1. ホーム
  2. UNIRITAマガジン
  3. UNIRITAマガジン一覧
  4. 帳票でもできる、働き方改革 アウトソーシングと e-文書対応

帳票でもできる、働き方改革 アウトソーシングと e-文書対応

労働人口の減少と働き方改革

人手不足が一段と強まっています。総務省発表の平成28年版「我が国の人口の推移」によれば、15歳から64歳のいわゆる労働力人口は、1995年の8,717万人をピークに年々減少を続けており、2015年度では7,682万人、2020年度では7341万人と予想されています。これは、1995年から比較すると1376万人、約15%の労働人口が減少し、今後も毎年1%程度の減少が続くことになります。
一方で、昨今のブラック企業問題で一気に拡大した「長時間労働」に対する対策要求も大きくなってきており、労働力の減少を考え合わせると、生産性の向上を伴う「働き方改革」は、企業の成長にとって、まさに待ったなしの課題です。

働き方改革の実践

このような中、働き方改革に関連するトレンドとして帳票関連では、以下の2つのトピックスがあります。

■ アウトソーシングの拡大
1つは、業務のアウトソーシングです。利益の源泉であるコア事業に経営資源を集中させ、最適化による経営効率の向上のためには、積極的にアウトソーシングを検討する必要があります。
最近では、クラウドサービスが充実してきたこともあり、アウトソーシングの導入の障壁が大幅に下がってきました。そのため、サービス導入の決定は、事業部主導で進められるようになり、スピーディーで柔軟かつタイムリーな導入が要望されるようになってきました。

■ ITを活用するための法改正を活用
もう1つ注目すべき点は、ITを有効活用し経済を活性化させるための法改正が度々行われていることです。2017年の個人情報保護法や、2015年と2016年に行われたe-文書法の改正です。
個人情報保護法は、スマートフォンの普及やIoTの展開を踏まえ、従来の情報漏洩の防止に加えて個人情報の活用という観点が加えられました。
e-文書法の改正は、大きなインパクトを持って迎えられ、それまでごく少数だったスキャナ画像による電子保管の承認件数は、2014年までの件数から一気に13倍の332件にまで増加しました。

帳票アウトソーシングの利点と課題

帳票のアウトソーシングに関しては、どのようなメリットや課題があるのでしょうか。アウトソーシングすることで、煩雑な作業を減らすことが可能ですが、運用面、コスト面を考慮するといくつか注意すべき点もあります。

■ 配送済み帳票の控えが必要
帳票の印刷から配送までを完全にプリントセンタに委託できるのがメリットですが、一方で配送済みのお客様から帳票に対する問い合わせを受けた場合、タイムリーな回答ができない場合があります。お客様に送付した文書の控えを手元で閲覧できる必要があります。

■ アウトソーシングで帳票がブラックボックス化
帳票の印刷から配送までを完全にプリントセンタに委託をしている場合、業務と帳票作成のプロセスがブラックボックス化してしまい、必要以上に帳票の数が増大している可能性があります。もしかしたら、データを修正することで帳票の種類を大幅に削減できる可能性があります。見えるアウトソーシングが必要です。

■ プリンタ性能と印刷量が見合わなくなってきた
電子化・オープン化の影響で印刷量が減少し、自社保有のプリンタのコストが見合わなくなっている場合があります。プリンタのサポート切れ、リースアップなどのタイミングでアウトソーシングすることで設備と運用のコストを軽減できます。

■ 帳票の出力から配送までをBCP対応したい
堅牢な設備のプリントセンタにアウトソースすれば、帳票の印刷はBCP対応できますが、印刷後の配送の仕組みまでを考慮すると、複数の拠点でプリントできる仕組みが重要です。

e-文書法対応による戦略活用と課題

e-文書法改正により、単に文書を電子保管するだけではなく、e-文書を戦略的に活用する事例が増加しています。

■ 請求書の発行と対応に時間とコストが掛かっている
支払いサイトが短い場合、郵送の請求書の到着を待てないお客様からの問い合わせが発生し、対応に営業が忙殺されてしまいます。e-文書を活用すれば迅速な対応で、お客様の満足度を向上できます。

■ 社内の精算処理に工数が掛かっている
多くの企業では、経費精算にワークフローが導入されているでしょう。しかし、経理の処理としては、ワークフローと証憑である紙の領収書との突合せという煩雑な作業が必要です。e-文書法の改正により、精算システムの中に電子化した証憑を乗せることで、突合せ処理の効率を大幅に向上させることができます。

■ 社内保管~CSR・監査対応などのために~
CSRや税務監査への対応のために、大量に帳票の電子保管をしている場合があります。その場合でも要求があれば一括で印刷できる仕組みを用意しておくことが重要です。

電子帳票システムで帳票保管することも可能ですが、単に保管をするだけでは、システムのコストが割高になります。そのため、ストレージにPDFを保管することで運用している場合も多いようですが、この場合、アクセス権や検索性の問題からベストな方法とは言えません。

雲票が提供する帳票アウトソーシングとe-文書活用サービスソリューション

2つのトレンドに対し、帳票クラウドサービス「雲票」が「帳票アウトソーシング」と「e文書活用ソリューション」をご提供し、お客様のニーズに幅広く対応しています。

■ 雲票によるアウトソーシングサービス
「雲票」がお客様のデータをお預かりし、帳票の生成から紙印刷、電子化など運用にまで踏み込んだサービスをご提供し、お客様の煩雑な作業とTCO削減に、ワンストップでお応えします。

■ e-文書活用ソリューション
「雲票」がデータや帳票、PDFなどをお預かりし、配信・保管・e-文書法対応まで対応。お客様データの戦略的な活用に貢献します。

「雲票」は、今後も帳票やe-文書を活用し、お客様の経営効率化のためのクラウドソリューションを強化してまいります。ご期待ください。

帳票クラウド「雲票」のエンジン 「帳票DASH! Ver2.0」リリース!

企業間を連携する戦略的帳票システムの構築も可能に

「帳票DASH ! 」は、さまざまなシステムやアプリケーションと連携し、帳票システム全体の価値を高めるシステム連携ツールです。
Ver2.0では、「Webベースの帳票データ入稿」「強化された文書管理機能」「帳票印刷管理と文書管理のインターフェース統合」をリリースし、よりスムーズかつ安全で効率的な帳票運用を実現できるようになりました。

Web環境を前提とした帳票システム運用シーンへ対応。 他企業間と連携する帳票システムの構築も簡単に!

これまでは、登録済みの帳票ファイルや帳票印刷ジョブの管理をブラウザベースで行うことはできましたが、帳票データの入稿や帳票印刷ジョブの登録などの入力処理は、APIやファイル渡しなどシステム連携が前提となっていました。
「帳票DASH!Ver2.0」では、帳票データの入稿がブラウザベースで行えるようになりました。帳票データの入稿は、予め用意した「帳票DASH!」上のフォルダへ帳票データをアップロードします。アップロードされた帳票データをもとにPDFの生成や帳票印刷が行えます。
生成されたPDFを、文書管理機能により必要なアクセス権をつけ、顧客企業などの他企業へ公開することも可能です。

強化され文書管理機能では、マルチテナントと 承認ワークフローをサポート!

マルチテナント機能により、部門ごとの運用環境や、顧客企業へ請求書などの電子帳票を公開する環境を、1つのシステム内に構築することができるため、運用コストを削減できます。
また、これまでもファイル単位/ユーザ単位に細かなアクセス権を設定することが可能でしたが、承認ワークフロー機能により更に厳格な文書の公開管理ができるようになっています。

帳票業務の一元運用が進化!

これまで帳票印刷管理と文書管理で独立していたウェブ画面やオペレーションなどのインターフェースを統合することで、帳票に関わる業務の一元的な運用ができるようになり、操作性も向上しました。

担当者紹介

プロダクト事業本部
プロダクト開発部
製品開発グループ
グループリーダ
東  賢一

関連サービス&プロダクト

帳票基盤のクラウド化を実現する雲票(うんぴょう)

帳票基盤のクラウド化を実現する雲票(うんぴょう)

帳票システムをもっと、軽く、しなやかに、カンタンにを実現するために、企画・設計・開発・運用・保管・管理など、企業の帳票業務に有効な機能を、必要なときに必要な分だけ利用できるこれまでの帳票パッケージやツールとは全く違う、新しい帳票クラウドサービスです。また、アウトソーシングやさまざまな SaaS と組み合わせることで、さらに柔軟かつ手軽な帳票運用を実現します。

印刷機能と文書管理機能を融合 | 帳票DASH!

印刷機能と文書管理機能を融合 | 帳票DASH!

帳票管理・作成/帳票ツール「帳票DASH!」は、様々なシステムやアプリケーションと連携し、帳票の一元管理を実現します。

まずはお気軽にお問い合わせください。

どのサービスが一番適しているの?課題がまだまとまっていない。。。 こういう事例はある? 見積もりだけでもいい?

  • 東京本社 03-5463-6381
  • 名古屋事業所 052-561-6808

※受付時間:平日9:00~17:30

お問い合わせフォーム