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【業務課題解決ソリューション】 現場で企業データの活用できていますか? 真の企業データの活用は レポーティングツールにあり!

ビジネス推進

ビジネスを推進する上で、さまざまな企業内のデータを活用して経営情報の可視化を行い、経営方針の決定や施策の立案を行うことは、今や 当たり前のことになっています。さらに、最近では現場でいかに企業データを活用して、業務の効率を上げるかも重要になっています。

現場におけるデータ活用を例に挙げると、SFAやホームページ、SNS、インサイドセールスの情報などを活用して営業を行い、店舗ではPOSのデータから売れ筋や在庫の過不足を予測して発注します。さらに工場では、在庫や受注状況を見ながら生産数をコントロールしています。このように、データを基にした業務の意思決定が各現場でも当たり前となっており、企業データの活用は業務の効率を上げるばかりでなく、無いと正しい方向に業務を推進できない状況です。

その反面、インターネットやデバイスの進化によって、企業内で扱われるデータ量は昔に比べ著しく増加しています。また、システムのログやIoTによるセンサーデータ、いわゆるビックデータといわれるデータなど、ただ単に明細の形で見るだけでは人間が把握できる量の限界をはるかに超えたデータが取り扱われることも当たり前になりつつあります。膨大、かつ、さまざまなデータは、現場に展開するだけでは、データの意味も理解されず、活用されません。活用するためには、データを分析して傾向や関係性を浮き彫りにする必要があります。

分析するためのツールとしてBIツールなどがありますが、これらのツールは一定以上のITリテラシーを必要とすることがほとんどで、現場の人に渡して「さあ使ってください」ではうまくいきません。日本においては2000年代からBIツールが普及しました。その際、高価で高機能なBIツールをさまざまな業務の社員に展開したが、「ほとんどの社員はデータを分析せず、定型レポートを見ているだけ」といった企業も多いのではないでしょうか。

このため、最近では現場利用も含めたデータ活用には、膨大、かつ、さまざまなデータから、傾向や関係性を表やグラフ、図や画像を使って、直観的に見て理解できるように変換する「Data Visualization(データビジュアライゼーション)」が重要視されてきています。データウェアハウスやBIツールが広まっていった中で「Data mining(データマイニング)」という言葉を聞いたことがあると思います。Data miningは傾向や関係性を見つけることを指すのに対し、Data Visualizationは発見した関係性を見えるようにすることまでが含まれます。少量のデータであれば、人が直接データを見る、または表計算ソフトを使って傾向や関係性を表すことはできますが、ビッグデータのように膨大で、場合によっては整理されていないデータは、Data Visualizationまで行わないと傾向や関係性はわかりませんし、他の人に伝えることもできません。このData Visualizationを実現し、現場も含めて企業データの活用を推進するツールとして、レポーティングツールが注目され始めています。

ITリテラシー

帳票ツールは画像やグラフを組み合わせた、現場の人にもわかりやす い表現ができます。しかし、多くはバッチ処理での作成となり、作成され たデータ(帳票)は印刷した紙の配布や、PDFをメールで配信する必要があります。別途配信するための仕組みの開発や、電子帳票などの製品と組み合わせる場合もあります。また、バッチ処理でデータを作成するため、作成した時点(過去)のデータとなっており、リアルタイム(最新)のデータの可視化には向いていないと言えるでしょう。ただし、BtoCや BtoBなど社外とのやり取りや公的な書類の作成、ITリテラシーや配布先の環境によっては、まだまだ紙が必要な場面が多く、いわゆる従来の帳票作成においては重要なツールとなります。

一方 BIツールは最新情報を見たいときに、見たい分析結果を見ることができます。表とグラフの組み合わせが主となり、見せることよりも利用者がその場で分析して傾向や関係性を探し出すことに特化しています が、表現力は帳票やレポーティングツールに比べて劣ります。最近はダッシュボードとよばれるレポーティングに近い機能もあります。しかし、冒頭で述べた通り、高機能で一定以上のITリテラシーを必要とするBIツールは、随時経営のかじ取りをする経営・マネジメント層や、企画部門などの部門での利用は非常に有効ですが、それ以外の職層や一般社員の誰もが活用するには難しいのが現状です。さらには、高価なライセンスを全ての社員が利用するには多大なコストがかかるため、多くの企業では全社での活用は進んでいません。

実際、2016年のBIツール利用における課題として、「ライセンス費用が高額/ライセンス体系が合わず利用範囲を拡張できない」という意見が4割弱を占め、1番の課題となっています。企業データを活用するという意味では、BIも帳票も重要なツールです が、今後現場も含む全社的な企業データの活用には、レポーティングツールを組み合わせて利用することがキーポイントになります。

分析が重要な経営・マネジメント層、企画部門は、高価でもさまざまな分析機能を有したBIを活用し、リテラシーやコストの影響を最小限に抑えて幅広くデータを活用する現場にはレポーティングツールをお勧めします。

なお、最近はマーケティングオートメーション(以下、MA)がBtoBの企 業でも積極的に導入され始めており、分析というとマーケティング部門の名前も挙がると思いますが、分析はMAツール側で実装されていることが多く、また分析した結果をいかに経営層や現場に伝えるかが重要となるため、SFAやMAツールとレポーティングツールを組み合わせると効率的です。

マーケティングオートメーション

ツール利用者数を見てもわかる通り、レポーティングツールは対象となる人数も多く、実はビジネスへの影響も大きいツールです。ここの改善をしなければ、全社的に企業データを活用しているとは言えません。レポーティングツールによるData Visualizationを実現して、データに基づいた意思決定を経営から現場までが行えるように改革し、真の企業データ活用を実現して厳しい競争環境を勝ち抜いていきましょう。

ユニリタではレポーティングツールだけでなく、帳票からBIまでデータ活用製品とその導入実績、さらにはデータ活用のコンサルタントと、企業データの活用に関わる様々なノウハウがあります。企業データの活用を推進したい、データ活用が進まなくてお悩みの方は、是非ユニリタまで相談ください。

レポーティングツールの特徴

誰にでも使える操作性

BIツールとは違い、利用者は分析の専門家を対象としていません。特にトレーニングすることなく、またITリテラシーに影響なく、誰でもすぐに使える優れた操作性に特徴があります。また、利用できる環境も重要です。一般社員から経営層まで、さまざまな層の方へレポートを配信する機能が必要となります。さまざまな現場環境での利用を想定し、Webブラウザだけでなく、PCがない環境でも使えるようタブレットやスマホなどのモバイル対応も重要な特徴となります。

多彩なレポート表現

直観的に見て傾向や関係性をわかりやすく表現できる多彩なレポート表現が特徴です。表、グラフ、図、画像などの表現力はもちろん、それらのデータを複数組み合わせて表現できることが必要となります。また、レポートはビジネス環境に合わせて、随時追加や修正が必要になります。GUIの設定で容易に作成できる生産性の高さも重要な特徴となります。

セキュリティ機能

企業データの活用を容易にするということは、データが多数の利用者の目に触れることになります。場合によっては、全社員にオープンにできない情報もあるため、レポートや出力データのアクセスを、利用者の役職や職務などで適切にコントロールする機能が必要になります。

他システムとの連携

レポーティングツールは、傾向や関係性を可視化するために、レポートに必要なさまざまなデータを他のシステムから抽出・加工して、傾向や関係性を数値化する必要があります。ただし、データの抽出・加工については、ETLなどの連携ツールを組み合わせて実現することもできますので、レポーティングツールに必須ではありませんが、システムを構成する上ではデータ抽出・加工の検討も重要になります。

担当者紹介

水原 正

プロダクト事業本部
販売支援グループ
販売支援チーム リーダー
水原 正

製品・サービス

非公開: 経営情報可視化ソリューション

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ユニリタの「経営情報可視化ソリューション」は、経営情報のレポート作成に関わる「データの収集」から、「レポートデータの準備」、「レポートの作成およびレポートの配信」までを自動化することにより、Excelによるレポート作成の課題を解決します。

Report & Form Warehouse

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「Report & Form Warehouse」は管理帳票と情報活用を融合させ、1つの基盤で提供することにより、ITコストを削減しつつ、情報活用を促進させる情報活用レポート基盤です。

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