営業活動のレポート作成業務効率化

営業活動のレポート作成業務でよくある問題点

そのため、実際のレポート作成業務では、担当者が複数の業務システムからさまざまなツールを使用して顧客情報やセールス活動、案件状況などのレポート作成に必要なデータを抽出し、その後、Excelを使ってレポートを作成しているケースが多くみられます。

担当者自身でデータの入手が難しい場合は、IT部門へ依頼することになりますが、そのIT部門もデータ抽出や集計、加工の処理に工数を取られて、データの提供に時間がかかり、必要な時に欲しい情報が得られないといったことも発生します。
また、入手できたデータもシステムごとにフォーマットがバラバラで、クレンジングやフォーマットの統一に時間がかかります。

さらに、データの整理を行った後、最終的なExcelでレポートを作成する際にも、データの集計やコピーなどを手作業で行うことにより、人為的ミスが発生するリスクが高まります。

このように営業のレポート作成業務にはまだ多くの課題がありますが、ユニリタでは「営業マネージャー向けレポート作成業務効率化」ソリューションによりこれらの課題を解決し、業務の自動化・効率化を実現します。

ケーススタディ

今回紹介する事例は、月次の売上実績推移表のレポート作成をExcelで行っているお客様です。
経営企画部門の担当者が経営会議に必要なレポートを数日かけて作成していましたが、「営業マネージャー向けレポート作成業務効率化」ソリューションを導入することで、作業時間を約1/15まで削減することができました。

課題

衣料メーカーA社は、関東・中部・関西に営業拠点を持ち、営業人数が80名程の中規模の会社です。

7年前に営業活動の生産性向上を目的として、SFAシステムを導入しました。各営業メンバーは日々の営業活動をSFAへ登録し、営業のチームリーダーはその情報を基に各メンバーの活動状況を管理していました。
チームごとに毎月の案件件数や訪問件数を管理し、案件のステージ状況を把握するなどSFAが提供するレポート機能を使って営業メンバーとチームの活動を効果的に管理していました。

一方、自社の売上全体を把握するためのレポートは、経営企画部が担当していました。各営業チームの実績情報はSFAのレポートから確認できましたが、キャンペーンによる実績情報はSFAのレポートでは判断できず、各営業拠点で作成しているExcelの管理資料を確認する必要がありました。しかし、各営業拠点で管理するExcelデータは拠点ごとに項目の並び順や集計単位が異なり、全社の情報を統合するには都度営業リーダーに内容を確認するといった手間のかかる作業が発生していました。

また、SFAから抽出する情報の一部は別途IT部門に依頼する必要があり、欲しい情報を入手するまでに数日かかることもありました。
結局、経営企画部の担当者は、SFAと各営業拠点の管理するExcelの資料から必要な情報を集めて、Excelを駆使して対応する経営会議レポートの作成業務に約45時間もの時間がかかっていました。

対策

経営企画部の担当者は、SFAにデータを集約しSFAのレポート機能を利用することで経営会議のレポートを作成できないか調査を進めましたが、各営業拠点で管理する情報の一部はSFAでは管理できないデータが含まれるため、統合できないことがわかりました。そこで、これまで多様なデータ活用ソリューションの紹介を受けていたユニリタの営業に相談しました。

ユニリタが紹介した「営業マネージャー向けレポート作成業務効率化」ソリューションは、あらかじめデータ抽出項目などを定義したカードをブラウザでクリックすることで必要な時にSFAのデータをExcelに抽出することができ、また、複数のExcelのファイルから別のExcelへ簡単に集計・転記できるツールも提供されているため、課題であったレポート作成にかかる業務時間を大幅に短縮しました。

効果

レポート作成に必要なデータを経営企画部の担当者自身で抽出することが可能となり、また各営業リーダーが作成したExcelデータの集計・転記作業を自動化することで、これまでのレポート作成業務にかかっていた時間を約1/15の3時間まで大幅に短縮することができました。

また、手作業によるミスもなくなったため、会議で間違いを指摘されてレポートを修正するといった問題も解決しました。

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