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ExcelとBPMツールの違い

BPMツール「ARIS」がExcelと異なる7つのポイント

POINT 1

表記ルールのコントロール

多人数で均質なモデルを作成することができる

POINT 2

モデルの集中管理

モデル作成/維持メンテを中央でコントロールできる

POINT 3

リポジトリ管理

企業としてのビジネス用語を統一し、変更時の影響先を分析することができる

POINT 4

モデル間リンクの保障

業務の上下関係・前後関係のリンクを維持することができる

POINT 5

多言語展開

同じモデルを多言語で展開することができる

POINT 6

バージョン管理と差分比較

変更履歴を蓄積し、比較分析することができる

POINT 7

レポ―ティング

台帳類の作成を効率化したり、抜け漏れを防止することができる

表記ルールのコントロール

自由度の多いエクセルで均質なモデルを作るには、均質なスキルを持った人が書く必要があります。「ARIS」はルールを強制し、誰が書いてもある程度均質なモデルになります。

ARIS

表記ルールを強制

表記ルールを強制
  • 表記ルールを企業として統制することができる
  • 誰でも更新を引き継ぐことができる

Excel

人間系でルールを守らせる

表記ルールを強制
  • 凡例を作っても強制はできない
  • 人が作ったエクセルフローは他人には更新できない

モデルの集中管理

すべてのモデルがサーバーで集中管理されるため、進捗管理、権限管理、品質管理等を中央でコントロールしやすくなります。

ARIS

承認版/レビュー中/構想段階のフロー等、すべてが常に共有されている

表記ルールを強制
  • 最新の更新状況が常に把握できる
  • 権限設定により作成/閲覧者をコントロールできる

Excel

最新版は作成者のローカルPCにしかない

表記ルールを強制
  • ファイルをサーバーに保存するタイミングは人依存
  • 誰でも更新できる/閲覧できる

リポジトリ管理

ARISは組織・業務・システム・帳票等、すべてのオブジェクトの名称(ビジネス用語)をDBで一元管理し、企業とのしての用語統一を推進します。

ARIS

“One Fact One Place”用語の定義を一元管理できる

リポジトリ管理
  • 一ヶ所を変更すればすべてのモデルに反映される
  • 変更の影響先を事前に把握できる

Excel

作成者によって用語がバラバラになる

リポジトリ管理
  • 同じかどうかは作成者にしか分からない
  • 変更時にはすべてのフローをめくってみる必要がある

モデル間リンクの保障

モデル間の上下関係・前後関係のリンクは、モデルの名称や置き場所を変えても途切れません。上下/前後の整合性をチェックすることも可能です。

ARIS

一度繋いだら途切れないリンクの整合性チェックも可能

モデル間リンクの保障
  • 上位フローのオブジェクトを下位フローの前後間リンクとしてコピーすると自然に繋がっていく

Excel

ハイパーリンクは途切れやすい

モデル間リンクの保障
  • 一覧表とフロー間、フローとフローの間でハイパーリンクを維持し続けるのは一苦労

多言語展開

項目フィールドが言語別に用意されているため、対訳を用意すれば同じモデルを多言語で共有し、海外展開に活用することができます。

ARIS

同じモデルを多言語で表示可能

多言語展開
  • 標準プロセスの海外展開には必須機能
  • 訳語の一括エクスポート/インポートが可能

Excel

コピーして翻訳することになるが、変更があったらコピー元・コピー先の変更が必要

多言語展開
  • 標準プロセスを日、英、中で展開しようとすれば、Excelでの管理はほぼ不可能

バージョン管理と差分比較

プロセスは部分的に変わっていきます。どこがどう変わったのか、変わるのか、正確に把握することはエクセルでは不可能です。

ARIS

モデルごとにバージョンを累積的に記録、任意のバージョン間で比較可能

バージョン管理と差分比較
  • バージョンを記録していくことで、ある任意の時点でのプロセスを再現したり、互いに比較することが可能となる

Excel

別名コピーしてバージョンを上げてゆくが、変更履歴は属人的になりがち

バージョン管理と差分比較
  • 人間系によるバージョン管理(変更履歴管理)は担当者が変わると限界

レポーティング

ARISはデータベースなので業務一覧や画面・帳票類の台帳など、フローから抜け漏れのない一覧レポートを出力することが得意です。

ARIS

ARISを正として台帳類を出力することで、抜け漏れのない要求仕様を提供

レポーティング
  • モデルに登場する業務、機能、システム、画面、帳票類は抜け漏れなく一覧化できる

Excel

一覧表や台帳類は別途作成。維持管理ができなくなる

レポーティング
  • すべてバラバラに作成、バラバラに維持メンテするため、整合性をとるのが非常に難しい

サマリ:ARISをお勧めできるユースケース

ARIS

  • 多人数でフローを描こうとする場合、ARISの様々な集中管理機能、チェック機能が活きてきます
  • モデルを継続的に維持メンテする場合は、リポジトリ機能やバージョン管理機能が必要になります
  • 企業や事業体全体を対象に広く網羅的に可視化する場合、費用対効果を出しやすくなります
  • 標準プロセスや標準システムの海外展開において、ARISはグローバルスタンダードです

Excel

  • 一人で書く、または、ある表記法に精通した少数精鋭で作成する予定であればエクセルでも可能です
  • 何かに活用した後で捨てるつもりであれば、エクセルの方がお勧めです
  • 特定部署の業務改善やシステム部分改修などのために限定的なフローを書くだけであればエクセルでも良いかもしれません

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