文書共有・公開における課題

普段何気なく使っているオフィス文書や社内帳票、取引先への帳票といった情報をメールやファイルサーバを経由して共有しているケースを多く見かけます。

最近ではメールにおける添付ファイルの容量制限やネットワーク技術の向上により、これまで以上にスピーディに送受信できる様になり、またファイルサーバもストレージの容量が飛躍的に増えたことで管理出来る文書数も著しく向上しています。

しかしながら、メールやファイルサーバでの文書共有および文書公開には、文書を公開する側/受信する側の相互に課題があることをご存知でしょうか。

・添付するファイルが大きすぎてメール送信できない
・スパム対策用のフォルダに振り分けられてお客様や相手側に
 メールが届かない
・相手先の設定に依存して自動的にブロックされて相手側に
 メールが届かない
・最新版を送っているつもりが最新版ではない場合がある
・手作業で文書を公開している
・文書を受信した人が運用ルールに則らずに
 ファイルサーバなどへアップロードしており、
 どの文書が最新版なのか分からない
・文書管理が受信者任せの運用になっているため、
 担当者個人のPCで管理されている
・文書管理における文書や運用の引き継ぎが行われずに、
 属人化している

ユニリタの「文書公開サービス」では、これらの公開する側、受信する側、相互の課題を解決し、よりスムーズでセキュアな文書管理の運用を実現することができます。

文書公開サービスの導入効果

  • 大容量ファイルのスムーズな取扱い

    大容量のファイルを登録し、登録URLを送信することで、メール添付の際の容量を制限に触れることがなく、相手側に登録文書を通知できます。

  • 文書管理運用の効率化

    文書管理運用はすべて文書公開サービス上で管理されるため、担当者の異動などによる引き継ぎもスムーズにできます。

  • 最新版の管理が不要

    文書の版管理を自動で行うため、最新版の管理を容易に実現することができます。過去分の文書についても参照することが可能です。

  • 承認された文書の公開

    承認機能があるため、関係者の承認後に文書を公開することができます。

  • 帳票生成と文書管理の両立

    帳票自動生成機能もあるため、基幹システムなどから出力される帳票も一元管理することができます。

文書公開サービスにより、情報を作るプロセスだけでなく、文書の受信者が安全に受け取り、活用できる情報公開プロセスを自社で構築・管理・運用することができます。また、業務を安全かつ効率的に実行することができるため、取引先やパートナー、お客様に対してのサービスレベルを向上させることも可能です。

文書公開サービスの特長

文書登録

  • 文書公開サービスへのデータの登録はWebブラウザを経由して文書データを登録します。データの登録はオフィス文書をはじめ、あらゆるデータ形式の文書を登録することができます
  • スキャンデータも登録可能であるため、e-文書法・電子帳簿保存法などの法対応のための準備も可能です
  • 基幹システムなどで出力されたデータも登録が可能です

帳票作成・出力

  • 雲票サービスを利用して、システムから出力されたデータを帳票形式にすることができます
  • 帳票形式になったデータを印刷や取引先へ公開することも可能です

文書公開

  • 登録された文書は手動または自動で公開が可能。自動で公開する場合には、あらかじめ指定した日時を設定することにより公開することができます
  • 文書公開は文書のドキュメント承認後に自動公開することもできます

まずはお気軽にお問い合わせください。

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