ユニリタ営業本部のコロナ奮闘記

Vol. 4 コミュニケーションのあり方とリーダーが果たすべき役割

新型コロナウイルス感染症に関するユニリタの取り組みをご紹介

皆さん、こんにちは。営業本部の金子です。

Vol. 3からずいぶん時間がたってしまいましたがご容赦ください。

2度目の新型コロナウイルス感染症（以下：コロナ）による緊急事態宣言後、再びリモートワーク率が高まり自宅にいることが多くなり、季節を肌で感じることが少なくなってきました。

毎回、愛猫の話をしているので今回もその話題となりますが、この度、保険に入りました。封書で健康保険証が送られてきたのですが写真付きで私の保険証より立派です。

彼女（愛猫）たちに見せると、ガブっとひと噛み、われ関せず。そりゃそうですね。食事に関しても私の食事より気を使い、カロリー計算しています。わが家に迎え半年たちましたが本当に大事な家族の一員なんだと実感します。

2020年4月に発出された最初の緊急事態宣言から、もうすぐ1年になろうとしていますが、その勢いはおさまるどころか拡大しています。
当社もさまざまな対策を実施してきました。

この１年でリモートワークが定着し、

定期券を廃止し、実費精算へ
紙→電子化へ
Web会議が標準へ。出社していてもWeb会議推奨（大人数で集まらない）
フレックス制にむけた準備
事務所の一部引き上げ準備
カレンダー持参の年末ご挨拶訪問の自粛

など、働き方も大きく変わってきています。

今回は、このような環境の中で変化していくコミュニケーションのあり方とリーダーが果たすべき役割についてお話ししたいと思います。

立場上、普段からお客様やパートナー企業様の役員の方とお話しする機会が多いのですが、多くの企業で若い社員のメンタルヘルスに悩んでいるとお聞きします。
健康上なにも問題がないようにみえる人がいきなり「医者から診断書をもらったので休みます」と言ってきたり、1人暮らしの独身の若手社員が周りから取り残された孤独感に悩んでしまったりなど、少なからず当社でも課題として認識していることがあります。
また、リモートワークの加速で、生産性が上がる人もいれば、下がる人もいます。下がった人のフォローと環境改善をどのようにすればよいのか。
メディアでもこのようなコミュニケーションの重要性とメンタルヘルスについての記事やニュースが多くなってきています。営業だからコミュニケーションは得意だろうという発想は、もう昔の話ですね。

今回は、コミュニケーションのあり方とリーダーが果たすべき役割について私が意識していること、気を付けていることについてお話します。
ネットに書かれているよとか、そんなの違うよという反論もあるかもしれませんが、リアルに私が体験・実践していることとなりますので一例として読んでいただけますと幸いです。

意識していること 1
・情報の伝達
・双方向でコミュニケーションをとる仕組みや仕掛け

多くの企業が、どこにいても仕事ができるような環境整備に取り組んでいますので会社に行かないとできない仕事というものはずいぶん少なくなってきたと思います。特に必要な情報については、自分から情報を取りやすい環境になってきました。半面、自然に情報が入ってくる機会が減ってきたように感じます。
自然に情報が入って来る機会とは、会社にいると、周りの席の人と話をしたり、周りの会話が自然と耳に入ることで情報を得たり、上司が〇〇さんと深刻な話をしていたり、トラブルだと騒いだりしていることを耳にすることで状況を把握したり、お客様先に移動する際の電車とか、飲み会などで何気なく話をすることで個人情報やパーソナルデータを知る機会ができたり・・ということです。

今までは、自分で取りに行く情報と自然に入る情報でうまくバランスをとっていた人が多かったのだと思います。
特に、普段から積極的にコミュニティーに参加するなど、外部交流をとることが得意である若い世代が、会社の中で”自然に情報が入る場所を作る”ことが難しい状況であるということです。

自然に情報が入る場所や機会が激減したことはメンタル的にも問題の1つになっていると思っています。
以前より情報開示は意識していたのですが、コロナでリモートワーク中心になってからさらに意識するようになりました。
私たちの営業本部では毎週水曜の午前中に約60名の全部員が参加する本部会（Web会議）をおこなっていますが、その場ではできる限り私の知っている情報を分かりやすく伝えるよう工夫しています。

役員やマネジメント層の会議から内容を開示できるものを分かりやすく、口頭だけではなく資料を作って説明し、その資料は説明後も共有しています。
若い人にはまだ関係ないだろうという内容でも全員同じ内容で説明しています。自分の仕事の範囲だけでなく、本部、他部門、会社で何が起きているのかを知ることが大事だと思っています。

これは、私の過去の経験から

知らされていないことが多いと不安になる
自分には伝える必要のないことと判断されているようで会社からの期待値を低くとらえてしまう

という思いがずっとあり、若手の社員が同じ思いをできるだけしないようと普段から意識しています。
また、この本部会では、各部門が新しい事に取り組んだこと、うまくいったこと、失敗したことなど、他の人に知っておいてほしいことを積極的に議題としてあげ、発表するという運営になっており、毎週いろいろな人がいろいろな話をするようになってきました。
自分から情報の発信者となることで、情報がまわってくるようにすることも大切だと思います。

当社では、全社的に自然にコミュニケーションがとれる機会を作ることにも力をいれています。
「さぁ、雑談しようか」とWeb会議の予定をいれると、身構えてしまいますよね。

そこで、

本業以外のプロジェクトを立ち上げ部門横断でメンバーを募って活動
旅行、ペット、キャンプなどのテーマに興味がある人達が集まってWeb雑談会を行うようなイベントを実施

など、いろいろな形で人と接点を持ち情報交換をすることができる機会を作ることを取り組んでいます。
参加は強制ではないので、最終的には本人の意思でこういった機会を有効に活用してくれることを願うばかりですが・・。

情報伝達と双方向のコミュニケーションのための取り組みを、もう一つご紹介します。
周りの人（同期、上司、部下）が、今日何をやっているかが見えていることが重要です。
単純な話ですが、他の人が何をしているかを知る手段として、当社では全社員が利用するカレンダーがあります。

営業部門は基本的にスケジュール管理が重要な部門なので、だいたいの部員はきちんとスケジュールをいれていますが、まれに空白になっている人や、独自のタスク管理ツールやSlackなどで管理しているチームがあります。こうなるとチーム外の人にはその人が何をしているか分からないんですね。
マネジャーは部下のスケジュールの入り方を見て、仕事が詰まっているだとか、煮詰まっているとか、そういったことも見えたりしますので意外と大事な要素だと思います。
各部門のマネジャーやリーダーと話をしていると、メンバーの仕事面はもちろん、体調、食事の心配、メンタルのケアなど、まるで家族を心配しているかのように見えるときがあります。プライベートとの境が難しく、メンバーとの関係に悩むことも。

私も含めて「マネジャーも人間で感情があるんだよ」と言いたいことも多々ありますが、なるべくストレスをためずにメンバーとのコミュニケーションを図るように心がけています。

意識していること 2
・お互い腹落ちする

腹落ちしないままでそのままにしておくことによるストレスも危険です。
「言った」、「聞いてない」に始まって、

上司「何度も言っているのに分かってくれない、やってくれない」
メンバー「私の気持ちを分かってくれない」

ここで止まってしまうことがリモートだと多くなる・・これが厄介。
会社にいれば、「ちょっと話さない？」とか、場合によっては飲みに行って話をすることで誤解が解けたり、共感することができたりすることも多いですが、リモートだとこれが難しくなります。
メンバーのほうから勇気を出して話す・・なんてもっと難しい。
マネジャーはここに一番注意を払わなければいけないですね。
そして、相手の立場になって考え、根気よく腹落ちするまで話し、表面だけをとらえて決めつけることだけはしないようにしたい・・ですが、これが一番難しい。
私自身、できた人間ではないため面倒になるときや、心が折れそうなときは何度もありますが、ここに一番時間と神経を使っています。
少し勇気を出して話してみようと思ってもらえる関係性をどう築くかが、一番大事で私自身も永遠の課題として取り組んでいます。

ちなみにリモートワーク中心になってから、
経営層「何やっているかわからない、見えない」
現場の社員　「説明もしているし、ここ見ればわかるのに」
も増えてきましたね。
席にいるときは直接話しかけられますが、いないのでわからない。何をしているか気になる、見えないから見たい、そして今まで見ていなかったところまで見たくなる。

先日、他社の役員の人と面談した際に、

　見えないことに対する不安はぬぐえない
　情報を正しくどう整理しトップに伝えるかが大事

という話を聞きました。
まさにそうですね。経営層と現場の社員、双方の努力が必要だと感じます。当社としても、当社の強みであるITを活用し、この課題の解決に取り組んでいきたいと思います。

意識していること 3
・みんなで同じ方向を向く（前をみる）

それから、前を向く、みんなで同じ方向を向くことは大事だと思います。

年末から全社員を対象に20回程に分けてCREDOミーティングを実施し言葉の定義や社内共通の価値観について議論しています。
ファシリテーターとして何度か参加していますが、世代や部門により進め方も考え方も異なり気づかされることばかりです。

リモートワークでのマネジメントでは、今まで以上にWhyを共有し、ベクトルの合ったチーム作りを通じて部下を育成し、組織として成果を出すことが求められます。CREDO実施後に社員の意識や行動がどのように変化し、どのような就業環境が作られていくか、非常に楽しみです。

意識していること 4
・良いところをどう目立たせるか

叱ることも大事ですがそれ以上に”褒める”こと、そしてその良いところをどう目立たせるかを意識しています。
私のことを昔からご存じの方は想像できないかもしれませんが。（笑）

叱られる/怒られるより、褒められることのほうが嬉しいのは当然のことでどちらが精神的に良く、生産性が高くなるかは一目瞭然ですね。

当社では、いいね！ニュースの投稿や感謝の気持ちを投稿し、投稿に対しての称賛や共感を「拍手」としてリアクションするUnipos（ユニポス）などを実施しています。
〇〇さんがこういうことやったのか、というのも分かりますし、ここで感謝の気持ちを送られた人はうれしいですよね。とても良い仕組みだと思います。
Uniposには毎日たくさんの「感謝の気持ち」が投稿されています。
社員同士で褒め合う組織風土を醸成していければと思っています。
国会でも与野党がもっと互いを褒めてみれば建設的な議論ができるのでは？と思います。お勧めしたいですね（笑）。

さらに、”良いところ”を褒めるだけにとどまらず、先ほど営業本部会のお話をしたようにその内容や経緯などを本部会や全社に公開することでもっと知ってもらったり、事例となって社内/社外に活動内容をアピールしたりということにも取り組んでいます。
ユニリタの製品・サービスをご利用いただいているお客様に事例になっていただく活動は長年継続していますが、ユニリタ自身が他社の事例になることはあまり発想がありませんでした。

私たちからユーザの立場で、製品・サービスのベンダに事例にしてくださいとお願いしたのですがこの取り組みは非常に良かったと思っています、
事例になった社員は、自分たちの取り組みを認められ社外に認知されることになり今の仕事に対する責任感やモチベーションUPにもつながってくれるでしょうし、私自身、社員をアピールできるのはうれしい。そして、ベンダはユーザのほうから事例になると言ってくれる、みんなwin winでうれしいですね。

さいごに

ポストコロナの時代にどのように会社を成長させるのかを示すことは、組織を率いる立場にある人の重要な役割であることは間違いありません。
その中で、社員やお客様といかに円滑にコミュニケーションを取れるかということが非常に重要になっています。働き方がリモートワーク中心となるなか、コミュニケーション不足に陥り、課題を抱えている企業が増えていると聞きます。

コミュニケーション不足は、これまでお話ししてきたように、

情報共有の不足による疎外感
モチベーションの低下
ストレスやメンタルによる健康への影響
目標に対する一体感の低下

など、企業の生産性に負の影響をもたらす危険をはらんでいます。

大事なのはコミュニケーションという手段の課題だけではなく、放置すれば企業活動に大きな悪影響を及ぼす重要な課題だということ、そして、この課題の解決にはマネジャー/リーダーが大きな役割を持っているということが伝われば幸いです。
ただ、マネジャー/リーダーは、スーパーマンでもヒーローでもなく一人の人間です。マネジャー/リーダーも心が折れるし、不安になる。マネジャー/リーダーだけが一方的に取り組むということにならないよう、会社としてしっかりサポートして、全社で課題解決に取り組むことで、ポストコロナ時代という先の見えない不確実なビジネス環境の中でも、着実な成長を図る組織を創りあげたいと考えています。

と言いつつ、マネジャーに一言。
「コロナが原因で・・」は今の時期に一番言いやすい理由。
そこをミスリードすることだけは防いでほしいですね。

4回にわたりお届けしました私たち営業本部のコロナ奮闘記はいかがでしたでしょうか。

執筆している間にも、ビジネス環境はめまぐるしく変化し、新たな課題や問題が生まれました。このような状況ではありますが、ユニリタの社員は、新しいことに前向きにチャレンジするマインドを持っていると信じています。今後も環境変化に合わせて、さまざまな課題解決のための取り組みを行ってまいります。
そして私たち営業本部は、社内の取り組みだけでなく、さまざまな企業の取り組みを事例としてご紹介し、お客様の課題解決をお手伝いさせていただければと考えています。

営業本部のコロナ奮闘記は、一旦終了させていただきますが、気になった取り組みやその後の結果が気になるトピックがありましたら、ぜひ当社営業部員にお尋ねください。