紙の使用量半減・郵送料は60%カット！ 請求書処理の自動化で業務変革を実現
小浦石油株式会社は、明治35年(1902年)の創業時に石油に着目して以来、戦後のモノが不足する時代を支え、日本の近代化に貢献してきました。
その後もオイルショックやバブル崩壊、リーマンショックなど様々な困難を乗り越えて進化を遂げ、現在ではガソリンスタンドやカーケア事業に加え、TSUTAYA事業、ファミリーマートを運営するコンビニエンスストア事業、環境事業など、産業と生活のすべてに関わる事業へと領域を拡大しています。
グループ全体でお客様の声に耳を傾け、常に変化を受け入れながら「良い暮らし」を創造できる「生活提案企業」を目指しています。
導入製品・サービス
課題
- 事業拡大に伴う作業量の増加
事業拡大と顧客ニーズの多様化により、請求書発行に関連する作業量が増大
誤送付を防ぐためのダブルチェックには、多大な時間と人手が必要だった - 郵便サービスの変更による請求書配達遅延
郵便サービスの変更に伴い、請求書の配達遅延が発生しており、速達やFAX、メールでの送信など、顧客からの個別要望に対応する必要があった - 電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法やインボイスへの対応を含め、自社システムとシームレスに連携できるシステムの導入が求められていた
選定ポイント
- 自社システム環境との親和性
既に作成している請求書をそのままアップロードでき、ジョブ管理ツールとの連携をすることで業務の自動化が可能なシステムが求められていた - ユニリタグループの総合サポート体制
自社環境を熟知したSEが在籍しており、自社の要件を理解し、導入時や運用開始後の手厚いサポートと適切な提案が受けられると感じた - PDF帳票の対応
導入検討の際に複数サービスの比較検討を行った結果、インプットとしてPDFデータを取り込めるサービスは、まるっと帳票クラウドサービスのみであった
効果
- 迅速な請求書配信
請求書やエクセルデータの同時配信により、ヒューマンエラーが発生しにくくなり、発行から配信までの時間が大幅に短縮された
また郵便事故等による不達や再発行業務がなくなった - 作業効率の向上とペーパーレス促進
ペーパーレスや郵送料の削減を実現し、請求書関連で煩雑な作業をしていた担当者の作業負担も軽減された
また属人化から脱却し、DX推進のひとつとなった - 顧客満足度の向上
請求書処理の迅速化につながり、顧客からの信頼と満足度が向上した
システム概要
お客様コメント
請求書を発行する時間と労力がかかっていました。月に8回の請求書発行で、時には2日かけて印刷と封入封緘・発送をしていたのです。顧客のニーズが増える一方で、処理が煩雑になり、ミスを防ぐためのダブルチェックにもかなりの時間を要していました。
導入後は大幅な業務効率化が実現でき、請求書の配信が早くなったと好評を得ています。取り急ぎFAXや速達で送ってほしいという顧客の要望に都度対応することもなくなりました。
しかしながら現在の導入率はまだ低いため、この便利さをもっと多くの企業に知ってもらい、導入社数を増やしていきたいと考えています。まるっと帳票クラウドサービスの利便性をよりアピールし、さらなる業務改善とコスト削減の実現を目指します。(小玉氏)
郵便局のサービス変更により、翌日に届かなくなったり、毎日の集荷・土曜日の発送もなくなったことで、配達が遅れることが課題でした。メールやFAXで送ってほしいという声が多くありましたね。そのような課題をまるっと帳票クラウドサービスを活用することで解決できました。
まるっと帳票クラウドサービスを導入することで、紙の枚数は半減し、郵送料は60％もカットすることができました。導入後も社内外からの反応は好評です。(熊取氏)
（左：熊取氏 右：小玉氏）
本事例は、ユニリタグループの株式会社ユニリタプラスが取材・作成しました。
小浦石油株式会社
- 設 立：昭和29年11月8日
- 社員数：912名
- ホームページ：https://www.ruo-oura.com
関連製品・サービス
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