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  4. 【業務課題解決ソリューション】営業活動のレポート作成業務効率化

営業活動のレポート作成業務効率化

~ その作業、効率化しませんか? ~

営業の活動状況を正確に把握するためのレポートは重要な資料となります。しかしながら、営業マネージャーが行うレポート作成業務に関して、「各業務システムから必要なデータの抽出」「Excelへの出力」「複数データのマージ」などといったさまざまな課題を抱えているお客様も少なくありません。

本稿ではこのようなレポート作成に対する課題を解決し、業務効率化を実現する「営業マネージャー向けレポート作成業務効率化」ソリューションをご紹介します。

営業活動の管理・分析の現状

営業改革の一環として、営業の活動状況を報告・管理するために多くの企業でSFAが導入されました。さらに、ツールが提供するレポート機能を利用して、売上推移表や訪問・提案件数の管理など、さまざまな営業活動の資料作成や分析が行なわれています。

SFAに登録されたデータから、目標数値に対する現状や見通し、案件の進捗状況、営業メンバーの訪問件数や提案件数の達成度、といった活動状況の見える化は実現できるようになります。しかし、SFAに蓄積されたデータだけでは分析できない情報もあります。

例えば、工事進行基準を伴う売上情報や契約手続きの進捗などはSFA以外のシステムから情報を取得する必要があるかもしれません。

また、営業活動を経営層へ報告する場合、前年・前月対比などの情報は不可欠です。過去の売上実績と最新の売上実績を比較し、結果が思わしくないチームにはその結果に対する見解や今後の見通しについてコメント記載を求める場合もあります。
このように分析が進めば進むほどレポートに対する要求レベルは複雑化し、SFAのレポート機能だけでは対応できなくなります。

営業活動のレポート作成業務でよくある問題点

そのため、実際のレポート作成業務では、担当者が複数の業務システムからさまざまなツールを使用して顧客情報やセールス活動、案件状況などのレポート作成に必要なデータを抽出し、その後、Excelを使ってレポートを作成しているケースが多くみられます。

担当者自身でデータの入手が難しい場合は、IT部門へ依頼することになりますが、そのIT部門もデータ抽出や集計、加工の処理に工数を取られて、データの提供に時間がかかり、必要な時に欲しい情報が得られないといったことも発生します。
また、入手できたデータもシステムごとにフォーマットがバラバラで、クレンジングやフォーマットの統一に時間がかかります。

さらに、データの整理を行った後、最終的なExcelでレポートを作成する際にも、データの集計やコピーなどを手作業で行うことにより、人為的ミスが発生するリスクが高まります。

このように営業のレポート作成業務にはまだ多くの課題がありますが、ユニリタでは「営業マネージャー向けレポート作成業務効率化」ソリューションによりこれらの課題を解決し、業務の自動化・効率化を実現します。

ケーススタディ

今回紹介する事例は、月次の売上実績推移表のレポート作成をExcelで行っているお客様です。
経営企画部門の担当者が経営会議に必要なレポートを数日かけて作成していましたが、「営業マネージャー向けレポート作成業務効率化」ソリューションを導入することで、作業時間を約1/15まで削減することができました。

課題

衣料メーカーA社は、関東・中部・関西に営業拠点を持ち、営業人数が80名程の中規模の会社です。

7年前に営業活動の生産性向上を目的として、SFAシステムを導入しました。各営業メンバーは日々の営業活動をSFAへ登録し、営業のチームリーダーはその情報を基に各メンバーの活動状況を管理していました。
チームごとに毎月の案件件数や訪問件数を管理し、案件のステージ状況を把握するなどSFAが提供するレポート機能を使って営業メンバーとチームの活動を効果的に管理していました。

一方、自社の売上全体を把握するためのレポートは、経営企画部が担当していました。各営業チームの実績情報はSFAのレポートから確認できましたが、キャンペーンによる実績情報はSFAのレポートでは判断できず、各営業拠点で作成しているExcelの管理資料を確認する必要がありました。しかし、各営業拠点で管理するExcelデータは拠点ごとに項目の並び順や集計単位が異なり、全社の情報を統合するには都度営業リーダーに内容を確認するといった手間のかかる作業が発生していました。

また、SFAから抽出する情報の一部は別途IT部門に依頼する必要があり、欲しい情報を入手するまでに数日かかることもありました。
結局、経営企画部の担当者は、SFAと各営業拠点の管理するExcelの資料から必要な情報を集めて、Excelを駆使して対応する経営会議レポートの作成業務に約45時間もの時間がかかっていました。

対策

経営企画部の担当者は、SFAにデータを集約しSFAのレポート機能を利用することで経営会議のレポートを作成できないか調査を進めましたが、各営業拠点で管理する情報の一部はSFAでは管理できないデータが含まれるため、統合できないことがわかりました。そこで、これまで多様なデータ活用ソリューションの紹介を受けていたユニリタの営業に相談しました。

ユニリタが紹介した「営業マネージャー向けレポート作成業務効率化」ソリューションは、あらかじめデータ抽出項目などを定義したカードをブラウザでクリックすることで必要な時にSFAのデータをExcelに抽出することができ、また、複数のExcelのファイルから別のExcelへ簡単に集計・転記できるツールも提供されているため、課題であったレポート作成にかかる業務時間を大幅に短縮しました。

マウスオーバー&あらかじめ定義されたカード

効果

レポート作成に必要なデータを経営企画部の担当者自身で抽出することが可能となり、また各営業リーダーが作成したExcelデータの集計・転記作業を自動化することで、これまでのレポート作成業務にかかっていた時間を約1/15の3時間まで大幅に短縮することができました。

また、手作業によるミスもなくなったため、会議で間違いを指摘されてレポートを修正するといった問題も解決しました。

手作業によるミスを無くし集計・転記を自動化

「営業マネージャー向けレポート作成業務効率化」ソリューションのポイント

「営業マネージャー向けレポート作成業務効率化」ソリューションでは、SFAの情報だけではなく、さまざまな業務システムのデータを簡単に抽出し、自動化を行うことでレポート作成業務の効率化を図ることができます。

シンプル操作

シンプルな操作性により、業務担当者(営業担当者)が、IT部門に依頼することなく必要なデータを抽出することができます。IT部門も依頼が減ることでコア業務に注力することが可能になります

定型レポートの自動作成

Excelファイルを事前に作成し、そこにデータを渡すことにより、最新状態のデータを利用したExcelの定型レポートの作成業務を自動化することができます

人為的なミスの防止

データ抽出から定型レポートの作成作業を自動化することで、膨大な時間をかけて手作業で行っていたExcelへの転記や集計作業を廃止し、工数を大幅に短縮するとともに、人為的なミスを防止します

営業マネージャー向けレポート作成業務効率化

まとめ

営業活動のレポート作成業務でExcelが利用されるシーンは今後も続くと思いますが、ユニリタの「営業マネージャー向けレポート作成業務効率化」ソリューションをご利用いただくことで、特に負担の大きい「データの抽出」から「Excelへの出力」「レポート作成」までのさまざまな課題を解決し、レポート作成業務の大幅な効率化が図れます。

また、営業レポート以外にもExcelを利用したレポート作成を行っている方で、何かお困りごとや課題がございましたら、ユニリタまでお気軽にご相談ください。

本ソリューションの価格や詳細な内容につきましては、以下の「営業マネージャー向けレポート作成業務効率化」ソリューションページをご覧ください。

担当者紹介

松澤

エンタープライズビジネス本部
エンタープライズレポーティング部
リーダ

松澤 ひろ子

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