代理店とメーカーの架け橋となる強力な情報共有基盤を整備｜日本機械工業株式会社様
動画を含めたさまざまなコンテンツ共有の可能性を秘めた「CommuRing」
消防ポンプ自動車メーカーとして多種多様な消防自動車を製造販売している日本機械工業株式会社では、代理店との円滑な情報共有や社内情報管理の徹底、技術継承の基盤として、ユニリタが提供する「CommuRing」を採用しました。全国の代理店が持つ現場の声をリアルタイムに拾い上げるなど時間と距離を超えた情報のやり取りが可能になり、地域の垣根を越えた新たな情報伝達手段としてビジネスを下支えしています。
導入製品・サービス
課題
- 最新版の情報が見つけられない、必要な情報にアクセスしづらいなど情報管理に課題
- 代理店との情報共有基盤が存在せず、円滑な情報提供手段が求められた
- 代理店とのコミュニケーション基盤が未整備
解決策
- 必要なコンテンツを拡充、情報を一元管理、共有できる基盤を整備
- 社外にいる代理店がアクセスできる情報共有基盤を「CommuRing」で構築
- 代理店が主体の技術委員会をはじめ、社内や代理店との円滑なコミュニケーションを実施
導入メリット
消防ポンプ自動車のリーディングカンパニーである日本機械工業株式会社では、営業部門と生産部門で情報管理の散在や、全国の代理店への情報共有基盤に課題を抱えており、解決手段としてユニリタが提供する「CommuRing」を採用。代理店とメーカーの架け橋となる強固な情報共有基盤を構築により、現場の声をリアルタイムに拾い上げ、時間と距離、地域の垣根を越えた情報伝達が可能となり、情報提供の充実化による代理店の販促活動の環境づくりを推進。
導入の経緯
社内の情報管理を徹底させながら、代理店との情報共有基盤の整備が必要に
日本機械工業株式会社
営業本部
営業管理課
営業管理係
長江 忍氏
1922年の創業以来、消防ポンプ自動車メーカーとして、人命を守り、防災事業に貢献するという社会的使命を掲げ、国産消防自動車の歴史をつくってきた日本機械工業株式会社。「いざに備え、イザに役立つ製品を提供する」をスローガンに、はしご付消防ポンプ自動車やコンビナート用大型高所放水車など、多種多様な消防ポンプ自動車を全国の自治体や製油所や鉄鋼、発電事業者などコンビナートを有する企業などに提供、安心で安全な社会の実現に貢献しています。顧客のニーズを的確にとらえていち早く対応することで、利他の精神で「いざというときにきちんと役立つモノづくり」を行っています。
そんな同社において、営業部門と生産部門で情報を共有する際には、基本的には共有ドライブが使われていましたが、必要な情報を各部門がそれぞれ選択して新たな資料を作成してしまう傾向にありました。そのため、新たに情報が追加されると、複数の資料に対して情報更新せざるを得ず、担当区別に異なるバージョンの資料を作成してしまうなど、情報管理に課題を抱えていました。「社内での世代交代などが進むなか、必要な情報が探しづらい状況が生まれていたのです。製造と設計が異なる情報を活用している状況もあるため、きちんと情報を1つに集約して管理できる環境づくりが求められたのです」と営業本部 営業管理課 営業管理係 長江 忍氏は当時を振り返ります。
日本機械工業株式会社
営業本部
本部長付
金築 律夫氏
一方で、全国の顧客に消防ポンプ自動車を提供するために40を超える代理店とともにビジネスを推進しているが、基本的には商品情報など各種資料を紙ベースでやり取りしてきた流れがあります。迅速な対応が求められる昨今の状況では、代理店との情報共有において、距離と時間を縮めていける環境整備が求められるようになりました。「営業担当者が独自で作り込んでいる資料も多く、代理店から販促資料などが欲しいと連絡をいただいても、われわれのほうではどの資料が適切なのか判断しづらく、きちんと郵送できないケースもありました」。代理店との情報のやり取りに関する課題が顕在化するなか、代理店との情報共有基盤のニーズが高まっていました。「代理店との情報共有基盤の活用を促進し、いずれは社内情報も確実に集約できる環境を整備していくことで、共有ドライブで問題ないという凝り固まった考え方からメンバーを脱却させたかったのです」と、同本部 本部長付 金築 律夫氏は語ります。
選定のポイント
外部との情報共有可能なソリューション、動画コンテンツも配信できる「CommuRing」に注目
新たな環境づくりにおいては、社外にいる代理店とのやり取りが可能な仕組みとして、クラウドサービスとして利用できるものを念頭にソリューションを検討しました。「グループ全体で使っているグループウェアの場合、セキュリティポリシーの影響で外部連携するハードルが高く、社外と連携しやすいクラウドサービスを検討しました。また、コンテンツ投稿や管理などわれわれで運用していきたいと考えており、管理者として使い勝手のいいものを望んだのです」と金築氏は語ります。
また求める機能の1つに挙げたのが、動画の配信ができることでした。「消防車のポンプの動きなど、なかなか口頭では伝わりにくい情報を動画で伝えたいというニーズもあり、動画も含めて情報共有できる仕組みが必要でした。一般公開していない情報も多く、YouTubeにアップロードしてリンクを伝える方法ではリスクも多いため、仕組みのなかで実装できるソリューションが必要でした」と金築氏は話します。
実は社内で利用しているビジネスチャットも候補に挙げたものの、アップロードした動画の公開期限が限られていることで、共有した動画が閲覧できない状況になってしまうことが懸念されました。「コミュニケーションアプリを活用して、アルバム機能を使い動画をアップロードすることも考えましたが、そんな手間のかかる運用を誰が行うのか、継続して運用していけるのかという点で難しいと判断したのです」と金築氏は当時を振り返ります。
そんな折、別のソリューションを検討していた時にユニリタから提案をいただいたのが、取引先コミュニケーションツール「CommuRing」でした。外部との情報共有が円滑に実現できるだけでなく、動画の配信も含めて情報発信でき、かつデモを見たうえで使い勝手の面でも分かりやすい点が好評でした。「ライセンスもユーザー数とストレージ容量で判断でき、小さく始めることができる点も評価してます。われわれにとって最適なソリューションだと考えたのです」と金築氏は評価しています。
結果として、部門間および代理店との情報共有基盤として、「CommuRing」が採用されることなりました。
導入効果
社外との情報共有が加速、メッセージ機能によってコミュニケーション活性化を実現
導入当初は、社内の営業部門を中心に使い始め、現在は代理店と情報共有基盤として「CommuRing」が稼働しており、代理店を含めて約100社のユーザーの情報共有基盤として拡大を続けています。共有している情報には、複数種類の車種に関する納入実績情報とともに、各車両の図面などの画像情報、同社が発行する会報誌、そして消防ポンプの動きの紹介や装備品の巻き取り方法、パーツの締め上げ方といったメンテナンス関連の各種動画が共有されています。「外観図をはじめ、セールススクリプトや図面、カタログなど販促活動に関する資料を拡充していき、代理店の販促活動に役立ててもらえるような環境づくりをさらに進めていく計画です」と金築氏は語ります。
「CommuRing」画面（関連資料の情報共有）
「CommuRing」画面（教育動画の公開）
また、メッセージ機能を使って代理店とのコミュニケーションを図っており、特定の代理店用のグループを作成してアクセス権を設定し、クローズドな環境でディスカッションする場面も増えています。「代理店との間にいくつかある会議体の1つである技術委員会では、メッセージ機能を使って事前に会議のネタなどを集めたりわれわれから議題の方向性を事前に伝えたりなど、コミュニケーションツールとして活発に使われています」と金築氏は説明します。
新たに「CommuRing」を導入したことで、従来は郵送でやり取りしていたカタログなどの資料がスムーズに共有できるようになり、紙そのものや郵送費などの費用削減はもちろん、代理店が情報を入手するまでのリードタイムを大幅に短縮できるようになりました。「良くも悪くも、営業がプレーヤーとして現地に修理に赴く機会が多く、代理店として連絡が取りづらいケースも多い状況でした。そんな場面でも、『CommuRing』が情報提供の基盤として代理店を支援できるようになっていくことが期待できます」と長江氏は評価します。
また、「CommuRing」が持つメッセージ機能のおかげで、さまざまな声が代理店から寄せられており、これまでなかった議論が生まれるなどコミュニケーションの活性化も起きています。「技術委員会に関する事前の議論では、新規開発案件の要望や代理店向けの技術講習、トラブルに関するFAQサイトや技術掲示板の開設の要望など、多種多様な意見が飛び交っています。高い情報鮮度を維持できる、まさに時間と距離を短縮できるコミュニケーションツールとして重宝しています」と金築氏は高く評価されています。現場のニーズを拾い上げることで社会課題解決に役立つものづくりを加速させていくという意味合いで、同社が掲げる「いざに備え、イザに役立つ製品を提供する」ことを体現する一助にもなっていると評価してます。
さらに、代理店との情報共有が加速することで、これまで全国のエリアブロックごとにあった垣根を払拭するきっかけになることも期待しています。「技術委員会で普段コミュニケーションしないメンバー同士の議論が『CommuRing』上で活発化しています。まさにブロックの垣根を飛び越える突破口として大きな役割を果たしてくれています」と金築氏は語ります。
「CommuRing」の使い勝手については、特別難しいこともなく直感的に利用できていると言います。「初めて触ったときから、特に説明を受けることなく使うことができています。マニュアルもありますし、一度も質問せずに使いこなせています」と長江氏は評価します。また「CommuRing」では共有するファイルの容量制限がありますが、制限があることで分かりやすい動画づくりが意識できるようになるという副次的な効果も得られています。「制限された容量のなかに動画を収めようと、ピンポイントで編集し、分かりやすく分割するなど、いろいろ工夫するようになっています。コンテンツづくりにも良い影響が出ています」と金築氏から好評いただけてます。
今後の展望
社内活用の基盤としても周知させていきながら、コンテンツの拡充を加速させたい
現在は代理店との情報共有基盤としての本運用が始まってきている段階にあるため、今後はさらにコンテンツを充実させていきたいです。「代理店や弊社の営業が『CommuRing』の価値を理解していくことで、もっとこうしてほしいといった広がりのある声も聞こえてくるでしょう。自分の想像の範囲を超えたコンテンツをつくっていくためにも、多くの人に周知させていきたい」と長江氏は期待を寄せます。
例えば、部品に対する不具合情報などをいち早く通知して、不具合を迅速に解消していくといった動きにも「CommuRing」が使えるのではと期待しています。また、各所から「CommuRing」に寄せられた情報をそれぞれが有効活用し、代理店が情報を見て動き出すきっかけを提供するツールとしても拡張させていきたいと考えています。「もちろん、代理店とのやりとりだけでなく、当初掲げていた生産部門や設計部門の技術継承、ナレッジの蓄積など、内部での活用もさらに加速させていきたい」と金築氏は意欲的に語ります。
特に動画コンテンツについては、実物を分かりやすく伝えるような映像を作っていきたいと金築氏は話します。「新車に関しては弊社事業所がある八王子に来ていただかないと見ることが難しく、個別にデモ車を作ってキャラバン隊を組んで全国を回るといったこともしています。上記の活動の代わりに、新車に関する紹介動画コンテンツを充実させていき、例えば新車情報を伝える番組を制作してリポーターが分かりやすく伝えていくようなコンテンツがあれば、いち早く情報が入手できるようになるなど、情報提供で得られる可能性は無限大です」。
「CommuRing」は、現場のニーズや競合情報などこれまで代理店が全国の各営業所に伝えてきた情報を集約できる、まさに代理店と同社を橋渡しする重要な役割を担うことが期待されています。代理店が情報を伝える基盤として「CommuRing」が新たな媒介となり、これまでにない付加価値のあるものづくりが生まれるなど、新たな経済圏の入り口としての役割を担う可能性を秘めていると金築氏は話します。「日常業務で忙しい営業所に対して、代理店側で伝えきれていない情報もたくさんあるため、本部にまで情報が上がってこないケースもあったはずです。『CommuRing』が、それらの情報をすくい上げる橋渡しの基盤になってくれることを期待します」と今後の展望について金築氏に語っていただきました。
日本機械工業株式会社
- 設設立：1922年1月
- 事業内容：消防自動車の開発・製造・販売、および救助防災資機材・消防ポンプ部品・装備品、消防装備品の設計・製造・販売など安心で安全な社会の実現を支援する多角的な商品・サービスの提供
- ホームページ：https://www.nikki-net.co.jp/
関連製品・サービス
取引先との「伝達・依頼・共有」に特化したコミュニケーションツール｜CommuRing
CommuRing（コミュリング）は、取引先・代理店・パートナー企業とのやり取りに特化し、業務効率化・生産性向上させるコミュニケーションツールです。
