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  4. 【業務課題解決ソリューション】本部と店舗のつながりを強化し、 売上を「最大化」する「STORE+」

本部と店舗のつながりを強化し、
売上を「最大化」する「STORE+」

~コミュニケーションの活性化により、コア業務に注力できる環境づくりを~

日本における社会課題の1つとして、少子高齢化による労働力人口の減少があります。総務省の発表では昨年ついに15~64歳の生産年齢人口が6割を切り、大企業でさえも新たな人材を確保することが難しい状況となっています。この状況の中ですべての企業において業務効率化がさらに注目されており、業務効率化を実現する手段の1つとして、ほぼすべての業種においてICT導入による効率化や省力化を進める動きが加速しています。

本稿では、人材不足が特に深刻化している店舗運営を行っている企業が抱えている課題に注目し、その課題解決の一助となるユニリタの新クラウドサービスをご紹介します。

店舗運営を行っている企業が抱える課題

本部・エリアマネージャーの課題

店舗への指示・管理・集計に時間を取られる

  • 本部やエリアマネージャーから店舗への重要な情報がきちんと伝わらない、伝わっているのか分からない
  • 指示した作業の進捗状況が把握しづらい
  • FAXやメールで送られてくる売上情報などの各種報告を集計するために時間を取られている

 

店舗側の課題

コア業務である「お客様のためにかける時間」が十分確保できていない

  • 定例業務に加えてFAXやメール、電話など、バラバラな伝達手段で指示が来て、やるべきことが整理しづらい。
    今日やらなければならないことが把握できない
  • 他の店舗の売上が上がっている要因はなにか。他の店舗の成功体験を共有できない
  • 場所や時間、シフトの問題でなかなか相談できない
  • 紙のマニュアルでは意図やポイントがきちんと伝えられず、実践できない
  • パート、アルバイト従業員が定着しない

ここに挙げた課題の多くは、本部・エリアマネージャーと店舗間、店舗同士、店舗内などさまざまな「やり取り」に関連したものです。

図1:指示・報告の流れ

鍵は「コミュニケーション」「マネジメント」

店舗運営の鍵は「コミュニケーション」と「マネジメント」です。
前述の課題のほとんどは、この「コミュニケーション」と「マネジメント」のいずれかに分類することができるので、次にそれぞれを詳しく見ていきます。

コミュニケーションの活性化

「各種やり取り」の多くはコミュニケーションが大きく関わっています。コミュニケーションをとる相手ごとに次のような課題があります。

本部と店舗

通達や指示を受ける側からすれば、バラバラな手段で送られてくる指示を自分で整理して管理しなければなりませんし、ときには自分には直接関係のない情報が混ざってくることもあります。これでは、指示された側も混乱し情報の整理に手間がかかってしまいます。
指示を出す側は受ける側の負荷を和らげることを考える必要があります。情報共有、作業指示といったカテゴリで整理し、通達手段の統一を図り、優先度や期日管理なども整備することで店舗側の負担を軽減できます。

エリアマネージャーと店舗

エリアマネージャーは多くの担当店舗を抱え、すべての店舗を回るにも時間がかかります。このため、担当するすべての店舗とタイムリーなコミュニケーション手段を持つことが必要です。

店舗内従業員

企業とお客様が接する最前線が店舗です。店長やリーダ、パートナー(アルバイト)といった店舗内従業員(スタッフ)は「店舗の顔」です。スタッフ同士のコミュニケーションが良いとそれがお店の雰囲気としてお客様にも伝わるため、コミュニケーションは店舗運営の重要なファクターとなります。
勤務中のコミュニケーションはもちろんですが、接客に重きを置く中で十分な会話を持てない、直接伝えづらいことも出てきます。この不足する部分を埋める仕組み作りも必要となります。

店長など同一役職者同士の横のコミュニケーション

働く店舗が異なり普段一緒に仕事はしていないが、同じ悩みや課題を持つ人同士が気軽にコミュニケーションをとれる場を提供することは組織力を高めるうえでも重要です。
例えば、「売上が伸びている店舗は何が違うんだ?少しでも参考になる情報を知りたい」といったことを気軽に発信し合える環境は、心理的安全性を高くすることにもつながります。

図3:店舗運営で必要となる コミュニケーション

マネジメントの無駄を軽減

前述の「コミュニケーションの活性化」の中で、本部やエリアマネージャーといったマネジメント側から情報の発信と報告を行う流れと、それに伴う課題についてお伝えしましたが、マネジメントする側として直接マネジメントに関係しない作業に時間を取られてはいませんか?

状況の見える化

指示した内容がきちんと伝達されているか、指示内容の実施状況はどうなっているか、未実施店舗の確認や、期限前に必要な店舗にリマインドしたい、といったニーズはよくあるのではないでしょうか。マネジメントにとって、このような管理作業をいかに手間をかけず、正確に行うことができるかが重要です。

報告方法の統一

指示した内容に対する報告のチェックや、集計データを用いての「分析」、「分析結果を基にした次のアクション検討」などに時間を使いたいはずです。しかしながら、実態としては報告が「FAXで送られてくる」、「メールにExcelが添付されて送られてくる」、「メールにVMD(Visual Merchandising)の写真が添付され送られてくる」などバラバラなため、データ集計するためのデータの転記(再入力)や、送られてきた写真の整理といった余計な作業に時間を取られていることが多いと聞きます。

このような二重作業の無駄を省き、本来やるべきことに時間を費やせるような仕組み作りが求められます。
なお、最近は、「働き方改革」ソリューションとして、FAXや手書き書類をAIやRPA(Robotic Process Automation)を活用して自動で電子化するといった記事を多く見かけます。既存の仕組みを変えずに行う手段としては良いと考えますが、本来は仕組みそのものを見直すことも必要と考えます。

「STORE+」のコミュニケーション

STORE+のコミュニケーションは「通知・共有・つながり」

マネジメントのためのコミュニケーション

  • お知らせ(情報発信)、作業指示(タスク)など自由なカテゴライズで情報を発信
  • エリアマネージャーが統括する店舗と密なコミュニケーションを行うためのチャットグループでタイムリーなコミュニケーションをサポート

 

店舗売上最大化のためのコミュニケーション

  • 情報を「共有」「指示」などにカテゴライズして整理することで必要な情報を確認
  • 自分が未確認の情報や未対応の指示を一覧表示
  • カレンダーで期日を整理
  • 店舗や同一の役割を持つ店長など自由なグループ作成でつながりを強化するチャットを提供
  • チャットで伝えづらい場合は、その場で1on1や複数人でのTV会議に切り替え意思疎通を向上へ
  • 写真に手書きのメッセージを添えて特定の人に対して「ありがとう」の気持ちを気軽に伝え合うことができる“サンクスカード”により従業員同士のコミュニケーションを活性化

 

マネジメントのためのコミュニケーション

  • お知らせ(情報発信)、作業指示(タスク)など自由なカテゴライズで情報を発信
  • エリアマネージャーが統括する店舗と密なコミュニケーションを行うためのチャットグループでタイムリーなコミュニケーションをサポート

 

「STORE+」のマネジメント

  1. 店舗運営の効率アップ
    必要な情報を漏れなく情報配信して、今日やるべきことが一目でわかり、確実に実行を促すわかりやすい画面を提供します
  2. 工数削減
    紙やメールでの伝達業務から解放し、工数を大幅に削減します。また情報共有も容易に行えます
  3. 店舗状況の把握
    店舗の業務状況を見える化することで、リアルタイムに効率的に状況を把握でき、迅速な店舗の課題発見と対応が可能です
  4. 店長の負担軽減
    業務タスクが煩雑 → 店長の負担 → コア業務ができない → さらに店長の負担といった負のスパイラルがなくなります
  • 作業指示の報告用入力フォームを自由に作成できます
    ex:売上報告、QSC+H(Q:クオリティー、S:サービス、C:クリンリネス+H:ホスピタリティ)、診断などのフォーム、各種アンケート
  • お知らせ(情報発信)や作業指示(タスク)の実施状況などをビジュアルかつスピーディーに確認でき、どの店舗や誰が未実施なのかといった詳細な確認も簡単に行えます
  • 作成した報告用フォームを用いてすべての報告手段を統一、報告で上がってくるデータの集約が可能となり、集計のための再入力作業が不要になります
  • 入力されたデータをすぐに活用できます
  • 店舗のVMD指示などその場で写真を撮って送られてきたものをまとめて確認することができます
  • チャットとは別にテーマごとにグループ討議が可能です。期限設定や投票機能などで討議の進行をサポートします

「フォーム」イメージと閲覧状況や実施状況を確認

動画活用

「STORE+」では動画を活用いただくことも想定しています

伝える:

文書で想いまでを伝えることは結構大変なことです。例えば、企業の基本理念やトップの想いを、動画を用いて自らの口で伝えることでより伝わりやすくすることができます。

マニュアル:

各種仕事内容を紙のマニュアルで作業のポイントを押さえて伝えることはハードルが高いと言えます。マニュアルを紙から動画にすることで、作業内容を視覚で確認でき、よりポイントを押さえた実践的な教育が可能となります。 

パートナー(アルバイト)の職場環境向上

SNSが普及したことで動画による「アルバイトテロ」という新たな企業リスクが出てます。十分な教育はもちろんですが、それだけではなく、「その職場で働くことが楽しい」、「自身の成長につながる」などの仕組みを持つことで、このようなリスクを低減させることにつながると考えます。

「STORE+」のチャットや「ちょっとしたありがとう」を伝えるサンクスカードは、周りから見られているという感覚を与えながら店舗内従業員の関係強化に活用いただけると考えています。
このように「STORE+」は、店舗運営の鍵である潤滑な「コミュニケーション」と的確な「マネジメント」を実現し、業務の効率化と職場環境の向上を図ることで、店舗運営における働き方改革を促進します。

ご興味のある方はお気軽に担当者までお声がけください。 

担当者紹介

渡辺

クラウドビジネス本部
オープンインキュベーションセンター
センター長

渡辺 孝則

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