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Excel業務効率化の特効薬 -使い慣れたExcelを最大限に活用した業務改善-

Microsoft Excelは皆様の業務において最も使用されているツールの一つです。しかしながら、Excelへ依存することによる課題も多く存在することをご存知でしょうか。Excel業務ごとに発生している課題に応じた対策を講じることによって、Excelの利便性を活かしたまま業務効率化が可能です。今回はユニリタの業務改善ソリューションを活かし、皆様の一番身近なExcel業務の効率化を図るための方法をご紹介します。

Microsoft Excelの課題

多くの企業で利用されているMicrosoft Excel。その利用用途はドキュメント作成から、表計算、グラフ作成、入力フォーム作成、業務アプリケーションなど、ビジネスのさまざまな場面で活用されている万能ツールであり、もっとも身近なツールです。

出典:キーマンズネット「企業におけるIT投資状況」 http://www.keyman.or.jp/at/30009539/
2017/04/13 注:出典元のURLは会員サイトになります。ご了承ください。

上記グラフの上位5位までを見ても、Excelを業務で使用している割合が高く、特に集計業務など比較的業務部門に近い部門でExcelは利用されていることがわかります。
Excelは万能ツールである一方で、担当者による転記ミスや目視による確認などの工数増加によって、情報公開速度が遅くなり、その結果として意思決定が遅れ、昨今のビジネススピードに追従できないといった課題があります。そのほかにも多大な集計作業のコスト、マクロ老朽化、異動などによる引き継ぎ、Excelファイルの散在など、さまざまな課題を抱えるケースが多くあります。
上記のような課題の対策として、各社「脱Excel化」を図ろうと検討しますが、費用が高額になってしまう、現行業務の継続性を担保できないなどの理由から、うまく進めることができないという声を聞きます。

Excel業務刷新における対象の選定

Excel業務を業務単位にカテゴリ分けし、対象業務規模の大小を縦軸、定型、非定型を横軸にした散布図に業務をプロットすると以下のようになります。

Excel業務をプロットし分析したところ、対象業務がチーム単位以上、かつ定型業務に近い部分(上図緑部分)に関して、自動化や効率化が可能なExcel業務特有の課題が発生しています。これらのExcel業務特有の課題を解決することで、Excel業務を効率化することが可能となります。
Excelを利用した対象業務ごとに課題はそれぞれ異なります。Excelを業務に活用する際に陥りやすい課題を洗い出すことで、課題に対する有効な解決策を講じることができます。

対象業務ごとの課題の洗い出し

Excelを利用した対象業務ごとの課題を整理してみると大きく4つのExcel業務特有の課題に分けることができます。

これらの課題は情報システム部門で発生しているのではなく、特に業務部門に発生している課題ということがわかります。洗い出した課題に対して、それぞれに改善のアプローチを行うことによりExcel業務特有の課題を解決することができます。全てをシステム化するのではなく、業務に影響のない範囲でシステム化し、Excelの利便性を活かしながら業務効率化を実現させる必要があります。

ユニリタが考えるExcel業務効率化ソリューションの全体概要図

ユニリタが考える「真のExcel業務効率化」は、「Excel業務を全て刷新する」のではなく、「Excel業務ごとに発生している、特有の課題に応じた対策」を取りそろえることにより、部門、企業、取引先単位で行っているExcel業務の効率化や業務改善を実現します。使い慣れたExcelのインタフェースはそのままにすることで、業務への影響を最小限に抑えながら業務効率化と業務改善を可能とします。
さらにデータの改ざんやExcelマクロ処理を外出しすることで、統制を踏まえた仕組みへと変革し、業務変革を促進させることができます。

ユニリタではこれらのExcel業務効率化ソリューションを提供し、お客様の業務改善や働き方改革をご支援させていただきます。

担当者紹介

プロダクト事業本部
販売支援グループ
中島 規彰

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EXCEL業務効率化ソリューション

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さらにデータの改ざんやExcelマクロ処理を外だしすることで、統制を踏まえた仕組みへと変革し、企業変革を促進させることができます。

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