「働き方改革 × DX」 ステージ3
生産性の向上
業務プロセスのデジタル化による
組織間のシームレスなプロセス連携
可視化されたプロセス、
KPIをベースにしたPDCAで生産性を向上
悩み
紙での対応が残っており、情報も各種ファイルに点在しているため、多角的な検索、参照ができない。
解決!
業務のデジタル化を推進、また、デジタル化によりデータの蓄積・分析にも活用できます。
悩み
業務が「属人化」してしまっており、病欠時などに他のメンバーで対応できるか不安がある。
解決!
業務を可視化し形式知として共有、また、業務をデジタル化し業務の標準化と状況把握を容易にします。
悩み
部門をまたいだ業務が回しにくく「組織の壁」を感じている。
解決!
業務プロセスの課題を共有し、全体最適な形での業務プロセスのデジタル化を行うことで、スムーズな連携を実現します。
悩み
各自の状況も把握しにくく業務を「評価」しにくい。
解決!
KPIを定義し、PDDCAサイクルを回すことで「評価」と「改善」を実現します。
具体的な対策1
業務プロセスの可視化
課題
- ペーパーレス化を目指した業務のデジタル化を行いたいが、どこから手を付けてよいかわからない。
- 業務が属人化しており、退職、転職、病欠などの際にリスクがある。
- 関係者間で視点や想いが異なるため、業務がサイロ化してしまっている。
効果
- 現状の業務課題を整理し、リモートでの業務も想定した最適な業務プロセスを構築できます。
- 業務の流れが共有でき、引継ぎや新人教育にも活用できます。
- 異なる部門、組織間でも、空中戦にならず実態に即した課題と対応を議論・検討できます。
具体的な対策2
サービスデスク業務のデジタル化
課題
- 問い合わせや依頼等に対して、対応漏れが生じたり状況が把握できてなかったりすることがある。
- 業務プロセスが標準化されておらず、個人の経験を元に業務が進められている。
- メールや管理台帳(Excelなど)に情報が散在していてノウハウ、分析に利用できない。
- 人によって記載粒度・内容・更新頻度が異なる。手間がかかると、記述しなくなる。
- KPIが定義されておらず、KPIに伴う数値も収集できない。そのため、評価、分析ができない。
効果
- サービスマネジメントの業務プラットフォームを導入することで、情報の一元管理、KPIの収集・分析が可能となります。
- ワークフローとしてデジタル化することで業務プロセスが標準化され、同品質の成果を実現します。
- 入力支援機能により、システム、ツールによる記述、更新を自動化できることで、現場での利用促進とデータ品質向上を支援します。
活用例 1
| 業種：教育機関 | 従業員規模：約600名 | 導入部門：事務部門 |
課題
- 申請書類に教育陣の時間を取られているが、研究・教育といった本来価値を発揮する業務に注力できるようにしたい。
- 事務手続きのデジタル化で業務効率化を図りたい。
提案
ワークフローシステムの導入に向け現状業務の可視化とあるべき姿の検討
効果
- 紙/Excelベースの申請業務におけるデジタル化で業務効率向上
- 過去データの検索・分析の実現
活用例 2
| 業種：ソフトウェア開発 | 従業員規模：約300名 | 導入部門：経営企画／プロジェクト部門 |
課題
- サブスクリプション型サービス提供などのDXに取り組む中で、社内基幹システムの更改を行うこととし、新たなビジネスを見据えた業務プロセスとシステムの検討が必要となった。
- 複数システムにまたがる業務プロセスとマスタの散在なども課題となっていた。
提案
- 戦略施策からのあるべき業務プロセス定義と要件に応じたパッケージの選定
- パッケージを踏まえたCan-Be プロセスの定義
効果
- DXを見据えた新業務プロセスと基幹システムの導入実現
- 人手による連携の削減による業務効率化の実現
導入事例
生産性向上に役立つ情報サイト「カエル塾」のご紹介
業務を可視化し、継続的に改善する方法を
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DX推進、リモートワーク推進、基幹システム再構築における業務要件定義、仕事の属人化防止、標準化、自動化など、業務プロセスを「変える」ことに関わるコツやアプローチをご紹介します。
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