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【業務課題解決ソリューション】業務知識のお預かりサービス 業務フローを自社で維持管理する 体制がないお客様へのご回答

「ビジネスの外部環境変化に即応するため、業務の属人化の排除、標準化、自動化に取り組まなければならない。」
「現状の業務フローとそれに関連する業務課題やシステム課題を整理しなければならない。」
「将来的にはこのような情報(以後、業務知識と総称します)を維持管理し、日々の自律的な改善活動に活かしたい。」

そうお考えの業務改革推進責任者の方々は多いと思います。しかし、いざやってみようと思うと、ルール決め、体制整備、現状ヒアリング、文書化、そのためのツール運用にかかる工数や費用は意外とかさみます。しかも、関係者は業務フロー作成など初めての経験、現業優先ですから十分な時間もありません。このような背景から、「BPM(ビジネス・プロセス・マネジメント)に取り組みたいが、人も予算も限られている。社内合意しやすい範囲の費用で始め、人はアウトソースすることができないか?」という声をよくお聞きするようになりました。本稿はこの課題にお答えする新サービスのご紹介です。

どんなサービスですか?

本サービスのスコープ 図1:本サービスのスコープ

BPMの難しさは現状業務フローの書き起こしに手間がかかることだけではありません。むしろ、業務フローが出来上がった後、そこにどんな課題を見いだし、どんなTo-Beを書き、どうシステム化し、どうやって継続的に改善サイクルを回してゆくか?が難題です。しかし、多くの企業は現状の業務フローさえ整理がされていないというのが実態で、これでは先に進めません。そこで本サービスはまず、「業務フローと業務課題の整理」にフォーカスし、これを早く安く、なるべくお客様の人手をかけずに実現することを支援します。

ご利用画面イメージ 図2:ご利用画面イメージ

お客様は必要な時にWebから本サービスにアクセスし業務フローを閲覧できます。その業務に対する課題は付箋を白板に貼るように、業務フローに対してコメントを書き込むことができます。現場のユーザーやラインマネジャー自身からネット上で課題を収集することができるようになります。改革推進者はその課題を別画面で整理し、グループ化、因果関係の分析などを行い、次の施策を企画することができます。業務一覧や課題一覧はダウンロード可能です。本サービスのスコープはまずはここまでです。

業務フローを始めとする各種モデルはWebから自由に閲覧可能ですがお客様は編集できません。作成、編集はお客様のリクエストに応じてユニリタが実施します。モデルに対して「課題」などの付箋を貼り付け、整理画面でグループ化したり、因果関係を描いたりすることは、お客様ご自身で実行可能です。

業務フローの書き起こしや変更はどのように行うのですか?

初回の書き起こし時はお客様がお持ちの既存業務フローや業務一覧をユニリタにご提供いただきます。最新でなかったり、互いにつながっていなかったりしていても結構です。ユニリタがドラフトを書き上げ、Web上でお客様にレビューいただく形式で進めていきます。お客様専用のSlackのチャンネルなどを用意し、コミュニケーションをとることで迅速に作業を進めていきます。また、必要に応じてお客様先にお伺いし現状のヒアリングを行うこともできます。初回立ち上げの工程およびその後の変更作業は本サービス費用とは別枠のコンサルティングサービスとして提供します。

本サービスとコンサルティングサービスの切り分け 図3:本サービスとコンサルティングサービスの切り分け

どんなBPMツールが利用されるのですか?

業務フローを書く道具はExcel、Visioから専門のBPMツールまでさまざま、価格帯も無償のものから数百万円するものまで大きな幅があります。知っておいていただきたいポイントは、「絵」を書くのか、「データ」で残すのかの違いです。ExcelやVisio、(その他、昨今ではクラウドサービスで無償のドローイングツールもたくさんありますが)これらで書けるものはあくまでも「絵」に過ぎません。従って、絵の中の一部(例えばある業務へのインプット)が変更された時、別の絵のどの部分にまで影響が及ぶか、ということは当然わからない訳です。一方、「絵」を書いてゆくと裏で「データ」を保存してくれるのが専門のBPMツールです。業務ステップ、関連する組織、システム、画面、入出力データ、KPI、課題などが、それぞれデータとして互いの関係性を持って保存されます。これにより変更前に影響範囲を確認したり、シミュレーションしたり、ワークフローシステムの実装に活かしたりするということが可能になります。皆様のお悩みは、その両者に大きな価格差があることかつ、その違いを経営層に説明しにくいということでしょう。本サービスでは業務フローは「絵」ではなく、「データ」として生成して後の活用に備えます。なお、ユニリタでは自社ツールを開発し、順次機能強化してゆく計画です。

どんなメリットがありますか?

顧客志向への回帰、DX(デジタルトランスフォーメーション)や働き方改革の潮流の中で、昨今はIT部門主導ではなく事業部門主導で自らの業務を可視化し、既存ビジネスの変革や新規ビジネスの立ち上げを企画しようとする企業が増えています。当然ながら事業部門には業務フローを作成し維持管理する体制や役割はありません。一方のIT部門は分業が進み、システム構築時の業務フローは開発ベンダーが作ってくれるというケースが多いようです。必然的に業務フローの書き方はベンダーごとにバラバラ、つながりはアプリケーションごとに閉じた形になってしまいます。本サービスでは、業務フローを管理する役割を代行すると同時に、全社共通の業務可視化の方法論(モデルの階層化の考え方や書き方、つなぎ方のルール)をご提供します。業務は組織やアプリケーションの枠を超えてつながっています。エンド・ツー・エンドでつながっている業務フローを手にして初めて、事業部門は事業の改善サイクルを検討することができます。IT部門はアプリケーションごとに分業していた担当者がビジネスの全体像を理解し、より経営や事業に貢献できるITソリューションを検討することに役立つはずです。お客様自身でBPMツールを調達し、利用ルールを定義・維持してゆくコストの代わりに、本サービスの利用をご検討いただくことを想定しています。(図4参照)

お客様の悩み

事業部/事業部ITの視点
業務フローを維持管理する役割がない
どう活用すれば良いかわからない
コーポレートITが動いてくれない
費用化したい
コーポレートITの視点
ベンダーごとに成果物フォームが異なるが、標準化させる統制力がない
随時最新化する人の余力がない

本サービスの付加価値

事業部/事業部ITの視点
役割を代行、費用化
業務可視化の共有方法論を提供
お客様には「活用」にだけフォーカスしていただく
コーポレートITの視点
アプリケーション開発/保守運用の品質向上、工期短縮、標準化推進
IT部門に上流シフトの機会をご提供

終わりに

ユニリタでは従来、BPMツールとしては「ARIS(アリス)」を推奨し、販売代理店を務めてまいりました。ユニリタの「ARIS」推しは変わりません。ツールを買うということは自社で利活用するということです。そのような方針や体制があるお客様には引き続き「ARIS」の活用を支援していきます。すでに「ARIS」をお持ちのお客様には、前述の業務可視化方法論はご案内しています。本サービスは「ARIS」の代わりになるものではありません。本サービスは、自社では業務フローを書き起こしたり、維持管理する方針ではないが、BPMには取り組みたいというお客様に対する一つのソリューションと捉えていただきたいと思います。サービス費用やサービス内容の詳細については順次、ユニリタホームページに公開してまいりますのでご参照ください。

担当者紹介

冨樫 勝彦

ビジネスイノベーション事業本部
BPM部
部長

冨樫 勝彦

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