働き方改革 × IT
HR部門から始める「働き方改革」
HR系ツールは、人事総務の領域で大きな力となり、働き方改革に寄与します。
働き方改革を実現するための大事な要素としては、ワークスタイルの変革とワークプレイスの変革があり、ワークスタイルは「働き方」、ワークプレイスは、「働く場」を指します。既存の職場のみならず、サテライトオフィスや在宅勤務、さらにはリモートワークまで含みます。この変革を仕掛ける部門のひとつとして、企業におけるHR（Human Resource、人事総務）部門が挙げられます。
このHR部門が主体となって、「働き方改革」を仕掛けますが、その際、経営者の意向と従業員の課題双方に目を向けつつ、改革の必要性を全社員に説く必要がありますから、かなりのパワーが必要になります。投資もさることながら、HR部門の人的リソースがかなり必要になるということです。しかしながら、多くのHR部門では、目の前の仕事に忙殺され、そのリソース確保ができないそうです。そこで、まずは人的リソースを確保するために、HR部門の「仕事のスリム化」から始めることになります。
人は変化を嫌うもの
「仕事のスリム化」とは、無駄をなくし効率や生産性を高める行為のことですが、本来HR部門のみならず、あらゆる職種のすべての部門も行うべきことです。現業をスリム化するわけですが、実行するためには、
「今やっている仕事は、必要性があるのだろうか？」
「今やっている仕事は、どこまでやる必要があるのだろうか？」
「今やっている仕事は、ベストな方法で行っているのだろうか？」
といった視点で現業を見極めます。
しかし、ここで起きやすい問題として「変化を嫌う人の習性」があります。前任者や昔からやっている方法であるからとか、こうすべきと教わった、今のやり方が楽だからなどの理由で変化を拒みます。この漫然とやっている仕事を見直すことが「仕事のスリム化」には必要なのです。
仕事の目的の見える化
多くの仕事は、一人ではなく複数の人や組織と協力し合いながら行っています。しかし、隣に座って同じ部署で仕事をしていても、お互いの仕事の内容は知らないものです。隣人にさえ見えない仕事にKPI（目標達成に向けた評価基準）の設定は困難ですし、つまるところ改善も難しいでしょう。「仕事の見える化」が不可欠なのです。
「仕事の見える化」は、あらゆるビジネスシーンにおける課題とも言えます。先述しました通り「変化を嫌う人の習性」あります。個人の視点では改善は進みません。第三者の視点からのみ改善が進みます。その前提として「仕事の見える化」が重要なのです。
また、「仕事の見える化」には、仕事のプロセスと仕事の目的という２つの重要なポイントがあります。ピーター･ドラッカーの言葉に、「最も非効率な仕事は、本来やらなくても良い仕事を効率化すること」があります。そもそもやらなくてよい仕事を改善する必要はなく、その仕事そのものをやめてしまった方がよいということです。ただ、漠然と「仕事を見える化」するということではありません。
業務改善を行う３つのステップ
業務を改善するわけですが、改善には3つのステップがあります。
1. やめる
2. 減らす
3. 変える
これらは、先に述べた
1. 「今やっている仕事は、必要性があるのだろうか？」
2. 「今やっている仕事は、どこまでやる必要があるのだろうか？」
3. 「今やっている仕事は、ベストな方法で行っているのだろうか？」に該当します。
1. やめる
まずは、やめる。今の仕事を思い切ってやめてみる。やめた後で、必要だと感じたら復活すればいい。やめても誰も気がつかないといったケースもあるでしょう。もちろん、やめる場合は、業務範囲や影響の大小にもよりますが、経営と現場双方を巻き込み、確固としたやめる理由でコンセンサスを取ることが必要です。
2. 減らす
次は、減らす。どうしてもやめられない仕事もあります。そこで、継続はするものの、仕事の量や質を落とす方法です。回数、頻度、時間、種類、重要性、量などを検討し、全面的にやめるのではなく、部分的にやめてみるのが、この減らすという方法です。
3. 変える
最後が、変える。仕事の要素や要件、あるいは方法を変えます。同じ目的や同じ効能が得られるのなら、ITツールやサービスを使って仕組みにする。外部で対応できるのであればアウトソースも考える。変えるという方法には、最新のIT技術やITサービスの活用が不可欠です。
すべての仕事をいったんゼロベースで考え、本当に必要かを考える。既存の仕事を中心に、やめたり、減らしたり、変えたりする。既存のメンバーを増やすことなく新たなリソースを産み出すことから、「働き方改革」が始まります。
働き方改革に欠かせないITツール
ユニリタグループは、働き方改革に欠かせない、さまざまなHR系のITツールやサービスを提供しています。例えば、ホワイトカラーの生産性向上をコンセプトに作られた通勤費管理システムでは、バックオフィスの課題になりやすいコスト削減や業務効率化、内部統制に貢献しています。このシステムには、視覚的にわかりやすい地図機能も搭載していますので、従業員の住所情報から最寄りの公共交通機関をピックアップし、社内規定に合う通勤経路を割り出し、過剰支給や不正受給の見直しを実現します。
>> ユニリタグループの通勤費管理システムについての詳細はこちらでご紹介しています
ここでポイントとなるのが、こうしたITツールに蓄積したデータをもとに、経営や管理部門が、現場の実態を把握した上で、残業の縮減や生産性の向上に取り組むことです。データだけに依存せず、現場に寄り添って判断することが大切です。HR系ITツールを利用することで、具体的になにができるのかをしっかり認識することが重要なのです。
HR系ITツールに寄せられたデータを蓄積・分析し新たな価値を産み出す
最後になりますが、HR系システムより寄せられたデータを蓄積･分析することは、適正なマネジメントを行う上で、非常に有効です。すでにタレントマネジメントシステムといったものはERPと連動して稼働させることができるようになっていますし、蓄積したデータの分析を主な業務としたデータサイエンティストを人事部門に配置することで、最適な人員配置や業務ミスマッチの解消、離職率の低減に役立てている企業も登場しています。いまやHR系ITツールは、人事総務の領域で大きな力となり、働き方改革に寄与しているのです。
ユニリタグループは、これらのHR系ITツールを統合し、SaaSで提供するHR部門向けの業界特化型事業の構築を進めています。また、このSaaSに寄せられるデータを分析し、就労者に対して健康管理や教育、資格取得の支援を通じたキャリアプランを提案なども考えています。関連事業者へは、データ駆動型プラットフォームを通じて、産学連携や人材交流、保険や投資などに有効な情報の提供を可能にしたいと思います。これらの取り組みを軸に「働き方改革」に関わる社会課題の解決を目指しています。