ユニリタ法務部門のコロナ奮闘記

Vol.6　リモートワークのお作法って？

新型コロナウイルス感染症に関するユニリタの取り組みのご紹介

こんにちは、ユニリタ法務部の滝口です。

昨年末の投稿から少し時間が空きましたが、このわずか2カ月の間にまた世の中の環境も変わってしまったようです。一旦は、ワクチン効果でコロナ陽性者が激減し、このままコロナも終息か？と思いきや、今年（2022年）に入った途端にオミクロン株が猛威を振るい感染者が急増し、再び、多くの地域で「まん延防止等重点措置」が宣言され、外出自粛が要請される事態となっています。しかしながら、この原稿を書いている2022年2月後半では、東京都の新規感染者が前週を下回り始め、ピークを越えた感もあります。本当にコロナ環境は目まぐるしく変わります。今度こそピークアウトして終息に向かってほしいものです。

さて、前回までは、コロナ禍におけるリモートワークの環境整備に関するハード面の話が中心だったため、今回は、リモートワークの運用に関するソフト面の問題への対処についてお話ししたいと思います。

リモートワークがメインになって混乱が！

リモートワークがユニリタの働き方のメインストリームとなると、リアル出社との逆転現象が生じてしまい、運用ルールを決めないと混乱する事態が頻発するようになりました。そこで、2020年5月に「リモートワークガイドライン」をリリースしました。その中から、必要性が高かったお作法（運用ルール）をいくつか紹介します。

① 出社する日には、各自のカレンダーに「出社」の旨を明記すること

②リモートワークでは業務遂行に支障がある場合、出社して業務を行うこと

　［出社が必要な場合の例］

　・取引先の事情により、紙の書面を取り扱う必要がある場合

　・自分宛ての書留郵便・宅配便を受け取る必要がある場合

　・紙の契約書に捺印しなければならない場合

　・請求書、領収書などの紙の原本を提出する場合

　・リモートで接続しているデスクトップPCの電源を入れ直す場合

カレンダーへの記載（上記①）は当初はリモートワークする日を記載する運用だったのですが、リアル出社と主従逆転したため、運用を変更したものです。ちなみに、ユニリタではカレンダーにある「出社」の記載をツールが自動的に拾って日々の出社率を社内ポータルに掲示しています。サクッとこうした機能を実装してくれる社内の技術者たちには、本当に感謝です（こういう時にさすがIT会社と感じます）。

出社（上記②）については、リモートワークを理由に管理部門や情報システム部門の方たちに出社して対応するように依頼するケースが目立ち始めました。特に「リモートデスクトップPCの電源を入れ直したいので、情報システム部門の方が出社して電源をポチッとしてくれ」というのはちょっとひどすぎます……。「他の人を出社させてまで自分のリモートワークに固執するのは、リモートワークの本来の趣旨と違うのではないか」ということで出社が必要な場合を例示するようにしました。

リモートワーク会議でもお作法が大事です

また、リモート会議が増えるにつれて、会議でのお作法（ルール・マナー）も問題視されるようになりました。そこで、2020年7月に「社内リモート会議ガイドライン」「取引先とのリモート会議ガイドライン」をリリースしました。

主なものを抜粋してみます。

①	大人数の会議では、発言時に、社名・名前を名乗る（例：「ユニリタの滝口です」）
②	相づちは、声を出さずに、画面上で大きく頷く（声を出すと音声が中断されるため）
③	話の終わりには「以上です」と言って発言の区切りをわかりやすくする
④	自分が発言する時以外は、マイクをミュートにする
⑤	リモート会議でも、身だしなみは整え、背景に映り込む部屋は、整理整頓し、清潔感があるようにする（バーチャル背景も使用可）
⑥	Webカメラのオン・オフは会議の目的に応じて適宜行う。ただし、取引先との会議では基本的にWebカメラはオンにする
⑦	Webカメラの映像が適切かどうか事前に確認する（明るさ、角度、距離など）
⑧	リモート会議だからといって時間の隙間なく会議スケジュールを詰め込まない

当時決めたお作法を振り返ってみると…

この運用は決めた当時はリモート会議にも慣れておらず、所々、想像や理想で語っていた感じがあります。それから1年半以上経過して、すっかりリモート会議が日常生活の一部となっている今の目線で見てみると面白い所もあるので、少し振り返って考察してみたいと思います。

当初、リモート会議では誰が話しているのかわからず、議論が混乱するのではないか？という懸念がありました。そこで、名乗る・相づちする・話し終わりを明確にする（①②③）、というルールを入れたのです。しかし、実際にリモート会議に慣れてくるとそうした作法がなくても、議論に支障がないようで、今や実践している人の方が少数派のようです（個人的には今でもあった方が丁寧ですしベターだとは思います）。

マイクミュート（④）はすっかり定着しました。しかし、いまだにうっかりマイクミュートのまま話していて「ミュート解除して～」とツッコミを受けるという光景は日常茶飯事で見かけます（自分も含めて…）。

身だしなみ（⑤）は顔出し会議の時は今でも必須ですが、部屋の整理整頓に関してはほとんどの方がバーチャル背景を使うようになったので、ある意味、問題は解消されたように思います（リアル部屋の背景から、プライベートな趣味嗜好が知れて、ほっこりしたり、雑談が盛り上がったりすることもあるので、たまにはリアル背景も良いですよね）。

Webカメラのオンオフ（⑥）に関しては、個人的には、相手の表情や様子で伝わることもあるので、基本的には顔出しした方が良いと思っていたため、「強制すべきことじゃない。個人の判断に任せるべき」という社内意見が多くて意外でした。会議の人数・雰囲気・内容によっても違いますし、ケースバイケースで顔出しの有無は個人の判断に任せても良いのだろうなと思います。

Webカメラの写り具合（⑦）は、結構、重要なポイントだと思っているのですが、気にして実践している方は今でも少ない気がします（中には逆光で顔がほとんど見えない方も…）。

会議の詰め込み（⑧）は、今でもギュウギュウになったかわいそうなカレンダーをよく見かけます。リモート会議は意外と疲れますので、誰かを会議に招集する際には、できるだけ前後30分程度の間を空けて招集するように心掛けてはいるのですが、役員や部長クラスの方々は忙しいので、会議に招集しようと思うと、結果的に会議がギュウギュウになってしまうことも……（悪気はないのです、ごめんなさい）。

さてさて、運用面の話は、振り返ってみると当時の検討過程も思い出しながら、いろいろと書きたくなってしまうのですが、切りが無くなりそうなのでこの辺にしておきたいと思います。また、今回掲載予定だったコロナ禍で生じた社会問題への対処については、紙面が尽きてしまったので、次回お伝えしたいと思います（楽しみにしていた方、すみません！）。次回（最終回）は、それに加えて、働き方に関して新たに導入した制度をいくつか紹介したいと思います。