株式会社ユニリタ（本社：東京都港区、代表取締役 社長執行役員：北野 裕行、東証スタンダード市場：3800、以下 ユニリタ）は、帳票業務のDXを支援する「まるっと帳票クラウドサービス」で、インテリジェントコンテンツ管理プラットフォーム「Box」とのシームレスなデータ保管を可能にする「Box連携オプション」の提供を開始したことをお知らせいたします。

本オプションの導入により、電子配信された帳票があらかじめ指定した「Box」のフォルダへ自動的に保管され、見積書や契約書などの関連資料を一元管理できるようになります。これにより、経理・情報システム部門が管理する帳票データと、営業部門をはじめとする現場メンバーがアクセスするクラウドストレージ内の関連資料が整理されます。部門ごとに異なるシステムを管理することで発生するアクセス権やツールの分断によって生じていた、資料の捜索や共有の手間を解消し、全社的な業務効率化に貢献します。

■ ツールの最適化による「資料の分散」― DX推進後に生じた新たな課題

「まるっと帳票クラウドサービス」は、業種を問わず帳票業務のペーパーレス化やDX推進に貢献し、請求書や納品書などの「紙と郵送」の業務から「電子配信」への移行を支援してまいりました。

しかし、帳票の電子化が進む一方で、多くの企業で「DX推進後の新たな課題」が浮き彫りになっています。電子請求書発行システムは取引先への迅速な配信に優れていますが、配信された帳票は「社内の担当営業が過去の実績を確認する」など、社内での日常的な情報共有にも多く用いられます。現在、多くの企業が「外部配信は電子請求書発行システム」「社内共有はファイルサーバやクラウドストレージ」と、ツールの特性に応じて、帳票データの管理方法が異なっている状況です。

その結果、電子請求書発行システム内には請求書、社内共有ストレージには見積書や契約書というように、関連資料がそれぞれのシステムに分散管理されることで、実務における資料の確認や共有の際に複数のシステムを行き来するといった運用の煩雑さが生じていました。

■ 「まるっと帳票クラウドサービス × Box」がもたらす解決策

取引に関する全資料を「Box」へ一元化し、管理・共有をシンプルに

このたび提供を開始する「Box連携オプション」により、「まるっと帳票クラウドサービス」で配信された帳票は、部署名や取引先名などのキーワードを元に、指定した「Box」の格納フォルダへリアルタイムで自動保管することができます。また、自動保管された請求書と同じ「Box」フォルダに、営業部門が作成した見積書や契約書を格納することで、一連の取引資料を適切に一元管理できます。これにより、データの分散を防止し、全社的な業務効率化とDX推進後の課題解決に貢献します。

■ サービス概要と今後の展開

「まるっと帳票クラウドサービス」は、導入負荷や運用の軽減に加え、指定の用紙・封筒のみならず、多様な用紙・封筒、圧着はがき、さらには宅配便や信書便での発送まで、企業独自の複雑な帳票要件に柔軟に対応できるクラウドサービスです。

今回の「Box」との連携により、電子帳票発行システムの導入に伴う多様な課題を包括的に解決し、帳票業務全体のDXをさらに推進します。

「まるっと帳票クラウドサービス」は、今後も企業のペーパーレス化やDX推進を支援するとともに、今回の「Box」連携のように、デジタル化によって生じた新たな課題を解決し、お客様の業務負担を軽減する最適なソリューションを提供してまいります。