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Excel業務効率化

「脱Excelで業務全面刷新」の発想から 「Excel業務ごとの課題に応じた対策」へマインドチェンジ!

多くの企業で利用されているMicrosoft Excel。その利用用途はドキュメント作成から、表計算、グラフ作成、入力フォーム作成、業務アプリケーションなど、ビジネスのさまざまな場面で活用されている万能ツールです。

一方で、情報公開速度が遅くビジネススピードに追従できない、多大な集計作業のコスト、マクロ老朽化、異動などによる引き継ぎなど、多くの課題を抱えるケースが多く、その対策として、各社「脱Excel化」を図ろうと検討するもうまくいかない、という声を聞きます。

ユニリタが考える「真のExcel業務効率化」は、「Excel業務を全て刷新する」のではなく、「Excel業務ごとに発生している、特有の課題に応じた対策」を取りそろえることにより、部門、企業、取引先単位で行っているExcel業務の効率化や業務改善を実現します。

さらにデータの改ざんやExcelマクロ処理を外だしすることで、統制を踏まえた仕組みへと変革し、企業変革を促進させることができます。

STEP1 Excel 業務刷新における対象の選定

ユニリタでは日頃からお客様のExcel 業務に関する情報を収集しています。
お客様から頂いた数々の声を、業務ごとにくくり、対象業務の規模の大小を縦軸に、定型・非定型を横軸にした散布図に業務をプロットすると以下のようになります。

プロットした業務を分析したところ、対象業務がチーム単位以上で、かつ定型業務に近い部分(網掛部分)に関して、
自動化・効率化が可能なExcel 業務特有の課題が発生しています。
ユニリタでは、課題に応じた解決案をソリューションとして提供することで、
各Excel業務に存在するお客様の課題を解決します。

STEP2 対象業務ごとに課題を洗い出す

次に業務ごとの課題を洗い出します。 
Excel を利用した対象業務ごとに、課題は異なります。お客様が陥りがちな対象業務の課題を洗い出すことで、対策を講じる上での情報源となります。

取引先やグループ会社間での情報連携手段の1つにExcelを活用しているお客様が多くいます。取引先は頻繁に増えたり減ったりするので、なかなか具体的なシステム化に踏み込めません。また、会社が異なるので、簡単にExcelのフォーマットを変換することもできません。

データ授受方法の大半はメールでやり取りし、担当者が件名や添付ファイルを確認後手動でダウンロードします。その後データのチェック、集計、転記作業を手作業で実施しますが、ここにも多くの工数・手間が発生します。

最終的にできあがったExcelを取引先・グループ会社に再度メールで送信します。ここでも手作業とチェックの工数・手間が発生します。

経営報告資料などの管理資料も、Excel 業務を代表する1 つです。しかし、多くの企業ではデータ集計、加工作業に追われ、経営から求められる情報提供速度に応えられていません。また、Excel では容易にデータを操作できてしまうため、経営判断を左右する重要な情報が改ざんされるリスクが常に付きまといます。

しかし、Excel から他のレポーティングツールに変えるとなると、経営層が見慣れたレポートの形を変えたくない担当者もいれば、レポートの提供方法もタブレットから従来の紙に至るまでバリエーションが多岐に及ぶため容易ではありません。

予算編成業務では、「課→部→事業本部→全社」と組織階層ごとに集計作業が発生します。しかも最上位の全社単位で集計した結果、「全社数字は達成するが、組織単位での集計結果が当初の計画と合わない」といったことが発生します。

そのため、再調整の差し戻しが何度も必要となり、その度に集計作業が発生し、非常に多くの時間を費やすことになります。また、予算編成専用のソフトもありますが、非常に高価であるため、なかなか導入には至れません。

課やチームといったより現場に近い業務でも、Excel は多用されています。その中で問題となるのは、定型化した業務です。

業務の大半は転記・集計・チェック中心、手順ややり方は口伝、もしくはテキストで業務がやり取りされていますが、マクロなどがある場合、ロジックまでは継承されない事が多く、結果、担当者が異動・もしくは退職した途端にブラックボックス化します。また、分析項目の増加などから集計対象のシステムが増えたり、システムそのもののデータ量増加によりExcel を立ち上げるだけで数十分かかってしまうこともあります。

STEP3: 対象業務ごとの課題に応じた課題解決案

最後にExcel 対象業務の課題を洗い出した後、課題を解決するための方法論を検討します。1 つの業務でもお客様によってはいくつもの解決案が存在するため、最適な解決案を選択する必要があります。ユニリタが提供するソリューションによる解決案は以下の通りです。

Excel 業務効率化ソリューション:事例・活用シーン

上記の解決案における事例および活用シーンとなります。多くのお客様がそれぞれの解決案を採用する事により、Excel 業務の効率化を実現しています。

事例・活用シーン1

106 社の連結対象小会社の決算処理を四半期ごとに年4 回手作業で実施していた。各社からメールで送られてくるデータの格納・集計・出力処理など、合計2人月かかっていたExcel 連結会計業務の完全自動化を実現しました。

事例・活用シーン2

営業が個々に行っていた情報共有をWeb レポーティングツールにより基盤化。営業3,000 名がほしいデータをいつでも検索できるようになり、かかったコストは1 人800 円!

事例・活用シーン3

本社はSAP、アジア拠点はSFDC と異なるデータソースからデータを抽出、Excel で加工しグローバルな経営分析資料を作成していたが、この解決案を採用することにより分析業務の作業効率が85% 向上!

事例・活用シーン4

従来は、最低でも14 プロセスかかっていたExcel 予算編成策定プロセスを、この解決案を採用することにより1/2 に短縮!

事例・活用シーン5

メインフレーム、DWH、各BI 製品など、複数のデータソースからExcel へデータを抽出し、集計作業を実施していたところ、この解決案を採用することにより、データ抽出を自動化し集計業務の処理工数最大80% 削減に成功!

~機能、インタフェース~

ソリューション全体図

ソリューションMAP

機能 詳細 製品
データ連携・加工機能 文字コード変換 Waha! Transformer
フォーマット変換
マルチレイアウト変換
集計
統合・分割
クレンジング
結合・マッチング
帳票出力
SQLDB読込
SQLDB書込
FTP
SFTP/FTPS
運用要件 複数システム間運用連携 A-AUTO
定型レポーティング Web定型レポーティング Report & Form Warehouse
Webデータ抽出
PDF
Excel
モバイル
予算編成
DBデータ抽出 データ抽出 MyQuery
非定型検索
明細
集計
クロス集計
HW要件 オンプレミス・クラウド Be.Cloud

ホワイトペーパダウンロード

脱Excelではなく、Excelを生かして業務効率を上げる方法

「クラウドサービスで実現するExcel業務効率化」も合わせてご紹介!

目次

・STEP1 現場のExcel業務の課題の洗い出し
・STEP2 洗い出された業務課題を深掘り
・STEP3 深掘りされた課題に応じたアプローチ
・クラウドサービスで実現するExcel業務効率化
・Excel 業務効率化ソリューション事例・活用シーン

ダウンロードはコチラ

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