文書管理機能

帳票DASH!は、帳票以外の文書も格納することができます。企業内を取り巻くあらゆる文書を格納し、部門内に共有し、閲覧することを可能にします。
格納された文書はすべてリビジョン管理され、過去に登録された文書も確認することができます。
ファイルサーバなどでの文書管理は、最新版の管理や運用ルールなどの管理、担当者のローカルPCでの管理などの属人化が発生するケースが多くありました。帳票DASH! 文書管理は、これら文書管理の運用に関わる課題の解決を支援する機能です。

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  アクセス権限管理

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  リビジョン管理

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  文書登録 ポリシー管理

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  文書保管場所の URL通知

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  操作履歴の表示

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  ワークフロー機能

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  ブックマーク

帳票DASH!では企業内にあるあらゆる帳票を格納し、スプールさせ、印刷することが可能です。プリンタもメーカーに依存することなく出力できるため、プリンタメーカー専用の帳票作成ツールを使用することなく帳票を印刷できます。
帳票印刷には、WindowsやUNIX、LinuxなどのOSが装備するスプール機能だけでは機能が不足しがちです。帳票DASH!は運用な必要な機能を網羅しています。
さらに、さまざまなシステムやアプリケーションと連携でき、煩雑な帳票システムの運用を一元的に管理することが可能になります。

文書管理の課題の1つに最新版の管理があります。文書を複数の人数で作成、修正している場合には、文書自体がデグレードしてしまい、余分に工数がかかってしまう可能性があります。
帳票DASH!の文書管理機能では、ファイルが更新されると旧版は履歴として管理され、最新版のみ表示されます。旧版はファイルを参照できるだけでなく、改版者・改版日時・改版理由も表示されるので、誰がどんな理由で改版したのかがすぐに分かります。

登録するフォルダに対して登録ポリシーを設定することにより、フォルダ構成の整理を推進できます。
ファイル名に含むべき文字をフォルダ単位に指定し、該当しないファイル格納を禁止します。フォルダ直下に登録できる文書種別を指定します。

帳票DASH!に登録された文書はE-Mailに添付して送信するのではなく、帳票DASH!上のURLを通知します。URL通知することにより、大容量のファイルをメール添付してネットワークに負荷をかけずに相手にファイルを共有することができます。
E-Mailの場合には、ファイルサイズの制限やスパムメール扱いになることがありますが、帳票DASH!からの通知ではファイルサイズ制限などの制約を受けることはありません。

どのユーザがどういった処理や操作を行ったのか、監査証跡を一覧で表示することが可能です。一覧で出力した内容はCSVファイルとして出力できます。

画面での監査証跡ログ一覧

CSVファイル出力後の監査証跡ログ

通常の文書管理では、ワークフローなどで承認されたドキュメントをファイルサーバなどに配置し直す必要があり、非効率な運用となります。
帳票DASH!ではワークフローで承認されたドキュメントがそのまま公式文書として管理されるので、承認済みの文書をアップロードし忘れなどがなくなり、より効率的な文書管理運用を可能とします。
また、複数の承認フローを定義することができ、文書データの承認依頼、承認、差し戻しなどワークフロー製品と同等の機能を実現できます。さらに、承認者による承認後の指定日に文書を公開することができます。

承認者設定画面

承認状況一覧画面

頻繁に使用する文書やフォルダはブックマークとして登録することで、素早くアクセスできます。
帳票DASH!にログインした直後は、ブックマークに登録されたショートカット一覧が表示されます。