ユニリタ法務部門のコロナ奮闘記

電子でハンコ？

リモートワークのために、ユニリタの法務部門が奮闘した重要な取り組みとして「電子契約の推進」がありました。

皆さん、電子契約について、どのくらいご存じでしょうか。電子契約の詳しい説明は専門の解説サイトを見ていただくとして、ザックリと電子契約を説明すると、クラウド事業者のサーバー上に契約データをアップロードして、それに両社が電子署名することで契約が成立するという仕組みです。

通常、契約というとお互いの会社で代表者の実印を紙の契約書に押印するというイメージを想像されると思います。約2300年前に中国から日本に書物に捺印する習慣が伝わったそうですが、以来、日本では紙の契約書にお互いに契約の証としてハンコ（印鑑）を押すのが商慣習になっています（欧米は署名です）。「コロナ禍でもハンコを押すために社員が出社せざるを得ず、リモートワークの障害となっている」というニュースを一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。まさに、電子契約は、このハンコの障壁を乗り越えてくれる救世主なのです。

当社でもリモートワークの検討当初より、電子契約は必須と考えていました。諸般の事情により、当社では法務部が契約書の押印のミッションを担っている珍しい会社なのですが、とにもかくにも、そうした流れで電子契約の推進も法務部のミッションとして取り組み、諸々の準備を経て、2019年9月に、リモートワークのトライアルと同時に電子契約のトライアルを開始しました。

電子契約になれば、契約書を紙に印刷したり、製本したりして、郵送or持参するという手間も無くなるため、皆さん喜んで受け入れてくれるだろうと楽観視していたのですが、現実はそう甘くありませんでした。

予想以上に紙での契約締結を希望される取引先が多く、日本のハンコ文化の根強さを痛感しました。しかし、相手にとって不足なし、法務部メンバーも負けてはいられません。草の根的な社内アピール運動や取引先への説得（メリットレターの提示）を繰り返し、2020年3月に電子契約を本格稼働させてからは、電子契約の締結数は急増し始めました。もちろん、緊急事態宣言により、急遽、リモートワークをせざるを得なくなった会社が増えたことも大きな追い風でした。

法務部メンバーの地道な努力と追い風効果もあって、2021年11月時点において、当社では電子契約の数が紙の契約の数を追い越すまでに普及するようになりました。

ただ、逆にいうと、まだ半分近くの契約書は、紙にハンコという従来のストロングスタイルのまま、ここから普及率をさらに上げていくのは厳しい道のりかも知れません。デジタル庁の呼びかけにより、早く世の中の契約のデフォルトが電子契約になってくれることを願うばかりです。