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ユニリタ営業本部のコロナ奮闘記

Vol. 1 推奨から必須になったリモートワーク

新型コロナウイルス感染症に関するユニリタの取り組みのご紹介

皆さんこんにちは。営業本部の金子です。
新型コロナウイルスの影響で皆さんの仕事や生活はどれくらい変わりましたか?

半年前まで、私は毎日出社、週1で出張、外食、飲み会続きの不規則、不健康生活でしたが、今は在宅勤務が主にとなり、家で毎食食べ、1日1時間のヨガで体を整えるという規則正しい生活に変わりました。
そして、長年の不規則生活スタイルにより諦めていた”わが家に保護猫の姉妹を迎える”ことが実現し、さらに生活が変わりました。

わが家ではニューノーマルが始まっています。

前置きはこれくらいにして、今回はユニリタの営業本部として「コロナ奮闘記」をざっくばらんにお伝えしたいと思います。

推奨から必須になったリモートワーク

現在、当社が運営している「システム管理者の会」のWebサイトでは、当社の情報システム部長の戌亥より「ユニリタ情報システム部のコロナ奮闘記」と題し、新型コロナウイルス感染拡大に伴う緊急事態宣言後に発生したさまざまな課題や問題にどのように対応していったのかをお伝えするコラムを連載しています。こちらもぜひご覧ください。

新型コロナウイルスの影響により労働環境が一変したことで、在宅勤務やWeb会議といったITインフラの整備など会社の中で1番大変な思いをした部門はおそらく情報システム部門だとおもいます。しかし、ほかの部門も少なからず影響を受けています。

今回、私の管轄する営業本部がどのような事態に直面し、対応していったのかをお伝えし、少しでも皆さまの課題解決のヒントになれば幸いです。

スマートワークの取り組みは既に始まっていた

実は、ユニリタでは新型コロナウイルス騒動の前から、働き方改革の推進に取り組みリモートワーク実施にむけた準備を始めていました。
2019年10月以降、東京オリンピック開催時の通勤困難や高速通信を実現する5Gなどに対応するため、ユニリタの「スマートワーク」というコンセプトのもと、リモートワーク、サテライトオフィスの利用を試験的に開始し、今後どの場所でも働くことができるワークスタイルの実現に取り組んでいました。

営業本部は、営業部、パートナービジネス部、マーケティング部、営業支援グループで約60名の組織でしたが、マーケティング部を中心に各部門で数名が率先的にリモートワークを実施し始めていました。

「スマートワーク」の試験導入後には定期的にアンケートをとり、リモートワークの阻害要因になるものを洗い出し、改善に努めました。
当初はインフラ面の改善要望が多く、情報システム部主体で対応を進めながら、社員にはBYOD機器の購入、リモートワークに伴う業務環境の負担を考慮した援助金を支給するなど、多様な働き方ができるよう取り組んでいました。

リモートワークは、課題だらけ

しかし、2020年1月末になっても、部内ではリモートワークはそれほど進んでいませんでした。リモートで行える業務は、あまりない(それは簡単には解決できないし現実的ではない)、できる範囲でやろうという雰囲気であり、アンケートにも示されています。

正直、私自身が心の中でそう思っており、事実,1月末まではほとんど毎日出社し、出張も度々ありました。営業本部のメンバーもほとんどが出社していたように思います。

アンケート結果

阻害要因はインフラ面が多かった。

  • ネットワーク環境(VPN等)の整備(速度や費用)
  • セキュリティ(端末の管理など)
  • 長時間のデスクワークに不向きな家具(机、椅子など)
⇒これらの結果の詳細は「ユニリタ情報システム部のコロナ奮闘記」に詳しく記載しています。)


営業本部のリモートワーク実施状況

 
   

リモートワークが実施されない(出社する)理由

  1. 契約関連の作業(書類の受取、作成、捺印、郵送)などの対応
  2. 外線電話、社内便の宅配業者への受け渡しなど
  3. ユーザ訪問もしくは来社、お客様にWebテレビ会議する環境がない場合、またはお客様が来社を希望される場合
  4. Web会議を行う環境の問題(家族、周りに人がいるなど)
  5. 相談事、議論をするコミュニケーションは出社したほうがやりやすいという考え
  6. 交通費等の経理系の申請
  7. 書類持ち出しなどセキュリティ面に関わることはできない


このようなアンケート結果から得られた情報や課題を解決する良策もなく、ほとんどの社員がリモートワークに前向きになれないまま時が過ぎていったと感じます。

新型コロナウイルスで労働環境が大きく変わった

そんな中、2019年12月に新型コロナウイルスの一報が入り、2020年1月中旬、中国の武漢を中心にコロナ感染が拡大していきました。ユニリタも中国にグループ会社を持っており、上海に事務所がありましたので上海在住の社員からの情報共有を行いながら会社としてどう対応すべきかを社内の危機管理委員会を通じ日々協議し、ガイドライン改定を続けていました。そして全世界に感染が拡大しパンデミック(世界的大流行)というかつてない危機に陥りました。

当社も悩んだ末、2020年2月、感染拡大を懸念し、3月に開催を予定していた大型イベント「UNIRITAユーザシンポジウム」の中止を決定しました。

このシンポジウムは37年続いたイベントで、約600人のお客様、弊社社員が福岡のホテルに集結するため準備に追われていた中、開催2週間前での中止決定。大変遺憾であり、つらくもありましたが、中止が決定してからは事務局を中心にキャンセルの手続きや、お客様への対応などでさらに忙しくなっていました。

私自身は、不謹慎ですが、この2月のタイミングでは国内ではまだ感染者は多くなく、開催中止という判断は世間体を気にしてのことで少し大げさではないかとも心の中で感じており、相変わらず来期戦略だとか面談、新卒採用などでほぼ毎日出社していました。

3月24日にオリンピックの延期が決まり、翌25日には小池都知事が緊急会見のなかで「感染爆発の重大局面」と述べ首都圏全体で外出自粛要請が出されました。毎日のように感染者が過去最高と報じられ、日増しに危機感が高まり、社内でのリモートワークにむけた意識が高まってきました。

そして、4月6日に安倍晋三首相が緊急事態宣言発出。

緊急事態宣言発出後、在宅によるリモートワークが不回避となり、ガイドラインを下記に切り替えたことで完全にリモートワークに切り替わりました。

  1. 全員リモートワーク。出社は部門長の承認制
  2. 取引先訪問の原則禁止(Web会議推奨)
  3. 当社主催の参加型の集合研修となるセミナー・イベントの原則中止
  4. プライベートにおける外出・旅行等への自粛要請


危機管理委員会で状況をみて何度となくガイドラインの改定を繰り返していたこともあり、政府方針の発表にあわせて即時社内も告知できており、私自身も4月7日から完全リモートワークになり、6月5日まで1度も出社しませんでした。

新型コロナウイルスによって、意図せず全社員がリモートワークの対象となったわけですが、実際、リモートワークを行ってみると、社員それぞれの努力と工夫で、意外と何とかなりました、と言いたいのですが・・。

次回は、リモートワーク下でみえてきた営業部特有の課題や、大きく変化したお客様の環境に対して、どのように対応していったのかということをお話ししたいと思います。

ユニリタ営業本部のコロナ奮闘記 一覧

 

プロフィール

金子紀子

営業本部 担当執行役員
本部長
金子 紀子

営業本部を統括している金子です。
ユニリタの営業本部は、直販、間販をはじめ、デジタルセールス、
マーケティング、営業事務を行う支援部と営業にかかわる幅広い業務を行う組織です。

withコロナ、ニューノーマルに対応し、
お客様のお力になれる組織づくりを考える日々を送っています。

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