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【2016年2-3月号】 情報活用は、課題解決を仕組み化=ODMするフェーズへ (Operational Decision Management)

情報活用は、データをもとに判断するフェーズから、仕組み化して継続的に改善するフェーズへ

情報活用は、データをもとに判断するフェーズから、仕組み化して継続的に改善するフェーズへ

これまでの情報活用は、『あるべき姿』と『実態』のギャップを検証するためにデータの数値化・指標を作成することで進められてきました。これは実態を数値により表し、見える化するものです。 これらの情報をもとに判断・洞察を行い、業務オペレーションを展開することで、課題の把握・課題解決を推進し、業績向上に至ります。しかし、この様な「活用する情報→アクション→効果測定・フィードバック」までをとりまとめて、これらの管理業務をシステム化することを達成しているケースはまだまだ多くありません。 もちろん、ビジネスは定型的なプロセスで全てが解決する訳ではありません。M&Aや事業撤退などの予測困難な事態に対処しなければならないケースもあります。 しかし、これら以外の日常の業務オペレーションに関わる「判断業務→意思決定→アクション」を、ビジネスプロセスの制御・管理を通して、迅速且つ確実に遂行する仕組みを構築することにより、一層のパフォーマンス向上がもたらされます。これは管理品質の底上げとも言えます。この手段としては、制御・管理するKPI(KeyPerformance Indicator)とそのビジネスプロセスを「見える化」、「自動化」することにより、属人的でなく、一層効率的なものへ継続的に改善・改良して提供していくことが望ましいと言えます。

情報活用を仕組み化するアプローチの勘所は以下になります。

  1. 管理視点と業務オペレーションの「見える化」「標準化」
  2. ナレッジ共有と、管理指標に沿った適正な業務オペレーションの遂行による属人化の排除
  3. システム連携・連動による業務オペレーションの自動化
  4. 管理業務にかかる人件費や工数(人手)の削減
  5. 日常の業務オペレーションにおける意思決定のスピードアップ

属人的なビジネスプロセスをシステム化する

経営層の方々から「管理をシステム化したい」といった要望をよ
く伺います。
例としては、

  • 「東京の管理者の実施内容を、上海の総経理やシンガポールのマネージャにも徹底したい」
  • 「部下に任せておきたいが、もっとパフォーマンスを上げられるのではないか?」

優秀なマネージャや管理者により「管理する」機能が有効に働いている間は安心ですが、オーソリティにより視点や内容が異なっていたり、「管理する」という仕事が属人的になっていることへの危惧から、上記のような要望が出てくるのではないのでしょうか。

経営層の方々は、業務オペレーションに関わる「 判断業務→意思決定→アクション」のビジネスプロセスを確実に遂行する仕組みの構築を望まれています。

伝票(トランザクション)系処理の業務プロセス設計を情報活用へ応用する

実際、伝票(トランザクション)系処理の業務プロセス定義については、例外無く、標準化・承認プロセス設定・イレギュラーケース対処など、ビジネスプロセスの制御・管理を定義します。しかし、前述のような情報活用の見える化や情報リテラシーについては、あまりこのような取り込みが実施されていません。残ったドキュメントと業務引継では限界があるのかもしれません。それはリテラシーの部分がシステムとして取り込まれていないがためです。アウトプット作成だけでなく、これらを活用しての「判断業務→意思決定→アクション」というビジネスプロセスの制御・管理もシステム化に盛り込む必要があります。

阻害要因としては以下が考えられます。

  • 収益性・採算性/達成度合/伸長度合/生産性/比較等、計数・管理指標が多岐にわたる
  • ビジネス判断に有用な各種の計数・管理指標を整理しきれない
  • ビジネス自体や商品ごとのステージに対する異なる管理視点対応が必要、また時間経過とともに変化・変更も求められる
  • 様々なセグメンテーション=軸/切り口がある
  • 商品シリーズ別採算管理(PL)など、現有システムで実現出来ていない粒度(メッシュ)での管理視点がある
  • グローバル対応など、横串での情報活用が出来ていない
  • 想定される業務オペレーション/アクションを決めきれていない

アウトプット(作表・帳票)定義作成を すっかりしなくなった現状

現状のシステム開発においては、EUC(End User Computing)でのアウトプット作成となることも多く、きちんとアウトプット(作表・帳票)定義を作成していないケースも見受けられます。かつてのシステム開発においては、定義書(以下の項目を含んだドキュメント)をきちんと作成していました。

  1. アウトプットid:名称、タイトル(ヘッダー)
  2. 目的(管理目的、戦略指標/プロセス指標& しきい値~想定アクション)
  3. オーナ組織・管掌部門、利用ユーザ(および利用制限等)
  4. 提供/利用サイクルとタイミング、形態(オンデマンド(UI),バッチ(PDF,XLS,CSV))
  5. データソース~データ項目&粒度(メッシュ)、関連情報(業務・データフロー図)

特に「②目的(管理目的、戦略指標/プロセス指標&しきい値~想定アクション)」が重要であり、それらがもたらす想定効果の見通しと作成にかかる工数・費用とのROIについても同時に検討されてきました。

しかし、これらの成果物も時間経過とともにメンテナンスされず、現状との乖離が生まれていき、最終的には活用されなくなってしまうケースも多く見受けられます。これにより、アウトプットだけが残りながら、そもそもの目的やそこからのアクションが不明確になり、次第に使われないシステムへと遷移します。

情報リテラシーの高いオーソリティが実施する管理業務プロセスやノウハウが埋め込まれた当初の意義が継承されていかないのです。

さらに、一般企業においては、ジョブ・ローテーションの関係から、就任から3年経過にて異動=ジョブ・ローテーション対象となり、最長5年で人事異動となるケースが多く見られます。こちらも継承性が確保されない要因のひとつとも言えます。

「ARIS」活用 for ODM (Operational Decision Management)

「ARIS」はユニリタが提供するBPM(ビジネスプロセスマネジメント)ツールです。

業務プロセスは、「組織」が提供する「ファンクション」によって「データ」を変換しながら、何らかの「アウトプット」を生み出す一連の活動です。この定義をそのままモデリング手法に適用するのが「ARIS HOUSE」のフレームワークです。「組織」、「ファンクション」、「データ」の構造を整理した上で、これらの企業資産を「アウトプット」の種別ごとに時系列に沿って組み合わせることによって「プロセス」を描きます。「組織」、「ファンクション」、「データ」、「アウトプット」が「プロセス」を通じてどのように関連し合うのか?という事を正確に表現することができます。

「ARIS」を、業務プロセス定義の分野に留まらず、管理視点から情報活用、業務オペレーションへのプロセスを設計・仕組み化する分野への活用が有効です。5W1Hに抜け漏れなく、個人差の少ない業務フローを描くことができます。

「ARIS」記載の業務プロセスにおいて、各種の計数情報や指標(およびしきい値)が、管理視点からの切り口で連携され、ユーザに提供されます。ハイパーリンク設定による連携で、業務プロセスに沿ったアウトプットがオンデマンドでユーザに提供されます。これにより、情報リテラシーの高いオーソリティが実施する管理業務プロセスを仕組み化し、広く管理業務の質を向上することが出来ます。結果として、管理視点の標準化を実現し、早期の課題解決を通した業績向上を実現します。

ユーザ操作イメージ(右図)を紹介します。日次・週次・月次などそれぞれのジョブ・ディスクリプションに対応した業務プロセスのフローとともに、必要な情報を入手・活用することができ、必要な業務プロセスへの連携・連動も表現・実装されていきます。

担当者紹介

奥村 誠悟

営業本部 東日本営業二部
コンサルタント

奥村 誠悟

私は大学卒業後、新卒で一部上場製造業に就職し、経理部門、IT部門、グローバルビジネス管理部門などでの業務を経て、現在に至るキャリアを持っています。この経験を活かして、ビジネスサイドにおける視点からのIT活用や課題解決に向けた様々な分野の情報発信を心掛けて参りました。今後も、お客様の実業務に役立つユニリタのソリューションをお届け致します。

製品・サービス

MyQuery

BPM(ビジネスプロセスマネジメント)ツール | ARIS

企業内の戦略・プロセス・ITの整合性を取りながら、 継続的な改善を進めるには、企業資産をより効果的に可視化、分析、共有する必要があります。ARISプラットフォームは、その実現のための方法論(メソッド)と基盤(機能群)を提供します。

Report & Form Warehouse

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「Report & Form Warehouse」は管理帳票と情報活用を融合させ、1つの基盤で提供することにより、ITコストを削減しつつ、情報活用を促進させる情報活用レポート基盤です。

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