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導入事例

最大93%の工数削減を実現!BPRとデータ活用の切り札として「Waha! Transformer」が活躍|CTCシステムマネジメント株式会社 様

最大93%の工数削減を実現!BPRとデータ活用の切り札として「Waha! Transformer」が活躍|CTCシステムマネジメント株式会社 様

さまざまな業界のお客様向けにITシステム運用サービスを提供しているCTCシステムマネジメント株式会社では、DXを強力に進めながら各部門の業務を集約し、業務の効率化や標準化を進めています。RPAとETLを組み合わせて社内の業務改善やデータ活用を図りながら、そのノウハウを外販向けに提供する活動も行っています。データ活用の前処理や業務自動化に向けたデータ連携の基盤として活用しているのが、ユニリタが提供する「Waha! Transformer」です。

導入製品・サービス

Waha! Transformer

課題

  • 部門ごとに異なる運用業務の属人化
  • 短期間、且つ人手による業務の高負荷
  • 手作業によるメール送付漏れや作業ミス

解決策

  • (属人化)部門ごとの運用業務を標準化
  • (高負荷)個々の作業を繋げ、一連の作業として自動化
  • (作業ミス)自動化処理に条件分岐とメールテンプレートを活用

導入メリット

組織改編によってBPRを推進しながら業務の標準化を進めるなかで、自動化の適用部分に「Waha! Transformer」を選択。
転記ミスを撲滅し、最大で93%の作業時間短縮に貢献。さまざまな業務改善に効果を発揮しています。また、既存業務の改善にとどまらず、データ活用の場面でも「Waha! Transformer」が役に立っています。

部門ごとに属人化した運用を解消すべく、組織改編に併せてBPRに向けた活動を推進

経営管理室
業務サポート部
部長 石黒 信寿氏

2014年に伊藤忠テクノソリューションズグループ(略称CTCグループ)の2社が合併して誕生し、ITシステムやインフラ、アプリケーションなど幅広い運用管理サービスを提供しているCTC システムマネジメント株式会社。情報通信サービスや衛星通信・放送、金融システムなどさまざまな業界のITシステム運用サービスを手掛けており、高度な専門知識と30年以上の実績に裏付けられたノウハウを武器に、CTCグループの幅広い提案力と合わせ、先進的なシステム運用への変革を支援しています。

同社では、営業・マーケット推進本部をはじめ6つの本部ごとに案件の成約処理や請求処理などアシスタント業務を行う担当者がそれぞれ配置され、ある意味で本部ごとに属人化された形で業務が運用されていました。さらに手作業による非効率な運用も散見されるなか、全社的なBPR推進の機運が高まり、新たにアシスタント機能を集約した業務サポート部が2021年に設置されました。「これまで各本部に在籍していたアシスタントをひとつ の部署に集約し、それぞれ異なっていた方法の 標準化を図り、効率的な業務フローに変革していくBPR活動を中心に、全社的なDXに取り組んでい ます」と語るのは経営管理室 業務サポート部 部長 石黒 信寿氏です。

そんな業務サポート部の活動において、業務の標準化および効率化に貢献するために最初に取り組んだのが、請求書の送付業務の自動化でした。

直感的な操作性かつファイル監視をトリガ に処理できる「Waha! Transformer」に注目

サービスソリューション本部
本部長代行
兼 サービス戦略部
部長 伊藤 千博氏

自動化に役立つツールとして選択されたのが、すでに導入していたETLツールの「Waha! Transformer」でした。もともと「Waha! Transformer」は、2018年に行われた基幹システム刷新において、損益計算書をはじめとした各種管理帳票を改修する際に導入されました。 当時は、月次報告のために必要な管理帳票をExcelのマクロやVBAを駆使して手作業で作成しており、シートだけでも650に及ぶなど非常に負荷の高い業務でした。ここで選択したアプローチが、RPAとETLツールを組み合わせることで帳票の自動化を実現する手法だったのです。実は「Waha! Transformer」は、社内での活用だけでなく、顧客向けのソリューションとしても活用されています。「以前から弊社では顧客向けのソリューションとして、RPAプラスαのツールを組み合わせて効果的な自動化を進め、業務効率化を実現するコンセプト 『Robochestration』 を展開しており、そのソリューションの1つとして『Waha! Transformer』が生かされています」とサービスソリューション本部 本部長代行 兼 サービス戦略部 部長 伊藤 千博氏は説明します。

経営企画室
社内システム企画部
部長代行 前山 和紀氏

今回、業務サポート部の業務改善策に「Waha! Transformer」を採用した決め手となったのは、直感的な操作で容易に処理を作成できる優れたインターフェースと、ファイル監視をトリガ に処理が実行できる点でした。基幹システムとして利用しているSAPとの連携実績も豊富にあることから、将来的な活用の幅が広がる点も高く評価されました。「当初は基幹システム連携だけで利用していましたが、データ加工が非常に迅速なだけでなく、ファイル監視トリガ で処理が動かせることがユーザー側からとても好評だったことから、アシスタント業務にも使いやすいツールだと気づいたのです」と経営企画室 社内システム企画部 部長代行 前山 和紀氏は語ります。

経営企画室
経営企画部 兼
社内システム企画部
清水 宏純氏

実際に、請求書メールの自動生成を「Waha! Transformer」にて実装することから始めたことで、多くの業務に「Waha! Transformer」が役立つことが認知され、現場からとても好評で した 。請求書メールの自動生成をきっかけに、アシスタントからも業務効率化につながるさまざまなアイデアが寄せられるようになっていったのです」と経営企画室 経営企画部 兼 社内システム企画部 清水 宏純氏は説明します。

結果として、これまで一部の業務で利用してきた「Waha! Transformer」が、社内のBPRに貢献するDX推進の強力なツールとして広く全社的に活用されていくことになったのです。

業務改善に向けた自動化ツールとしてだけでなく、データ活用の場面でも重宝

業務サポート部
大前 瑞紀氏

業務効率化の具体的な一例として挙げられるのが、受入派遣契約メンバーの期日支払い処理プロセスの自動化です。「派遣先管理システムとして広く利用されているe-staffingにて登録した情報と、契約情報や工数などを管理しているExcelの標準台帳や会計伝票にアップロードするためのExcelマクロを『Waha! Transformer』にて結合しています。請求書日付や金額などの転記作業が必要だった作業が不要になり、アップロード用Excelが自動的に生成できるようになっています」と業務サポート部 大前 瑞紀氏は説明します。支払期日が限られているなかでの転記作業が不要になるなど 安心感が醸成されているだけでなく、1カ月でおよそ30時間前後が効率化され、転記ミスの軽減につながるなど大きな効果になっています。

また、仕向派遣契約の更新をする場合、就業前に本人に就業条件明示書を送付し、確認後返信してもらう処理が必須ですが、テンプレートを活用してメールを自動送付し、派遣社員からの返信、管理するまでの一連の作業を「Waha! Transformer」で自動化しています。「『Waha! Transformer』を使って自動化したことで、書類の受渡し 履歴が残せるようになり、業務効率化にも大きく貢献しています」と清水氏。作業時間の大幅短縮が可能になり、なんと93% の作業時間短縮 を誇っています。

データ活用の実例を挙げると、月次の成約情報や売上情報などSAP内の情報をRPAがダウンロードし、「Waha! Transformer」で扱いやすい形に加工、目的に応じてBIツールやWeb DBの「プリザンター」 、Excelなどに展開し、データ分析や可視化などを行っています。「操作性の良さから多くの情報はExcelに展開していますが、経営状況などの可視化やシミュレーションなどはMicrosoft Power BIが、日々更新するような情報はプリザンターなどが向いています。基幹システムからCSVで出力したデータを、人が見やすい形に加工してくれる役目を『Waha! Transformer』が果たしてくれています」と前山氏。

経営企画室
社内システム企画部
主任 中川 優氏

また人事データなどを実績数字と掛け合わせることで人に紐づいた検索の仕組みを構築しており、スキルの可視化や社内での育成計画の策定、ジョブローテーションの最適化にも活用しています。「基幹システムが持つデータと人事が持っているデータは、そもそも管轄も部門も異なっていますが、各所に点在するデータを集約する際に『Waha! Transformer』がとても役立っています。集約したデータをBIツールなどに連携してアウトプットすることで、社内データ活用の幅が広がっています」と経営企画室 社内システム企画部 主任 中川 優氏。これまでできなかったことが「Waha! Transformer」によって実現できていることが何よりの効果だと説明します。

「Waha! Transformer」については、ツールそのものの扱いやすさを実感していると評価します。「ETLはハードルが高い印象を持っていましたが、あまりETLを知らないメンバーでも簡単にシナリオ作成できるなど、効果が出しやすい。経営数値の可視化でも、入社2年目のメンバーがシナリオを作り上げることに成功するなど、使いやすさを実感しています。処理も高速で、大量データも一瞬で処理できるため、気持ち良さすら感じます」と前山氏。

ユニリタのサポートについては、課題が発生してWeb経由でサポートに連絡すると、電話にて個別に解決へのアプローチを示してくれるなど、手厚い支援について評価していると前山氏。「何かあってもすぐに回答がいただけるなど、安心感を持って使うことができています。しかも単に解決策を示すだけでなく、シナリオを作成して提示してくれるなど、かなり踏み込んだ形で支援いただけており感謝しています」。中川氏も「とても的確かつ迅速にサポートいただけて、とても感謝しています。簡単に作っていけるだけでなく、あと一歩踏み込んで作り込みたい場合でもしっかり対応できるツールで、作り始めると止まらなくなるくらい楽しいのが正直な気持ちです。正直ローコードツールで挫折したものもありましたが、『Waha! Transformer』は相性がいいのか、とにかく作っていて楽しい」と高く評価します。

手作業での処理が多かった業務サポート部にとっても、すぐに成果が出せる「Waha! Transformer」はとても重宝する存在だと言います。「部内で業務効率化の要望が出てきても、どう実現するか困っていたところ、社内システム企画部が相談に乗ってくれました。『Waha! Transformer』が有効なツールであることを知り、活用を進めることで、さまざまな業務の自動化により、効率化につながっていき、アシスタント側としてもとても助かっています」と大前氏も高く評価しています。

さらなる業務効率を図りながら、「Waha! Transformer」活用の幅を広げていきたい

今後については、業務サポート部内でさらに効率化していきたい業務を社内システム企画部に相談しながら、さらなるDX推進に取り組んでいきたいと意欲的に語ります。「今は派遣元管理台帳の整備に取り組んでおり、ある特定の本部を対象に契約情報から『Waha! Transformer』で転記を自動化することで手作業が不要な仕組みを作っています。これを全社展開していくことに取り組んでいきたい」と石黒氏は成果の実現に向け期待を寄せています。さらに、全社的なバックオフィス業務の標準化や自動化を進めてき、各現場のマネージャが実施している事務作業まで広げていくことが大きな目標となっています。

また、現在経営データなどを「Waha! Transformer」を使ってExcelなどに展開していますが、Web DBのプリザンターなどにデータ移行し、そのなかで情報が完結できるような仕組みづくりを模索しています。「やはりExcelだと複数人で編集しづらく、データ加工も属人化しやすい部分もあります。Web DBをもっと活用していけるよう、『Waha! Transformer』をうまく使っていきたい」と前山氏。また、今は「Waha! Transformer」を使って生データを見やすく集計するようなアプローチに注力していますが、未来予測も含めた分析も手がけていきたいと言います。「生データに対して他のパラメータも絡めながら未来の予測数値などの分析に役立てていき、集計したデータから読み取れる傾向も含めて、その精度を高めていけるようなことに取り組んでいきたい。」と中川氏。

そして、現在展開する「Robochestration」においても、「Waha! Transformer」はじめ、ユニリタのさまざまなソリューションが生かされています。「特にジョブ管理ツールの『A-AUTO』との連携をはじめ、最近ではヘルプデスクを中心にサービスマネジメントプラットフォームとして活用できる『LMIS』と連携させるなど、ユニリタが提供するさまざまなソリューションを『Robochestration』へ活用しています。クラウド環境で『Waha! Transformer』を活用するiPaaSとして利用すれば、各種クラウドサービスとの親和性もこれまで以上に高まるはず。『Waha! Transformer』単独としてよりも、RPAやそれ以外のソリューションともうまく組み合わせて、お客さまの課題に応えていきたい」と今後について伊藤氏に語っていただきました。

CTC システムマネジメント株式会社

  • 従業員数:1,811⼈(2023年4⽉1⽇)
  • 設立:2008年7⽉1⽇(創立1984年10⽉)
  • 事業内容:IT システムの運用管理サービス、インフラ運用管理サービス、業務・アプリケーション運用管理サービス、ソフトウェア開発サービス、衛星通信・放送運用サービスの提供
  • ホームページ :  https://www.ctcs.co.jp/

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