Menu
  1. HOME
  2. ユニリタマガジン
  3. 2018年UNIRITAマガジン
  4. クラウドレポーティングソリューションを利用してクイックスタート! 現場に負担のかかっている経営情報可視化の業務改善方法、教えます。

クラウドレポーティングソリューションを利用してクイックスタート! 現場に負担のかかっている経営情報可視化の業務改善方法、教えます。

経営情報の可視化

企業データの活用により業務の効率を上げる際に必要となる「経営情報の可視化」ですが、多くの企業ではExcelを使った手作業によるレポート作成のため、逆に情報の収集や加工といった作業が現場の大きな負担になっています。今回はユニリタの クラウドレポーティングソリューションを利用して、経営情報可視化業務を改善する方法をご紹介します。

昨今、話題の「働き方改革」。そのための業務改善として、特に日本の長時間労働の是正は急務となっています。企業でも、法改正への対応、過労死や健康被害、サービス残業などの告発による企業イメージのダウンなど企業リスクを回避するため、さまざまな取り組みが進められています。ある調査では、働き方改革を推進している企業の4割強が、取り組む施策として「業務の効率化」をあげており、働き方改革の実現には必要不可欠な施策であることが見て取れます。
一方、ビジネスを推進する上で、さまざまな企業内のデータを活用して「経営情報の可視化」を実践し、経営方針の決定や施策の立案を行うことは、今や当たり前になっており、いかに企業データを活用して、業務の効率を上げるかが重要になっています。
ところがこの「経営情報を可視化する業務」ですが、業務の効率を上げることが目標にもかかわらず、情報の収集やレポートの作成などの作業が現場の大きな負担となっているという話をよく聞きます。
ユニリタで昨年実施した、Excel業務効率化セミナーのアンケートでも、1、2位の課題が「経営情報の可視化」「予算編成業務」となっており、経営企画部門でも経営情報の可視化、特にExcelによる手作業のレポート作成に課題がある企業が多いことが見て取れます。事実、経営企画部門では、50%以上が「週15時間以上」、20%以上が「週30時間以上」、10%以上の企業では「週50時間以上」も情報収集や資料作成に時間をかけているといったデータもあります。経営情報を可視化するためのExcelによるレポート作成業務に非常に工数を取られ、本来の活用(可視化されたデータの分析や施策の検討)にまで手が回っていない企業も多いのではないでしょうか。

なぜExcelによる業務では時間がかかる?

では、なぜExcelによる業務では時間がかかるのでしょうか?

なぜExcelによる業務では時間がかかる?

レポート作成業務では、まずレポートを作成するために、それぞれのシステム、例えば販売の実績データは基幹システム、案件に関するデータはSFAなどから、データを取得する必要があります。また経営情報としては、先行指標や予実管理の情報も合わせて可視化するために、各事業部門や拠点から計画データを集めなければなりません。Excelなどのファイルで集めたデータは別々のファイルですので、まとめるために転記が必要となります。また、すべてのフォーマットが同じであれば転記してすぐにまとめられますが、多くの場合システムや部門ごとにフォーマットが違ったり、項目が違ったりと、別途Excelで加工や集計をしなければなりません。しかもファイルは欲しいタイミングでもらえないことの方が少なくありません。「ちょっと待って」と待たされ、残業している姿などを見たことも多いのではないでしょうか。
月末や月初になると経営企画部門や提出用のデータを取りまとめる営業支援などが夜遅くまで残ってExcelデータを作成しているといった光景は、こうしたことが原因の一端にあります。また、データを転記しただけではExcelのレポートは作成できません。マクロや手作業で報告用のレポートの形に成形する必要があります。
次に出来上がったデータを関係各所に配布するといった作業もあります。Excelファイルを特定のフォルダにアップしておけばOKといった場合であれば、まだ楽ですが、メールで送付したり、紙で印刷して配布となると、ここでも結構な時間がかかります。
さらにはExcelファイルで配布した場合は、

  • 配布中に誰かが間違えて数値を変更/削除し、データが正しくなくなった
  • いったん作成したExcelに修正があって再度Excelファイルを作成して送っても、どのExcelが最新かわからなくなり、データのデグレードが起きた

といったデータの正確性に関する問題も少なくありません。このようにExcelでのレポート作成は、担当部門に「データ収集の手間」「データ加工の手間」といった問題が存在し、その結果、時間や工数がかかってしまいます。しかも転記やExcelマクロの実行など随時手作業が発生するため、これら一連の作業を覚えて運用していく必要があります。手順書などのドキュメントを整備していけば、誰でも実施できるかもしれませんが、大抵の場合ドキュメント化されず、属人化していきます。このため一時的に人手をいれて実施しようとしても、なかなか対応できないのが現状です。

data-lazy-loaded

その結果、担当部門の大きな負担となってしまい、業務の効率化どころか、本来の業務への圧迫にもなってしまっています。

ここまで頑張って毎月レポートを作成しても、レポートを見る経営層からは、「もっとリアルタイムにレポートが見たい」「損益のレポートは週次、できれば日次で見たい」などさらなる要求が出てくることも多いのではないでしょうか。

関係各所で課題も解決策も違う

人手がかかっていることが問題であればシステムを導入して自動化すればいいということになりますが、単純にレポート作成のレポーティング・ツールだけを導入すればいいかというと、そうでない場合も多いです。
経営情報の可視化には、「レポートの作成」だけでなく、「データの収集」「レポートの配信」も必要となります。さらには、これらの仕組みに対してサーバを立てて導入となると、インフラ、ハードウェアの運用からアプリケーションの管理と、IT部門がかかわらないと運用が難しくなります。Excelでやっていたころは事業部門だけで運用できていたものが、IT部門に依頼することになります。一方、昨今のIT部門はリソースが限られており、新しいシステムの運用を始めるとなるとなかなか手が回らないといった問題もあります。たとえ運用の問題が解決していざ導入検討となっても、新しいシステムでは今まで使い慣れたExcelのフォーマットから別の仕組み(例えばWebなど)となるため、インターフェースが大きく変更となり、現場からの抵抗によってなかなか導入が進まないといったことも少なくありません。

解決にはクラウドレポーティングソリューションでクイックスタート

これらの問題を解決するのがユニリタのクラウドレポーティングソリューション「経営情報可視化ソリューション」です。 「経営情報可視化ソリューション」では、Excelでレポートを作成する部分的なところだけでなく、「データ収集」「データの加工処理」「収集・加工されたデータからのレポート作成」をまとめて実現することができます。「データ収集」では、使い慣れたExcelファイルからのデータ取り込みが可能なため、現場の使い勝手を変えずにデータ収集・加工をおこなうことができます。
「経営情報可視化ソリューション」を用いることで、スケジュールによる実行や、ファイルやメールをトリガにした実行など、設定のみで自動化できますので、月末の締めや、現場からのデータの完成を待って残業する必要もなくなります。例えば、月末の31日中にデータを特定のフォルダにアップしておけば、夜間に自動的に収集処理が走ったり、ファイルをアップしたタイミングで自動的に処理を行います。
出来上がったレポートはWebから閲覧できるため、レポートを見たい人は自由なタイミングで閲覧できるようになります。レポートの配信にかかっていた工数も不要です。リアルタイムにレポートが見られるだけなく、日次の損益把握、さらには事業計画や販売予測のデータを組み合わせることにより、損益予測や先行指標も含めたレポートなども提供できます。
これらの機能は、お客様の業務に合わせて構築いただけるアプリケーションを、ハードウェア、OS、ネットワークインフラから、その運用監視までを含めて、PaaS(Platform as a Service)の形で提供しており、IT部門の工数を最小化した仕組みの構築、運用を行うことができます。

「経営情報可視化ソリューション」の導入効果

  • クラウドによる、ハードウェア、OS、インフラや監視などの運用サービスもまとめて提供されるので、クイックスタートを実現できます
  • ハードウェアやOSの運用管理が不要なので、業務部門だけでも利用 することができます
  • インターフェース(Excel)を変えず利用できるので、現場の負担を増やすことなくデータの収集・加工・集計工数を削減できます
  • データ収集からレポート作成まで自動化により、無駄な待ち時間や、遅延による残業などがなくなります
  • お客様の業務特徴に合わせたカスタマイズができます。さらにレポート追加サービスで、リモートによるレポート作成支援が毎月受けられます

このように経営情報可視化ソリューションを導入することにより、レポート作成を担当する部門の業務効率の改善や、集めるデータを作成する事業部門の負担を軽減することができ、働き方改革を実現することができます。それだけではなく、経営情報可視化の業務改善により、本来必要な分析や、それをもとにした施策の計画や実現など、単なる業務改善だけでなく、本来の企業情報活用の促進にもつながります。
経営情報可視化が業務の負担となっている方、レポート作成で手一杯になり分析や企画など本来の業務ができていないと感じている方、ぜひユニリタまでご相談ください。

経営情報可視化ソリューション

担当者紹介

プロダクト事業本部販売支援グループ
販売支援チーム
水原 正

会社情報に関するお問い合わせ

製品やIR以外の当社に関するお問い合わせ、本HPに関するお問い合わせなど、総合お問い合わせフォームより受け付けています。

お問い合わせフォーム