い企業や、拠点間の異動が多い企業では、定期券の精算、払い戻しなどの作業は日常的に発生するもの。この作業を効率化することで得られる効果は非常に大きいです。その意味では、消費増税は社内の業務効率を見直すとてもいい機会です。システム導入を急げば、そのぶん多く導入効果を享受できます。1日でも早くシステム化を決断すべきです。
通勤費管理で生産性の向上や経営コストの削減を進めたい経営者の方はぜひ、当社にお問い合わせください。