業務要件定義で記述する業務フローで忘れがちなもの

忘れ物はありませんか?

ITのリプレース、新規業務機能の開発の際、業務フローを記述すると思います。業務の流れに沿って、誰が、いつ（何のタイミングで）、何をインプットにして、何の機能を使って、何をアウトプットするのか?、を連綿と記述することになります。

例えば、販売管理であれば、引合、見積、受注、出荷、請求、入金・・・と業務で必要となる情報と担当を記述して行くことになると思います。

まず、マトリクスでバリェーションを整理して、業務の開始条件と終了条件を明確に、粒度に気を付けて、インプットとアウトプットを明確にして・・・など細かいテクニックと注意事項はありますが、何とかユーザレビューを経て完成となるかと思います。

この業務要件定義で記述する業務フローに忘れがちなものがありますので、経験を踏まえて、注意喚起としてご紹介したいと思います。

マスタ管理プロセス

なぜかマスタ管理プロセスが抜け落ちる場合が多いようです。販売管理であれば、得意先、商品やサービスの価格など、購買管理であれば仕入先、仕入価格などです。共通して品目マスタも重要です。

リプレースの場合、「新システムのマスタがどのようになっているかわからないので、現システムをベースとしたプロセスを書いても意味ないんじゃないの?」という意見もありますが、マスタのどの項目に誰が責任を持っているのか?という点が重要になります。マスタデータが間違っていれば、その後の取引データは当然不正になりますし、登録が滞ればビジネスのスピードが落ちてしまいます。

「現行システムベースで」という前提付きで、誰の依頼で誰ががマスタ登録し、どのように承認され、リリースされるか?という観点でプロセスを明確化しましょう。また、新規登録だけでなく変更や削除のプロセスも明確にしましょう。

新システムとなれば、マスタ管理プロセスの設計はさらに重要です。新しい役割・責任が自部門に来ることに反発する部署もあるでしょうが、部門の役割と責任を議論してマスタ管理プロセスを設計しましょう。