既存業務をそのまま移管、請求業務の効率化と電子化に向けた取り組みを加速 劇的なコスト削減を可能にする「まるっと帳票クラウドサービス」｜株式会社ユニリタ

現在は、「まるっと帳票クラウドサービス」を活用して請求書発送業務をアウトソーシングしており、紙での運用から段階的に電子化へ切り替えを進めている状況です。
実際には、請求システムからの情報を元に消費税計算や適格事業者番号の付与などインボイス対応に必要な要件を加え、そのデータをCSVにて「まるっと帳票クラウドサービス」に展開し、請求書の配信や紙による郵送などを行っています。システム連携とデータの加工の部分は、ETLツールのWaha! Transformerが担っています。
なお、移行については、ヒアリングよる業務の棚卸しを実施したうえで要件、運用設計を行うなど、業務コンサルティングを通じて半年ほどかけて運用への落とし込みを実現、アウトソーシング可能な環境への移行に成功しています。

「請求業務の電子化については、インボイス対応がいいきっかけとなっており、お客様と調整しながら進めています。
同時に自社固有の封筒による運用をやめ、標準的なものに切り替えるなど業務改善も進めている段階です」と同グループ 鈴木 映里氏は説明します。
当初は名古屋地区から電子化に着手し、現在は東京地区の顧客に向けて電子化の働きかけを行っている段階で、名古屋地区についてはすでに9割ほどの請求書を電子化することに成功しています。
なお、グループ会社については、これから対応していく計画です。

サブスクリプション型のビジネスが広がったことで、請求書自体の枚数は数年前に比べて倍以上に増えていますが、請求書発送業務のアウトソーシングとともに、EDIの広がりや電子化によるPDF配信などが増えたことも手伝って、業務負荷の軽減につながっています。
請求件数が倍以上に増えたとしても、少数精鋭で請求業務が運用できているのは、「まるっと帳票クラウドサービス」のおかげだと評価します。
「入力業務そのものや内容確認のためのチェック作業は現在でも変わりませんが、以前は印刷してフローに沿って回覧したのち押印を行い、郵送の場合はそのままお客様に送ります。
PDF配信の場合でも、お客様を担当する営業担当者に事前にメールし、営業担当者からお客様にダウンロードしたPDFを送るという手順が発生していました。
今は「まるっと帳票クラウドサービス」に移管できたことで、われわれの工数だけでなく営業部門の工数削減にもつながっています」と同グループ 佐々木 菜穂氏は評価します。
工数削減によって、インボイス対応など新たな対応への時間を割くことができるようになったことも大きな効果だと言及します。

また、コストの面でも以前は請求書発送に関わる郵送費や一部外部への委託費などが発生していましたが、「まるっと帳票クラウドサービス」に移管した今では、コスト面では20％の削減に成功しています。
「まだ郵送が残っていますが、請求書の電子化が進むことで、現状の送料も半分ぐらいにまで削減できる見込みです」と鈴木氏。
さらに、2024年より開始される改正電子帳簿保存法への対応に関して、本来増えるべき管理業務の負担が「まるっと帳票クラウドサービス」および連携する「活文 Contents Lifecycle Manager」によって、いち早く対応できたことも変化に強い環境が整備できたと小柳氏も高く評価します。

グループ会社への展開とともに、請求書以外の帳票への活用も検討したい

営業推進グループ　　　　　佐々木 菜穂