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働き方改革 × IT(DX)

鼎談コラム:身近に迫る新型コロナウィルスに対して考えるべきこと

環境変化への対応と、企業の事業継続と拡大のための処方箋

対談者プロフィール

プロフィール(写真左から)

総務省委嘱テレワークマネージャー・
同地域情報化アドバイザー
キャリアシフト株式会社 代表取締役 森本登志男 氏

株式会社ユニリタ
取締役 常務執行役員
クラウドサービス事業本部長 藤原達哉

株式会社ユニリタ
クラウドサービス事業本部
DXアクセラレーション部 部長 村田雅信

「二極化」が進んでいる

- 2020年の新型コロナウィルスで企業の状況が劇的に変化しています。2021年に再度緊急事態宣言が発出され、まだまだ予断を許さない状況となっています。このような現状をITの観点からどう思われますか?

森本:2020年4月の緊急事態宣言では、戸惑いつつも各企業は対応に追われてリモートワークだ、在宅だ、と相当頑張ってこられました。ただ、緊急事態宣言が解除された後の対応で、二極化が進んだと思っています。一過性のものとして以前の状態に戻してしまった企業と、デジタル化が進んだ企業に分かれました。

藤原:そうですね。お客様のビジネスの投資も少し濃淡が出ていまして、IT投資を控える企業、逆に業績はあまり良くなくても投資する企業と、かなりまだらな感じですね。

- リモートワークが普通となるニューノーマル(新常態)の状況では、どのような課題が出るのでしょうか。

森本:以前より「働き方改革」の号令のもと、リモートワークを段階的に推進してきた企業も、新型コロナウィルスの影響で全社への展開が急務となりました。急激な変化により、社員のメンタルヘルスの問題や、コミュニケーションの問題が顕在化するようになりました。

藤原:システムも、事業継続を考える機会が増えたり、紙書類が残り出社を余儀なくなされる経理業務対応などが課題として挙がってきています。

コミュニケーションでの課題が顕在化

- コミュニケーションの話が出ましたが、具体的な課題について教えてください。

森本:まずは情報伝達がバラバラな手段で行われることです。今まで直接会話が基本でしたが、ツール中心のコミュニケーションに代わりました。ツールもちまたに溢れ、部署ごと企業ごとに別々のツールが利用され、輪をかけてコミュニケーションが大変になってきています。さらにリモートワークだと、以前より増して情報伝達が上手くいかなくなり、作業ミスが発生しやすい状況になっています。ただ、製造業はリモートワークでの情報伝達が他の業種よりうまくいっているようです。

- 製造業がうまくいっているのはなぜですか?

森本:製造業は、情報の伝達には正確性を重視する必要があり、コロナ禍以前からフレームワークや共通言語化、ツールを使って正確なコミュニケーションの方法を工夫して実践してきたことがリモートワークの環境下でも効果を発揮しているためです。

- そうですね。レビュープロセスなども組み込んでいますので、伝達の齟齬を減らそうとしていますね。これは新たな気づきです。

藤原:IT業界の中でもISO9001(品質マネジメントシステム)を取得し、運用している企業も多くあります。

変わりゆくコミュニケーションの仕方

- コミュニケーションは、部内だけでなく経営からの情報伝達がコロナ禍になり変わってきました。

森本:そうですね。デジタル化が進んだことにより、今まで中間管理職を経由していた情報が、経営陣と社員が直接繋がることも増えてきました。結果、中間管理職の方は、経営陣と社員の間の情報伝達に使っていた時間を自身の活動に回すことができます。

藤原:反面、トップがSNSで直接情報発信をして、部下たちが大変になっている場合もありますね。

森本:情報発信の仕方は、会社全体で考えていく必要があります。即時にコミュニケーションの課題を解決するような打ち出の小槌はありません。また、情報システム部門が、最適なソリューションを提供してくれるわけではありません。課題解決のために、経営に近い部門の方がプロジェクトを立ち上げていくことが必要です。

森本:もうひとつ、伝える側も上手に情報を伝える必要があります。「情報は伝えたけど、本質が伝わっていない」、という話は良く聞きます。リモートワークになったから伝わらない、というのは理由にはなりません。先程もお話しましたが、自分が伝えたい話の内容を的確なツールで的確な資料にして出しているのかどうか?ここに多くの問題が存在しているように思います。

藤原:どうやったら相手が理解できるかを思って資料を作らないと相手には伝わりません。資料を渡すだけでなく、確認をする場も意識的に作る必要があります。
今後、特に管理職は、きちんと目に見える形にして伝える技術というのが求められてきます。もちろん情報が必要な人も、情報を取りに行く努力はすべきですね。

偶然のコミュニケーションが少なくなってきている

- ありがとうございます。経営からの情報共有についてのお話をいただきました。横とのコミュニケーションについてはいかがでしょうか。

森本:つながる機会が減ってきています。今までは、ランチ、飲み会、喫煙エリア、給湯室などで偶然なコミュニケーションが発生していましたが、こういう場が少なくなってきています。ここに問題意識を持っている企業も出てきており、対策としてカジュアルなコミュニケーションを取る場を用意しているようですが、逆に場を用意されると、かしこまってしまって意図する方向にはいかないことが多いです。

藤原:試行錯誤ですね。当社も業務時間外に、アウトドアやペットやスポーツといったテーマで集まり、参加者が雑談をしやすい場を作る活動をしています。また、部を超えた勉強会もオンラインになって開催しやすくなり、参加人数が各段に増え、知識の伝播がしやすくなったとも言えます。ただ、双方向コミュニケーションをいかにとっていくかという課題も残っています。


- コミュニケーションの仕方も変わってきているわけですね。

森本:若い方はツールを上手に使い分けて、コミュニケーションをしています。使い分けのリテラシーが高いのでしょう。40代以上の皆さんも、若いころには上司にメールやパソコンの使い方を教えていたのではないでしょうか。その当時を思い出して、若い人に合わせることに気づくべきです。今は、若い方からチャットやLINEの有効な使い方を教えてもらうことも必要です。

- 歳をとっても日々勉強ということですね。

実績管理はデジタルを駆使すべきである

- 部門での施策実施状況や実績管理も、リモートワーク下で変化しているのでしょうか。

森本:これはですね、先程の管理職からの発信とは方向が逆で、現場からデータを上げていくことになりますから、仕組みでいかに早く正確に欲しい形に届けるかが必要となってきます。デジタルを駆使して対応すべきです。今までデジタル化を後回しにしてきた企業が、コロナ禍で一気に進めざるを得ない状況になっていますから、推進のチャンスです。

藤原:道具の使い方で、かなり差が分かれています。 例えば、SFA(Sales Force Automation:営業支援システム)にきちんと情報を入力すれば、リアルタイムに売上状況が見られます。ただ、SFAがきちんと入力できていない、入力した情報をSFA内で活用せずExcelにダウンロードして売上管理しているような企業は、状況確認するのに1~2週間かかる場合があります。そこから活動の判断や修正となると経営にも影響が出てしまいます。

新しいこと、知らないことがあれば、一番近いものから探していく

- 森本様は、企業のリモートワーク推進に向けて、良く現場に行かれてお話をされていますが、実際にどのようなお悩みが多いですか。

森本:リモートワーク推進が滞っている企業様から、コミュニケーション、勤怠管理、人事評価、人材育成など、さまざまな課題について相談されます。そのような場合、「今まではどのように対応されていましたか」、「似たようなことをされていませんでしたか」、とお尋ねして、考えるきっかけを与えています。例えば、出張時の社員の管理や評価など、リモートワークと似た状況を探して話を深掘りしています。新しいこと、知らないことがあれば、一番近いものから探していくアプローチをしてイメージが出来るように促しています。そうやって、ひとつひとつ時間をかけて対応する必要があるとお話させていただいています。

ユニリタのコミュニケーション課題に対する取り組み

- 先程は森本様が経験されたコミュニケーション課題への取り組みをお話いただきましたが、ユニリタではコミュニケーション課題に対してどのような取り組みをされているのでしょうか。

村田:コミュニケーションツールとして「infoScoop Smart×Portal」というサービスを展開しています。このサービスは、チャットやファイル・動画共有とニーズに合わせた機能を提供しています。当社内でも、オンライン勉強会を録画して動画配信や、システム部門の問い合わせ対応に利用して情報通達の方法を模索しています。
コミュニケーションというのは、自社でツールを使ってみて、ツールとの相性や自社での使い方で良いところや課題を見つけ、改善・工夫していくことでより良いコミュニケーションが醸成されると思っています。今まで出たお話の中でも、中間管理職であれば若手へのフォロー、若手であれば気軽に先輩に話ができない、といった立場や状況によって悩みが違います。利用するユーザ全員がメリットを感じるようにしないと定着化はしませんし、みんなでリテラシー・成熟度を上げていく活動が大事です。また、社内のコミュニケーションだけではなく、お客様との意思疎通に課題をお持ちの企業も多くいらっしゃいます。その一助として「infoScoop Smart×Portal」を活用いただければと思います。

最後に:思考を止めずにデジタル化を進めていく

- 最後に一言ずつお話をいただけますでしょうか。

藤原:森本様は、現場でのお話をよく聞いてらっしゃるので、その通りだなと思うことや気づきが沢山ありました。ありがとうございました 。

森本:リモート化は、大企業から中小企業へ、都心から地方へ、IT業界から「向かない」と言われていた製造業や建設業まで、広がりをもって大規模に進んできています。今、一番してはいけないことは、「うちはリモートとは関係ない」、「この業態には無理だ」と最初から思考停止に陥ってしまうことです。コロナ禍によって社会全体のデジタル化が加速し、ドラスティックな動きを身近で目にするようになってきました。ここ1~2年でこの動きはさらに社会の隅々まで波及していくはずですので、引き続きこの状況を注視していきたいと思います。

- ありがとうございました。

ユニリタでは、働き方改革を4つのステージに分け、各社が抱えている課題をステージ分けして整理ができるような考え方をご提示させていただいています。今回は、ステージ2に相当する「情報共有/連携」を中心にお話させていただきました。働き方改革の問題と課題は、ステージ3「生産性の向上」と、ステージ4の「DX」と考えていく必要があります。「働き方改革4つのステージ」は、ホームページやYouTubeのチャンネル内で情報提供を行っていますので、ご興味のある方はぜひご覧ください。

DX stages

ホワイトペーパーダウンロード

本ページの詳細をホワイトペーパにまとめさせていただきました。
2021年2月改訂版となります。

2020年12月に経済産業省が発表した「DX レポート2」にも触れていますので、ぜひご一読ください。


関連動画のご紹介

  

新型コロナウイルスへの対応については、ステージ1レベルを実現するだけでなく、Withコロナの先にあるニューノーマル(新常態)を見据え、働き方改革とDXの実現に向けて、中長期的な視点で活動する起点として捉えてみてはいかがでしょうか。

我々ユニリタグループは、これまでの経験とノウハウを活かし、お客様に寄り添いながら、お客様の「働き方改革」と「DXへの挑戦」を支援します。

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